Coordinador(a) Administrativo
Sostener el ciclo administrativo completo del dinero: que se compre a tiempo, que llegue el equipo a obra, que se facture correctamente y que se cobre.
El puesto no elabora cotizaciones ni participa en la definición técnica de los proyectos. Su valor está en que ningún proyecto se detenga por un tema administrativo y en que ninguna factura se quede sin cobrar por un documento mal presentado.
ResponsabilidadesFacturación
- Emisión de CFDI 4.0 y complementos de pago, con la clasificación correcta de producto y servicio
- Verificación de que cada factura corresponda al proyecto, marca y folio que le da origen
- Carga de facturas en los portales de proveedores de clientes corporativos y seguimiento hasta su aceptación
- Gestión de rechazos: identificar la causa, corregir y volver a presentar
- Resguardo de XML y PDF con su documentación soporte
Cobranza
- Seguimiento de la cartera por antigüedad de saldos
- Cumplimiento de los requisitos documentales de cada cliente: orden de compra, entrada de almacén, acta de entrega, evidencia fotográfica según corresponda
- Contacto con las áreas de cuentas por pagar de los clientes y escalamiento cuando un pago se atrasa
- Reporte semanal de cartera al Administrador Único
Compras y cuentas por pagar
- Elaboración y seguimiento de órdenes de compra a proveedores y distribuidores
- Confirmación de disponibilidad, tiempos de entrega y condiciones de crédito
- Programación de pagos a proveedores conforme al flujo autorizado
- Conciliación de estados de cuenta con proveedores
Logística
- Coordinación de embarques, fletes y entregas a obra
- Seguimiento de pedidos de importación y su documentación
- Verificación de que lo recibido corresponda a lo comprado, en cantidad y especificación
- Control de resguardo de equipo en almacén
Apoyo contable
- Conciliación bancaria de las cuentas de la empresa
- Integración y entrega de documentación al despacho contable
- Control de comprobantes de gastos y viáticos
Requisitos indispensables
- Carrera técnica o licenciatura trunca o concluida en contabilidad, administración o afín
- Experiencia mínima de 2 años en facturación electrónica y cobranza empresarial
- Dominio comprobable de CFDI 4.0, complementos de pago y portal del SAT
- Excel a nivel intermedio: filtros, tablas dinámicas, buscarv o similar
- Experiencia con clientes corporativos o de gobierno, no únicamente con público general
- Disponibilidad de tiempo completo presencial en Morelia
Deseables
- Experiencia en empresas de construcción, instalaciones eléctricas, energía o proveeduría industrial
- Manejo de portales de proveedores corporativos (Ariba, Coupa, SAP o equivalentes)
- Experiencia con órdenes de compra e importaciones
- Conocimiento de licitaciones y del proceso documental que exigen
Competencias
- Rigor documental. Un dato mal capturado en una factura significa un pago detenido treinta días.
- Persistencia sin fricción. La cobranza corporativa no se resuelve presionando, sino cumpliendo requisitos y dando seguimiento sistemático.
- Organización de expedientes. Cada peso cobrado depende de que exista el papel que lo respalda.
- Discreción. El puesto tiene acceso a costos, márgenes y condiciones comerciales.
Riesgo estructural: concentración de funciones
Este puesto reúne compras, pagos, facturación y cobranza en una sola persona. Esa combinación elimina la separación de funciones y es la configuración donde ocurren la mayoría de los desvíos en empresas pequeñas: quien elige al proveedor, autoriza la compra, programa el pago y concilia la cuenta puede mover dinero sin que nadie lo note.
No es desconfianza hacia el candidato. Es que el diseño del puesto no debe depender de la honestidad individual.
Controles mínimos, todos de bajo costo:
- La autorización de pago no es del puesto. El Coordinador prepara y programa; la liberación en banca electrónica la ejecuta el Administrador Único. Nunca las dos cosas en la misma persona.
- Alta de proveedores nuevos con autorización previa. El proveedor nuevo lo autoriza el Administrador Único, no se da de alta desde el puesto.
- Conciliación bancaria revisada por un tercero. El despacho contable revisa mensualmente contra estados de cuenta obtenidos directamente del banco, no del archivo que entrega el puesto.
- Cotización de tres proveedores para compras por encima de un monto que definas.
- Cambios de datos bancarios de proveedores confirmados por teléfono al contacto conocido, nunca por correo. Es el fraude más común del sector.
- Vacaciones obligatorias de una semana continua al año. Los desvíos suelen descubrirse cuando otra persona ocupa el puesto temporalmente.
Sueldo: $9,000.00 - $16,674.06 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
