GERENTE DE ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD Y CONTROL FINANCIERO
Objetivo del puesto
Liderar, coordinar y supervisar integralmente las áreas de administración, contabilidad, cuentas por pagar, facturación, conciliaciones bancarias y control financiero de las empresas, asegurando el registro, validación, clasificación y programación oportuna de todas las operaciones.
Establecer y asegurar el cumplimiento de políticas, procedimientos, controles internos y estrategias administrativas y financieras que garanticen la confiabilidad de la información, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables, la adecuada administración de los recursos y la correcta toma de decisiones por parte de Tesorería y Dirección General.
Garantizar la correcta recepción y validación de facturas bajo el esquema CFDI, mantener información financiera confiable y actualizada en los sistemas ERP Odoo y Neodata, coordinar al personal a su cargo y presentar resultados financieros mensuales a Tesorería y Dirección General.
Coordinar la planeación financiera y administrativa de las empresas, anticipando riesgos, necesidades de flujo de efectivo, desviaciones presupuestales y oportunidades de mejora que permitan fortalecer la rentabilidad, liquidez y estabilidad financiera de la organización.
FUNCIONES PRINCIPALES
Gestión estratégica del área administrativa y contable
- Diseñar y ejecutar, en coordinación con Dirección General, la estrategia administrativa, contable y financiera de las empresas.
- Establecer políticas, procedimientos y lineamientos para las áreas de contabilidad, cuentas por pagar, facturación, conciliaciones y control financiero.
- Proponer la estructura organizacional, las responsabilidades, los niveles de autorización y los controles del área.
- Alinear los objetivos administrativos y financieros con los objetivos generales de la organización.
- Participar en la planeación estratégica y financiera de las empresas.
- Asesorar a Dirección General y Tesorería en decisiones administrativas, contables, financieras y operativas.
- Evaluar la rentabilidad, liquidez, flujo de efectivo y situación financiera de cada empresa.
- Identificar riesgos financieros, contables, fiscales, administrativos y operativos.
- Diseñar y ejecutar planes preventivos y correctivos para atender las desviaciones o riesgos detectados.
- Coordinar la elaboración del presupuesto anual y sus actualizaciones.
- Supervisar el cumplimiento del presupuesto y analizar las variaciones contra los resultados reales.
- Proponer estrategias para optimizar costos, gastos, capital de trabajo y flujo de efectivo.
- Evaluar proyectos, inversiones, contratos y operaciones relevantes desde una perspectiva financiera y administrativa.
- Establecer calendarios de cierre contable, entrega de información y presentación de resultados.
- Supervisar la correcta operación administrativa y financiera de todas las empresas del grupo.
- Asegurar la homologación de procesos, catálogos, registros y controles entre las diferentes empresas.
- Promover la automatización, digitalización y mejora continua de los procesos administrativos y contables.
Liderazgo y manejo de personal
- Dirigir, coordinar, supervisar y dar seguimiento a las actividades del personal a su cargo.
- Distribuir responsabilidades y establecer prioridades dentro del departamento.
- Verificar el cumplimiento de fechas, procedimientos e indicadores.
- Capacitar y brindar retroalimentación al equipo.
- Supervisar la correcta entrega de resultados mensuales.
- Detectar áreas de mejora y proponer acciones para optimizar los procesos administrativos y financieros.
- Definir objetivos individuales y departamentales.
- Evaluar periódicamente el desempeño del equipo.
- Diseñar planes de capacitación, desarrollo y crecimiento para el personal.
- Garantizar que el área cuente con el personal, herramientas y recursos necesarios para cumplir sus objetivos.
- Autorizar y supervisar cargas de trabajo, prioridades y fechas compromiso.
- Promover una cultura de control, responsabilidad, orden, confidencialidad y cumplimiento.
- Resolver situaciones críticas o diferencias que no puedan ser atendidas por el personal operativo.
- Coordinar la comunicación entre el área administrativa, contabilidad, Tesorería, Dirección General y las áreas operativas.
