ASISTENTE EJECUTIVA Y ADMINISTRATIVA DE DIRECCIÓN
Buscamos una persona organizada, proactiva y con excelente capacidad de seguimiento para brindar apoyo directo a Dirección en actividades administrativas, organización de agenda, comunicación y control de pendientes.
No buscamos necesariamente a alguien con muchos años de experiencia; buscamos a una persona ágil, responsable, adaptable y con iniciativa, que tenga bases administrativas y, sobre todo, capacidad para aprender, organizar y dar seguimiento.
Objetivo del puesto
Ser el apoyo directo de Dirección para facilitar la organización diaria, mantener el control de pendientes, documentos, reuniones, proveedores y compromisos, ayudando a que la información y las actividades tengan seguimiento hasta su conclusión.
La persona ideal deberá convertirse en un punto de apoyo para Dirección, anticipándose a necesidades, recordando compromisos y ayudando a mantener orden entre diferentes actividades y proyectos.
Principales responsabilidades
- Administración y organización de agenda.
- Programación, confirmación y seguimiento de reuniones, citas y compromisos.
- Llevar un control actualizado de pendientes de Dirección.
- Recordar fechas, compromisos, entregas y seguimientos importantes.
- Dar seguimiento con diferentes áreas para obtener información, documentos o respuestas pendientes.
- Comunicación y seguimiento con proveedores.
- Solicitud de cotizaciones, información, documentación y actualización de estatus.
- Apoyo en la elaboración y envío de correos, mensajes y comunicaciones.
- Organización de archivos físicos y digitales.
- Mantener expedientes, contratos, cotizaciones, documentos y carpetas correctamente organizados.
- Recopilar información para reuniones y temas administrativos.
- Elaborar minutas sencillas y dar seguimiento a los acuerdos establecidos.
- Apoyar en actividades administrativas generales.
- Control y actualización de bases de datos, documentos, formatos y reportes.
- Apoyo en organización de reuniones, eventos, reservaciones, traslados o actividades especiales cuando se requiera.
- Mantener comunicación constante con Dirección sobre avances, pendientes y temas que requieran atención.
- Detectar pendientes que no han tenido respuesta y realizar seguimiento sin necesidad de recibir instrucciones constantemente.
- Apoyar en diferentes proyectos administrativos conforme a las necesidades de Dirección.
¿Qué buscamos?
Una persona que sea:
- Extremadamente organizada.
- Responsable y puntual.
- Proactiva.
- Con facilidad para aprender.
- Con buena memoria y capacidad de seguimiento.
- Atenta a los detalles.
- Resolutiva.
- Con sentido de urgencia.
- Con excelente comunicación oral y escrita.
- Con facilidad para relacionarse con proveedores, colaboradores y diferentes áreas.
- Adaptable a cambios y diferentes tipos de actividades.
- Capaz de manejar varios pendientes al mismo tiempo sin perder el control.
- Con criterio para identificar qué es urgente, qué puede esperar y qué necesita seguimiento.
- Discreta y responsable en el manejo de información confidencial.
- Con buena actitud y disposición para apoyar.
Conocimientos deseables
- Bases de administración.
- Manejo de agenda y calendario.
- Microsoft Office / Google Workspace.
- Excel nivel básico a intermedio.
- Word y elaboración de documentos.
- Correo electrónico y organización de archivos digitales.
- Elaboración de reportes y controles administrativos básicos.
- Buena redacción y ortografía.
No es indispensable ser experta en todas estas herramientas. Valoramos especialmente la capacidad de aprender, adaptarse y resolver.
Experiencia
Deseable experiencia de 1 a 2 años en actividades administrativas, asistencia, coordinación, recepción administrativa o seguimiento de proyectos.
También podemos considerar perfiles con menor experiencia que demuestren excelente organización, iniciativa, actitud de servicio y capacidad de aprendizaje.
Perfil académico
Bachillerato, Licenciatura concluida, en curso o trunca en áreas como:
- Administración
- Gestión empresarial
- Relaciones comerciales
- Contabilidad
- Negocios
- Mercadotecnia
- Ingeniería en Gestión Empresarial
- O carrera afín
Competencias clave
Organización | Seguimiento | Comunicación | Adaptabilidad | Iniciativa | Discreción | Sentido de urgencia | Atención al detalle | Resolución de problemas | Trabajo bajo prioridades
Ofrecemos
- Sueldo base .
- Estabilidad laboral en una empresa en crecimiento.
- Prestaciones de ley.
- Excelente ambiente de trabajo y oportunidad de desarrollo profesional
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $10,000.00 - $14,000.00 al mes
Beneficios:
- Aumentos salariales
- Opción a contrato indefinido
Experiencia:
- AUXILIAR ADM: 1 año (Obligatorio)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
