Objetivo general del puesto
Apoyar en la organización diaria del centro, brindando atención cordial y profesional a padres de familia, usuarios, terapeutas y personal interno. La persona en este puesto será responsable de apoyar en la recepción, seguimiento de agenda, monitoreo de horarios, comunicación con familias, coordinación de actividades internas, creación de materiales administrativos y apoyo en procesos básicos de Recursos Humanos.
Este puesto combina funciones de recepción, administración, coordinación operativa y apoyo en eventos, por lo que requiere una persona organizada, amable, responsable, proactiva y con buena capacidad de comunicación.
La finalidad es que la persona contribuya al buen funcionamiento del centro, manteniendo orden en la agenda, seguimiento adecuado a padres de familia y apoyo constante al equipo terapéutico y administrativo.
Descripción general del puesto
La persona encargada de este puesto será uno de los primeros puntos de contacto entre el centro, las familias y el equipo de terapeutas. Su labor principal será apoyar en la comunicación diaria, organización de horarios, monitoreo de asistencia, respuesta a mensajes, seguimiento a pendientes administrativos y apoyo en la planeación de actividades especiales.
También colaborará en la creación de materiales para Recursos Humanos, organización de documentos, diseño de formatos internos, apoyo en eventos, talleres, capacitaciones y actividades dirigidas a padres de familia, terapeutas o usuarios.
Este puesto es ideal para una persona que desea aprender sobre administración, atención al cliente, coordinación de equipos, organización de servicios terapéuticos, recursos humanos y logística de eventos dentro de un centro psicopedagógico.
Funciones principales del puesto
1. Atención a padres de familia y recepción
La persona será responsable de apoyar en la atención inicial y seguimiento de padres de familia, usuarios y visitantes.
Actividades específicas:
- Recibir a padres de familia, niños y visitantes de manera amable y profesional.
- Orientar a las familias sobre horarios, sesiones, indicaciones generales y procesos internos.
- Contestar mensajes de WhatsApp, llamadas o medios de comunicación autorizados por el centro.
- Dar seguimiento a dudas frecuentes de padres de familia.
- Canalizar preguntas específicas con administración, coordinación o dirección.
- Apoyar en la confirmación de citas, valoraciones, sesiones o reuniones.
- Mantener una comunicación clara, cálida, respetuosa y ordenada.
- Apoyar en el registro de entrada y salida de usuarios cuando sea necesario.
- Informar a coordinación sobre situaciones importantes reportadas por padres de familia.
- Ayudar a mantener un ambiente cordial, organizado y profesional en recepción.
2. Coordinación y monitoreo de agenda
Una de las funciones principales será apoyar en el control y seguimiento de la agenda diaria del centro.
Actividades específicas:
- Monitorear los horarios de terapeutas.
- Revisar la agenda diaria de usuarios y sesiones.
- Verificar asistencia de terapeutas, usuarios y padres de familia.
- Apoyar en la organización de cambios de horario.
- Registrar cancelaciones, ausencias o modificaciones.
- Dar seguimiento a reposiciones de sesiones cuando corresponda.
- Informar a terapeutas sobre ajustes en su agenda.
- Recordar a padres de familia horarios importantes.
- Confirmar citas pendientes o próximas sesiones.
- Detectar espacios libres o posibles conflictos de horario.
- Apoyar en la organización de horarios nuevos para usuarios.
- Mantener actualizada la información de agenda en los medios internos del centro.
- Informar oportunamente a coordinación cuando existan empalmes, errores o cambios urgentes.
3. Apoyo al equipo de terapeutas
La persona también apoyará en la comunicación y organización con el equipo terapéutico.
Actividades específicas:
- Monitorear que los terapeutas conozcan sus horarios del día.
- Apoyar en la comunicación de cambios o indicaciones generales.
- Confirmar asistencia de terapeutas.
- Notificar a coordinación si algún terapeuta llega tarde, falta o solicita cambio.
- Apoyar en la entrega de materiales, formatos o documentos internos.
- Ayudar a organizar listas de terapeutas, horarios y usuarios asignados.
- Dar seguimiento a pendientes administrativos relacionados con terapeutas.
- Apoyar en la recopilación de información necesaria para reportes o controles internos.
- Recordar fechas importantes, juntas, capacitaciones o entregas de documentos.
- Mantener comunicación respetuosa y profesional con todo el equipo.
4. Apoyo administrativo general
El puesto también incluye tareas administrativas básicas para mantener el orden interno del centro.
Actividades específicas:
- Organizar documentos físicos y digitales.
- Apoyar en la creación y actualización de bases de datos.
- Elaborar listas, formatos, registros y controles.
- Apoyar en la captura de información administrativa.
- Mantener carpetas digitales ordenadas.
- Imprimir, archivar y organizar documentos cuando sea necesario.
- Apoyar en la elaboración de comunicados internos.
- Crear recordatorios para padres de familia o equipo interno.
- Apoyar en el seguimiento de pagos, adeudos o avisos administrativos, si se le solicita.
- Organizar información de usuarios, terapeutas o actividades.
- Apoyar en la preparación de documentos para juntas o reuniones.