- Establecer planes de respaldo y continuidad para evitar que los procesos dependan de una sola persona.
Cuentas por pagar
- Recibir y validar facturas de proveedores contra órdenes de compra, contratos y evidencia del servicio.
- Registrar y controlar las facturas por pagar en los sistemas ERP.
- Supervisar los vencimientos y elaborar la propuesta semanal de pagos para Tesorería.
- Preparar y revisar los pagos.
- Aplicar pagos y conciliar los egresos bancarios.
- Dar seguimiento a anticipos, saldos pendientes y pagos no identificados.
- Mantener actualizado y ordenado el expediente físico y digital de proveedores.
- Asegurar que las cuentas por pagar se encuentren correctamente registradas, clasificadas y respaldadas.
- Autorizar, conforme a las políticas establecidas, las propuestas de pago antes de su envío a Tesorería.
- Supervisar que los pagos cumplan con los niveles de autorización correspondientes.
- Establecer controles para prevenir pagos duplicados, improcedentes, sin soporte o fuera de las condiciones pactadas.
- Analizar la antigüedad de saldos de proveedores.
- Negociar o apoyar en la negociación de condiciones de pago cuando sea necesario.
- Supervisar la correcta aplicación de anticipos y notas de crédito.
- Revisar periódicamente los saldos de proveedores y cuentas por pagar.
- Establecer indicadores de cumplimiento, vencimiento y concentración de proveedores.
- Coordinar la depuración de saldos antiguos, diferencias y partidas pendientes.
- Asegurar que los expedientes de proveedores incluyan la información fiscal, contractual y bancaria requerida.
Facturación a clientes
- Emitir facturas CFDI por los servicios efectivamente prestados.
- Validar datos fiscales, contratos, tarifas y órdenes de servicio antes de facturar.
- Registrar la facturación en Odoo para Sanirey y en Neodata para las demás empresas.
- Gestionar refacturaciones y notas de crédito previamente autorizadas.
- Enviar facturas a los clientes y dar seguimiento a su recepción y estatus.
- Aplicar pagos recibidos y realizar conciliaciones bancarias de ingresos.
- Mantener actualizado el control y archivo digital de la facturación.
- Supervisar que la facturación se realice correctamente y dentro de los tiempos establecidos.
- Establecer políticas, fechas de corte y niveles de autorización para la emisión de facturas, refacturaciones y notas de crédito.
- Coordinarse con las áreas operativas y comerciales para garantizar que todos los servicios prestados sean facturados.
- Supervisar el cumplimiento de contratos, tarifas, órdenes de servicio y condiciones comerciales.
- Analizar la facturación pendiente, rechazada, cancelada o no cobrada.
- Identificar riesgos de pérdida de ingresos por documentación incompleta, errores o retrasos.
- Implementar controles que aseguren la integridad y trazabilidad de los ingresos facturados.
- Supervisar el comportamiento mensual de la facturación por empresa, cliente, servicio y unidad de negocio.
- Presentar a Dirección General reportes sobre facturación, refacturaciones, notas de crédito y servicios pendientes de facturar.
- Coordinar acciones para reducir errores, cancelaciones y refacturaciones.
Control contable y financiero
- Asegurar la correcta clasificación contable de los ingresos, costos y gastos.
- Registrar y supervisar ajustes contables, provisiones, reclasificaciones y prorrateos.
- Revisar que la información registrada en los sistemas coincida con los movimientos bancarios.
- Detectar y reportar errores que puedan afectar los estados financieros.
- Coordinar la integración de la información necesaria para los cierres mensuales.
- Apoyar en la preparación y presentación de los estados financieros mensuales.
- Analizar y presentar los principales resultados financieros a Tesorería y Dirección.
- Dirigir el proceso de cierre contable mensual y anual.
- Asegurar que los cierres se realicen dentro de las fechas establecidas.
- Supervisar la integración, depuración y conciliación de todas las cuentas contables.
