SOBRE LA EMPRESA
Grupo Apolo 18 es un holding con más de 10 años de experiencia en el desarrollo, construcción y administración de bienes raíces, con especialización en naves y parques industriales. Nuestras oficinas corporativas se encuentran en Polanco, CDMX.
Buscamos una Asistente Personal de Dirección General que sea la mano derecha administrativa y operativa del CEO, con un perfil que combine organización, atención al detalle, manejo de números, conocimiento legal básico y visión financiera para apoyar la gestión de tesorería y control de gastos.
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
1. Gestión de agenda y comunicación
- Gestionar la agenda ejecutiva del CEO, priorizar actividades estratégicas, coordinar reuniones y viajes.
- Filtrar llamadas y correos, actuando como primer filtro de comunicación con areas de construcción.
- Conocimiento de reportes mensuales de carácter administrativo y financiero.
2. Archivo y organización documental
- Organizar el archivo físico y digital del día a día, manteniendo un sistema de archivo corporativo eficiente.
- Resguardar documentación confidencial y garantizar su disponibilidad oportuna.
3. Seguimiento legal-administrativo
- Revisar preliminarmente contratos y conocimiento de redacción general (fechas, obligaciones, estructura).
- Coordinar con abogados internos, externos, notarios y gestores para dar seguimiento a trámites legales.
4. Apoyo en tesorería y control financiero
- Auxiliar en la gestión de tesorería: apoyar en el control de flujos de efectivo, conciliaciones bancarias y seguimiento de pagos y cobranza.
- Elaboración de reportes financieros: preparar reportes ejecutivos de gastos, estados de cuenta resumidos y seguimiento presupuestal.
- Manejo de conceptos contables básicos: control de gastos de la dirección, elaboración de informes de gastos y gestión de caja chica.
- Seguimiento a proveedores: coordinar pagos y mantener actualizada la base de datos de proveedores y honorarios.
- Coordinación, supervisión y reporte de estimaciones de obra.
5. Coordinación interdisciplinaria
- Actuar como enlace entre el CEO y las áreas de Legal, Finanzas y Operaciones.
- Facilitar la comunicación interna y el seguimiento de proyectos estratégicos.
6. Atención a clientes y socios
- Atender a visitantes de alto perfil y gestionar relaciones institucionales con excelente servicio al cliente.
7. Preparación de reportes y documentos
- Elaborar reportes ejecutivos, presentaciones para el CEO, informes de gastos, memorandos y minutas.
- Dar seguimiento a acuerdos y compromisos derivados de reuniones.
8. Implementación de herramientas tecnológicas
- Utilizar herramientas de IA (ej. ChatGPT, Gemini, etc) para optimizar procesos de archivo, redacción, gestión documental y análisis de datos.
- Manejo de Excel avanzado (tablas dinámicas, funciones básicas) y conocimiento de Power BI o CRM (deseable).
REQUISITOS INDISPENSABLES
- Licenciatura en Administración, Contaduría, Derecho, Marketing, Arquitectura o afín.
- Experiencia: 3 a 6 años como asistente ejecutiva, asistente legal, paralegal o en roles de coordinación administrativa y/o financiera.
- Experiencia en Industria: Deseable en sector inmobiliario, construcción o desarrollo de proyectos.
- Conocimientos financieros: Manejo de conceptos de tesorería (flujo de efectivo, conciliaciones bancarias, control de pagos y cobranza).
- Conocimientos legales: Básicos en contratos, obligaciones y estructura jurídica.
- Herramientas: Excel avanzado (tablas dinámicas, funciones), PowerPoint, Word.
- Conocimiento de herramientas de IA aplicadas a procesos administrativos (deseable).
- Manejo de CRM (deseable).
- Idiomas. Inglés intermedio (deseable para comunicación con socios internacionales).
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
- Organización y atención al detalle: Capacidad para manejar múltiples frentes sin perder precisión.
- Manejo de números: Excelente manejo de Excel y control financiero.
- Excelente comunicación y presentación ejecutiva: Redacción clara y profesional.
- Confidencialidad: Manejo discreto de información sensible.
- Proactividad y resolutividad: Capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas.
- Trabajo en equipo y adaptabilidad: Colaboración con áreas internas y externas.
- Apariencia Ejecutiva.
OFRECEMOS
- Sueldo competitivo de acuerdo con la experiencia. ($20,000.00 - $25,000.00).
- Ambiente de trabajo profesional en oficinas corporativas en Polanco.
Sueldo: $20,000.00 - $25,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
