Objetivo del puesto
Brindar atención profesional, cordial y eficiente a clientes, proveedores, visitantes y personal de la empresa, asegurando una excelente primera impresión y facilitando la correcta comunicación y coordinación entre las diferentes áreas.
Se busca una persona proactiva, organizada, confiable, discreta y con excelente presentación, capaz de desenvolverse con seguridad y profesionalismo frente a clientes, directivos, proveedores y autoridades.
El puesto requiere excelentes habilidades de comunicación, capacidad de organización, atención al detalle y disposición para apoyar en actividades administrativas cuando la operación lo requiera.
Principales responsabilidades
- Recibir y atender a clientes, proveedores, visitantes y personal externo.
- Canalizar adecuadamente a cada visitante con el área o persona correspondiente.
- Atención y administración de llamadas telefónicas.
- Recepción, registro y canalización de mensajes.
- Manejo y control de agenda de salas de juntas y espacios comunes.
- Coordinación de reuniones y apoyo en su preparación.
- Recepción, registro y distribución de mensajería, paquetería y correspondencia.
- Seguimiento de servicios de mensajería y entregas.
- Control de acceso de visitantes y registro de entradas y salidas cuando corresponda.
- Apoyo en la coordinación de citas y reuniones.
- Elaboración y actualización de directorios, bases de datos y controles administrativos.
- Apoyo en captura, archivo, digitalización y organización de documentos.
- Integración y mantenimiento de expedientes administrativos.
- Apoyo en elaboración de reportes sencillos y controles internos.
- Coordinación con proveedores de servicios generales.
- Seguimiento de solicitudes administrativas internas.
- Supervisión básica del orden y adecuada presentación del área de recepción y salas de juntas.
- Apoyo en reservaciones, logística, transportación o actividades administrativas cuando sea requerido.
- Manejo confidencial de información relacionada con clientes, directivos, proveedores y operaciones de la empresa.
- Apoyo general a Dirección, Administración y demás áreas cuando las necesidades de la operación lo requieran.
Perfil requerido
Escolaridad:
Preparatoria terminada, carrera técnica, licenciatura trunca o concluida en Administración, Relaciones Públicas, Comunicación, Turismo o carrera afín.
Experiencia:
Preferentemente de 1 a 3 años en recepción, atención a clientes, asistencia administrativa, hotelería, oficinas corporativas o puestos similares.
Conocimientos y herramientas
- Microsoft Office.
- Outlook y manejo de correo electrónico.
- Word y Excel.
- Manejo de calendarios y agendas.
- Conmutador telefónico.
- Sistemas de videoconferencia y herramientas digitales.
- Manejo de impresoras, escáneres y equipo de oficina.
- Archivo físico y digital.
Se valorará conocimiento de inglés, especialmente para atención telefónica y recepción de visitantes.
Competencias indispensables
- Excelente comunicación: capacidad para expresarse con claridad, cortesía, seguridad y profesionalismo.
- Proactividad: iniciativa para anticiparse a necesidades y resolver situaciones sin esperar instrucciones constantes.
- Excelente presentación: imagen profesional, pulcra y adecuada al entorno corporativo.
- Confiabilidad: responsabilidad absoluta en el manejo de información, documentos y situaciones sensibles.
- Organización: capacidad para coordinar simultáneamente llamadas, visitas, reuniones, mensajes y actividades administrativas.
- Atención al detalle: cuidado en nombres, horarios, documentos, mensajes y seguimiento de instrucciones.
- Actitud de servicio: disposición permanente para apoyar y facilitar la operación.
- Sentido de urgencia: capacidad para identificar prioridades y actuar con rapidez cuando la situación lo requiera.
- Seguimiento: compromiso para asegurar que mensajes, solicitudes y pendientes lleguen correctamente hasta su conclusión.
- Discreción: manejo reservado de información corporativa, personal y confidencial.
- Adaptabilidad: capacidad para atender diferentes actividades de acuerdo con las necesidades de la empresa.
- Resolución de problemas: habilidad para reaccionar con criterio ante situaciones imprevistas.
Características personales
- Excelente presentación profesional.
- Imagen ejecutiva y cuidada.
- Comunicación clara y agradable.
- Excelente actitud.
- Amabilidad y cortesía.
- Seguridad personal.
- Trato respetuoso y profesional.
- Puntualidad.
- Orden y limpieza.
- Responsabilidad.
- Discreción.
- Buena memoria y capacidad de seguimiento.
- Facilidad para relacionarse con diferentes perfiles de personas.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Iniciativa y dinamismo.
- Inteligencia práctica para resolver situaciones cotidianas.
Disponibilidad
Se requiere disponibilidad de horario, especialmente cuando existan reuniones, visitas importantes, eventos corporativos, requerimientos de Dirección o actividades extraordinarias derivadas de la operación.
Asimismo, deberá mostrar flexibilidad para apoyar en funciones administrativas adicionales cuando sea necesario.
Perfil ideal
Buscamos una persona que comprenda que recepción representa la imagen y puerta de entrada de la empresa.
Debe ser capaz de recibir a cualquier persona, desde un proveedor hasta un directivo o autoridad, manteniendo siempre una actitud profesional, segura y cordial.
Esperamos una persona que no se limite a contestar llamadas o recibir visitas, sino que tenga iniciativa para organizar, anticiparse, resolver, comunicar y dar seguimiento.
El perfil ideal deberá convertirse en una persona de absoluta confianza para la organización, capaz de mantener control de la recepción, brindar apoyo administrativo y representar adecuadamente la imagen profesional de la empresa.
Sueldo: $15,876.00 - $17,679.28 al mes
Beneficios:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