- Revisar que los formatos internos estén completos y actualizados.
- Pagos a terapeutas o servicios
5. Apoyo en Recursos Humanos
La persona colaborará en actividades básicas del área de Recursos Humanos, especialmente en organización de material, seguimiento de documentos y apoyo a la comunicación interna.
Actividades específicas:
- Apoyar en la creación de materiales de capacitación para terapeutas, practicantes o personal nuevo.
- Elaborar presentaciones, formatos, documentos o guías internas.
- Organizar expedientes o documentos del personal.
- Dar seguimiento a firmas de reglamentos, acuerdos o cartas compromiso.
- Apoyar en la creación de listas de asistencia para capacitaciones.
- Preparar materiales de bienvenida para nuevos integrantes.
- Ayudar en la organización de información para procesos de inducción.
- Apoyar en la creación de material visual para el equipo.
- Elaborar recordatorios sobre reglas internas, horarios o procedimientos.
- Apoyar en la logística de juntas internas.
- Mantener confidencialidad sobre información del personal.
6. Creación de material administrativo y operativo
Otra función importante será apoyar en la elaboración de materiales útiles para la operación del centro.
Actividades específicas:
- Crear formatos administrativos sencillos.
- Apoyar en el diseño de listas, calendarios y controles.
- Elaborar materiales visuales para avisos internos.
- Crear documentos de apoyo para terapeutas.
- Apoyar en la preparación de materiales para padres de familia.
- Diseñar hojas de registro, bitácoras o checklists.
- Apoyar en la organización de materiales impresos.
- Preparar carpetas, etiquetas, listas o documentos para eventos.
- Apoyar en la creación de material para capacitaciones.
- Mantener ordenado el material físico y digital del área administrativa.
7. Organización de eventos, talleres y actividades especiales
La persona también apoyará en la planeación, organización y seguimiento de eventos internos o externos del centro.
Estos eventos pueden incluir talleres para padres, capacitaciones para terapeutas, actividades especiales para niños, reuniones informativas, pláticas, eventos de temporada, cursos, campañas o colaboraciones con otros profesionales.
Actividades específicas:
- Apoyar en la planeación de eventos, talleres o actividades especiales.
- Elaborar listas de asistencia.
- Confirmar participación de padres de familia, terapeutas o invitados.
- Apoyar en la organización de horarios para eventos.
- Preparar materiales necesarios para talleres o actividades.
- Apoyar en la decoración, montaje o acomodo del espacio.
- Coordinar la recepción de asistentes.
- Apoyar en el registro de entrada de participantes.
- Enviar recordatorios por WhatsApp o medios autorizados.
- Crear comunicados o invitaciones sencillas.
- Organizar materiales impresos, diplomas, hojas de trabajo o kits.
- Apoyar en la toma de asistencia durante el evento.
- Verificar que el espacio esté limpio, ordenado y listo antes del evento.
- Apoyar al equipo durante la realización de la actividad.
- Dar seguimiento posterior al evento, como encuestas, agradecimientos o listas de participantes.
- Apoyar en la organización de eventos para fechas especiales como Día del Niño, Navidad, regreso a clases, talleres para padres o capacitaciones internas.
8. Comunicación interna y seguimiento de pendientes
La persona será apoyo en la comunicación entre administración, coordinación, terapeutas y familias.
Actividades específicas:
- Transmitir indicaciones de manera clara y respetuosa.
- Dar seguimiento a pendientes asignados por coordinación o dirección.
- Recordar fechas importantes al equipo.
- Apoyar en la organización de mensajes internos.
- Confirmar que las indicaciones importantes hayan sido recibidas.
- Reportar situaciones urgentes o relevantes.
- Mantener una comunicación ordenada y profesional.
- Apoyar en la creación de listas de pendientes.
- Dar seguimiento a tareas asignadas hasta su conclusión.
- Informar avances o dificultades de manera oportuna.
Habilidades requeridas
Habilidades administrativas
- Organización.
- Manejo básico de computadora.
- Uso de WhatsApp, correo electrónico y herramientas digitales.
- Manejo básico de documentos, tablas y carpetas digitales.
- Capacidad para capturar información correctamente.
- Atención al detalle.
- Seguimiento de pendientes.
- Manejo de agenda.
- Control de listas, horarios y registros.
Habilidades de comunicación
- Buena redacción.
- Amabilidad al contestar mensajes.
- Claridad para dar información.
- Escucha activa.
- Comunicación respetuosa.
- Capacidad para canalizar dudas.
- Facilidad para tratar con padres de familia.
- Capacidad para comunicarse con terapeutas y equipo interno.
Habilidades personales
- Puntualidad.
- Responsabilidad.
- Discreción.
- Paciencia.
- Proactividad.
- Iniciativa.
- Orden.
- Adaptabilidad.
- Capacidad para resolver situaciones sencillas.
- Buena actitud.
- Disposición para aprender.
Habilidades para eventos
- Organización de espacios.
- Planeación básica.
- Seguimiento de listas.
- Preparación de materiales.
- Coordinación de horarios.
- Atención a invitados.
