Host Recepcionista
Objetivo del puesto: Recibir, atender y canalizar a todos los visitantes, artistas, proveedores y colaboradores que ingresen al edificio de Alzada, mediante una atención de alta calidad, calidez y una comunicación efectiva con las áreas internas, manteniendo el control del flujo de accesos para asegurar una experiencia armónica, profesional y alineada a la cultura de la empresa, coadyuvando así al posicionamiento y éxito del ecosistema de Alzada.
Jefe directo:
- Encargado de Administración
Personal a su cargo:
Relación con otras áreas:
- Con el Encargado de Administración: Para la coordinación de todas las actividades diarias, reportes de incidencias de acceso y control de insumos de recepción.
- Con la Encargada de Cuentas: Para la canalización de proveedores, músicos, artistas y otros para pagos
- Con el Encargado de Mantenimiento: Para el reporte de anomalías en las áreas comunes de acceso y recepción, y asegurar que el espacio siempre esté impecable.
- Con el Encargado de Seguridad: Para la validación de listas de acceso, ingreso de personas no registradas, control de bitácoras de entrada/salida y activación de protocolos de seguridad en el edificio.
- Con todas las áreas productivas y artistas: Para notificar la llegada de visitas, juntas programadas, y entrega de materiales o alimentos.
Horario: Lunes a viernes de 12:00 a 20:00 horas, sábados concedidos a menos que se requiera su presencia. Domingo, descanso.
Responsabilidades del puesto
- Garantizar la excelente primera impresión del edificio de Alzada, manteniendo una actitud hospitalaria, empática y profesional con todo el talento humano e invitados.
- Controlar el acceso y permanencia de personas externas en las instalaciones, en estricta coordinación con el área de seguridad, para proteger la privacidad de los artistas y la confidencialidad de los proyectos.
- Canalizar de manera ágil y veraz las comunicaciones, llamadas y visitas hacia los líderes o colaboradores correspondientes, evitando retrasos en la operación diaria.
- Supervisar que el área de lobby y recepción se mantenga visualmente impecable y funcional, gestionando con mantenimiento cualquier requerimiento necesario previo al inicio de la jornada.
- Realizar todas las propuestas de mejora y participar en el diseño de estas cuando le sea requerido, para volverse parte del espíritu de mejora continua de Alzada.
- Participar activamente en los procesos de comunicación en los cuales sea requerido para favorecer el mejor flujo de comunicación de Alzada y el trabajo en equipo.
- Seguir los reglamentos, códigos, políticas y otros elementos que sean diseñados por la organización para su adecuado funcionamiento.
- Apoyar a la organización con actividades que le sean requeridas para el óptimo funcionamiento de esta de acuerdo a las necesidades que surjan en el momento.
Catálogo de actividades
Actividades primarias
1. Atención, Recepción y Hospitalidad
- Recibir a los colaborador, los artistas de la disquera (internos y externos), managers, productores y visitantes con un trato cálido y profesional.
- Registrar a cada persona que visite a la organziación en la bitácora de visitas, hora de entrada y salirda, nombre o sobrenombre, área que visita, etc.
- Ofrecer amenidades (agua, café, etc.) a las visitas y guiarlas a las salas de juntas correspondientes o estudios asignados.
- Notificar de manera inmediata vía WhatsApp o de forma presencial a los colaboradores de Alzada sobre la llegada de sus citas o proveedores.
- Atender el conmutador y las líneas de comunicación de la recepción, tomando recados de forma clara y veraz para enviarlos al área correspondiente.
2. Control de Accesos y Logística
- Llevar el registro y control diario de entradas y salidas de personas ajenas a la organización en la bitácora digital.
- Validar de manera diaria con el Encargado de Seguridad la lista de acceso de colaboradores, músicos, filmmakers o proveedores agendados para el día.
- Apoyar al Auxiliar General y a los Guardias de Seguridad en la recepción preliminar de paquetería y correspondencia que llegue al edificio de Alzada, notificando inmediatamente al dueño del paquete.
- Monitorear visualmente el flujo del lobby para asegurar que las personas esperando sean atendidas en un tiempo óptimo.
3. Administración Básica del Área
- Apoyar al Encargado de Administración en el control y agenda de uso de las salas de juntas comunes del edificio.
- Reportar de forma oportuna al Encargado de Mantenimiento cualquier falla técnica o de limpieza en el lobby, los baños de visitas o las salas de juntas operativas de la recepción.
- Administrar y solicitar los insumos necesarios para la operación de la recepción (papelería, café, agua, formatos físicos).
Actividades secundarias
- Realizar otras actividades que las personas de su área no puedan realizar durante el periodo de tiempo que sea necesario y que le sean solicitadas.
- Participar activamente en las juntas y otros medios de comunicación en los que sea vinculado por Alzada y ser un agente de cambio de acuerdo a las necesidades de la organización.
- Suplir puestos indispensables en la organización (en áreas administrativas o de atención básica) que pueda desempeñar en caso de ser necesario por bajas no planeadas o faltas de personal.
- Apoyar en actividades operativas requeridas por la dirección general o el encargado de administración en Alzada que no estén descritas dentro de este documento.
Sueldo: $10,000.00 - $12,000.00 al mes
Beneficios:
- Opción a contrato indefinido
- Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo
Idioma:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