- Validar provisiones, amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones y estimaciones.
- Supervisar el registro adecuado de activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y capital.
- Asegurar la correcta aplicación de políticas contables y criterios de registro.
- Establecer controles para garantizar la integridad, exactitud y trazabilidad de la información financiera.
- Supervisar las operaciones entre empresas relacionadas y sus correspondientes conciliaciones.
- Coordinar la integración de información para despachos contables, asesores, auditores y autoridades.
- Dar seguimiento a observaciones contables, fiscales, financieras y administrativas.
- Asegurar la conservación y disponibilidad de los soportes documentales de las operaciones.
- Revisar la razonabilidad de los saldos contables antes de la emisión de los estados financieros.
Estados financieros y entrega de resultados
- Preparar y presentar mensualmente el estado de resultados.
- Elaborar y revisar el flujo de efectivo.
- Apoyar en la elaboración y revisión del balance general.
- Analizar las variaciones relevantes en ingresos, costos, gastos, cuentas por pagar y flujo de efectivo.
- Presentar resultados financieros de manera clara, ordenada y oportuna.
- Dar seguimiento a observaciones y acuerdos derivados de la presentación de resultados.
- Dirigir la preparación, revisión y presentación de los estados financieros mensuales.
- Validar la razonabilidad y consistencia del estado de resultados, balance general y flujo de efectivo.
- Preparar reportes ejecutivos para Dirección General y Tesorería.
- Presentar indicadores financieros, tendencias, desviaciones, riesgos y oportunidades.
- Comparar los resultados reales contra presupuesto, periodos anteriores y proyecciones.
- Analizar márgenes, rentabilidad, estructura de costos, gastos, liquidez y capital de trabajo.
- Elaborar proyecciones financieras y escenarios de flujo de efectivo.
- Presentar recomendaciones concretas para mejorar los resultados financieros.
- Dar seguimiento a los compromisos establecidos durante las reuniones de resultados.
- Asegurar que la información presentada sea comprensible, sustentada y útil para la toma de decisiones.
- Coordinar la preparación de reportes financieros por empresa, unidad de negocio, proyecto, cliente o centro de costos.
- Identificar operaciones o resultados inusuales y solicitar su aclaración o corrección.
Conciliaciones
- Realizar y supervisar las conciliaciones bancarias y contables de manera semanal.
- Comparar los movimientos bancarios contra los registros de Odoo y Neodata.
- Identificar depósitos, pagos, comisiones, cargos o diferencias no registradas.
- Reportar oportunamente las diferencias detectadas.
- Dar seguimiento a las partidas pendientes hasta su correcta aclaración y registro.
- Autorizar y revisar las conciliaciones bancarias antes del cierre mensual.
- Establecer fechas límite para la identificación y aclaración de partidas pendientes.
- Supervisar las conciliaciones de clientes, proveedores, impuestos, préstamos, anticipos y cuentas intercompañía.
- Analizar la antigüedad y materialidad de las partidas no conciliadas.
- Implementar controles para evitar la acumulación de diferencias bancarias y contables.
- Reportar a Dirección General y Tesorería las diferencias relevantes o recurrentes.
- Coordinar las acciones necesarias para corregir registros duplicados, incompletos o incorrectos.
Presupuesto, planeación y flujo de efectivo
- Coordinar la elaboración del presupuesto anual de ingresos, costos, gastos e inversiones.
- Consolidar el presupuesto de las diferentes empresas y áreas.
- Dar seguimiento mensual al cumplimiento presupuestal.
- Analizar las desviaciones entre presupuesto y resultados reales.
- Solicitar explicaciones y planes de acción a las áreas responsables.
- Elaborar proyecciones de flujo de efectivo a corto, mediano y largo plazo.
- Anticipar necesidades de liquidez y obligaciones relevantes.
- Evaluar escenarios financieros y su impacto en la operación.
- Coordinarse con Tesorería para priorizar pagos y administrar adecuadamente los recursos.