- Apoyo logístico.
- Creatividad para actividades y materiales.
- Capacidad para trabajar bajo tiempos definidos.
Valores esperados
La persona que ocupe este puesto deberá conducirse con valores alineados a la filosofía del centro.
Valores principales:
- Responsabilidad.
- Empatía.
- Respeto.
- Honestidad.
- Puntualidad.
- Confidencialidad.
- Compromiso.
- Orden.
- Amabilidad.
- Trabajo en equipo.
- Actitud de servicio.
- Disposición para aprender.
- Sensibilidad hacia las familias.
- Profesionalismo.
- Calidez humana.
Perfil ideal de la persona
Buscamos una persona amable, organizada, responsable y con interés en aprender sobre administración, atención a familias, coordinación de equipos, logística de eventos y funcionamiento interno de un centro psicopedagógico.
La persona ideal debe tener facilidad para comunicarse, seguir instrucciones, mantener el orden, apoyar al equipo y tratar con respeto a padres de familia, niños y terapeutas.
No es necesario que tenga experiencia avanzada, pero sí se espera una actitud positiva, compromiso, puntualidad y disposición para aprender nuevas tareas.
Este puesto es ideal para una persona que quiera desarrollarse en áreas administrativas, coordinación de servicios, atención al cliente, recursos humanos, organización de eventos y gestión operativa.
Conocimientos que desarrollará durante la capacitación
Durante su participación en el centro, la persona podrá aprender sobre:
- Atención profesional a padres de familia.
- Organización de agendas terapéuticas.
- Coordinación de horarios de personal.
- Comunicación interna en un centro de servicios.
- Manejo básico de información administrativa.
- Seguimiento de usuarios y familias.
- Apoyo en procesos de Recursos Humanos.
- Creación de materiales administrativos.
- Organización de eventos, talleres y actividades.
- Elaboración de listas, registros y reportes.
- Manejo de documentos físicos y digitales.
- Trabajo en equipo dentro de un centro psicopedagógico.
- Importancia de la confidencialidad en servicios dirigidos a niños y familias.
Responsabilidades específicas del día a día
La persona deberá apoyar diariamente en:
- Revisar la agenda del día.
- Confirmar horarios de terapeutas.
- Revisar mensajes pendientes.
- Contestar dudas básicas de padres de familia.
- Notificar cambios importantes.
- Apoyar en recepción.
- Registrar asistencias o ausencias.
- Organizar pendientes administrativos.
- Preparar materiales solicitados.
- Apoyar en tareas de Recursos Humanos.
- Mantener orden en documentos y materiales.
- Revisar eventos o actividades próximas.
- Apoyar en la comunicación entre áreas.
- Reportar cualquier situación importante a coordinación.
Responsabilidades semanales
De manera semanal, la persona podrá apoyar en:
- Revisión de agenda semanal.
- Organización de cambios de horarios.
- Apoyo en listas de asistencia.
- Creación de materiales administrativos.
- Seguimiento a pendientes de Recursos Humanos.
- Preparación de eventos o talleres próximos.
- Organización de documentos.
- Actualización de bases de datos.
- Envío de recordatorios importantes.
- Apoyo en reportes internos.
- Revisión de necesidades de materiales.
- Apoyo en comunicación con padres de familia.
Responsabilidades en eventos
Cuando el centro organice talleres, capacitaciones o actividades especiales, la persona apoyará en:
- Planeación previa del evento.
- Confirmación de asistentes.
- Preparación de listas.
- Organización del espacio.
- Apoyo en decoración o montaje.
- Preparación de materiales.
- Recepción de participantes.
- Registro de asistencia.
- Apoyo durante el evento.
- Entrega de materiales.
- Apoyo al expositor o equipo encargado.
- Organización posterior del espacio.
- Seguimiento con asistentes si se requiere.
- Registro de observaciones para mejorar futuros eventos.
Indicadores de buen desempeño
Se considerará que la persona realiza adecuadamente sus funciones cuando:
- Mantiene la agenda organizada y actualizada.
- Da seguimiento oportuno a mensajes y pendientes.
- Se comunica con respeto y claridad.
- Informa a tiempo cambios o situaciones importantes.
- Mantiene orden en documentos y materiales.
- Apoya de manera activa al equipo.
- Cumple con su horario.
- Tiene buena actitud con padres de familia y terapeutas.
- Realiza sus tareas con responsabilidad.
- Mantiene confidencialidad de la información.
- Participa en la organización de eventos y actividades.
- Muestra disposición para aprender y mejorar.
Confidencialidad
La persona deberá manejar con responsabilidad toda la información relacionada con usuarios, familias, terapeutas, horarios, documentos internos y procesos administrativos.
No deberá compartir información personal, clínica, administrativa o interna fuera del centro o con personas no autorizadas.
La confidencialidad es una parte esencial del puesto, ya que se trabajará con información sensible de niños, familias y personal.
Sueldo: $9,000.00 - $9,500.00 al mes
Beneficios:
- Días por enfermedad
- Horarios flexibles
- Uniformes gratuitos
- Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo
Lugar de trabajo: Empleo presencial