- Proponer medidas de ahorro, eficiencia y control del gasto.
- Supervisar la disponibilidad de recursos para nómina, proveedores, impuestos, créditos y operaciones críticas.
Cumplimiento fiscal, auditorías y control interno
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos fiscales aplicables a las operaciones y CFDI.
- Coordinar la entrega de información a los responsables fiscales y despachos externos.
- Supervisar que la documentación fiscal y contable se encuentre completa y disponible.
- Atender requerimientos de auditoría interna, externa o de autoridades.
- Coordinar la preparación de información para revisiones, auditorías y procesos de fiscalización.
- Dar seguimiento a observaciones y recomendaciones de auditores o asesores.
- Diseñar y fortalecer controles internos administrativos, contables y financieros.
- Evaluar periódicamente el cumplimiento de políticas y procedimientos.
- Prevenir riesgos de fraude, pagos indebidos, duplicidades, errores o pérdida de información.
- Establecer controles de autorización, revisión, segregación de funciones y resguardo documental.
- Reportar a Dirección General cualquier incumplimiento, desviación o riesgo relevante.
- Asegurar que las operaciones cumplan con las políticas internas, contratos y disposiciones aplicables.
Sistemas ERP y mejora de procesos
- Supervisar el correcto uso de Odoo y Neodata.
- Asegurar que todas las operaciones se encuentren registradas en los sistemas correspondientes.
- Definir criterios de captura, clasificación, autorización y consulta de información.
- Supervisar la correcta configuración de catálogos, cuentas, proveedores, clientes y centros de costos.
- Coordinar la corrección de errores, duplicidades o inconsistencias en los sistemas.
- Proponer mejoras, automatizaciones e integraciones entre procesos y sistemas.
- Establecer controles de acceso y niveles de autorización.
- Asegurar el respaldo, conservación y trazabilidad de la información.
- Capacitar al personal en el uso correcto de los sistemas.
- Coordinarse con proveedores o responsables de sistemas para resolver incidencias.
- Evaluar herramientas tecnológicas que mejoren la eficiencia y confiabilidad del área.
Indicadores clave de desempeño
- Facturación oportuna: igual o superior al 98%.
- Errores y refacturaciones: inferior al 2%.
- Registro de operaciones en ERP: 100%.
- Conciliaciones bancarias y contables: 100% semanal.
- Control y actualización de cuentas por pagar: 100%.
- Exactitud de la información contable: igual o superior al 99%.
- Presentación de estados financieros mensuales: 100% dentro de la fecha establecida.
- Entrega oportuna de estado de resultados, flujo de efectivo y balance general.
- Cumplimiento de actividades e indicadores del personal a su cargo.
- Cumplimiento del calendario mensual de cierre contable: 100%.
- Cumplimiento presupuestal de acuerdo con las metas autorizadas.
- Partidas bancarias y contables pendientes dentro de los plazos establecidos.
- Propuestas de pago entregadas completa y oportunamente a Tesorería.
- Cumplimiento de obligaciones administrativas, fiscales y documentales: 100%.
- Reducción de diferencias, errores y operaciones sin soporte.
- Presentación oportuna de reportes ejecutivos a Dirección General.
- Implementación y cumplimiento de políticas y controles internos.
- Avance de proyectos de mejora, automatización y optimización de procesos.
- Cumplimiento de planes de acción derivados de auditorías y revisiones.
- Exactitud de proyecciones de flujo de efectivo y necesidades de liquidez.
Beneficios:
- Aumentos salariales
- Opción a contrato indefinido
Pregunta(s) de postulación:
- ¿Estudiaste la carrera de contabilidad?
- ¿Haz tenido personal a tu cargo? y si es así ¿que tipo de personal, administrativo o operativos?
- ¿haz presentado estados financieros?
Escolaridad:
- Licenciatura terminada (Obligatorio)
Experiencia:
- cuentas por pagar, facturación y estados financieros: 5 años (Obligatorio)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
