DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL PUESTO
Revisar la veracidad de números, registros y documentos contables. Organizar, archivar y proteger archivos contables de acuerdo con las políticas, procedimientos internos y leyes locales. Registrar, archivar, ingresar y analizar información financiera-contable en el Sistema de Contabilidad. Clasificar, codificar y resumir datos numéricos-financieros y mantener los registros contables usando pólizas, balanzas y auxiliares. Preparar, mantener, auditar y distribuir tablas o reportes estadísticos, financieros, contables o de auditoría. Procesar facturas para pago en sistema y manuales. Registrar y actualizar información de proveedores en el Sistema de Marriott. Completar los procesos, actividades y reportes de cierre de mes. Responder y resolver dudas, preguntas y cualquier asunto relacionado con las cuentas por pagar. Reconciliar mensualmente cuentas de Balance General.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES
1. Cuentas por Pagar
- Conocer y cumplir con las políticas internas y los procedimientos de cuentas por pagar vigentes.
- Incorporar a todos los asociados con tarjeta corporativa a Concur (recabar información necesaria y dar de alta)
- Coordinar y ayudar a los aprobadores de expense report para completar el DASF.
- Coordinar y trabajar con MBS Travel la correcta configuración del departamento contable de cada asociado.
- Entrenar a todos los asociados y departamentos en el uso de la herramienta Concur.
- Revisar el 100% de las comprobaciones de gastos y asegurar que cumplan con el MIP 44 de Marriott y política local.
- Hacer la reclasificaciones necesarias en forma semanal para asegurar el correcto registro de los gastos e impuestos.
- Preparar en forma mensual reporte de seguimiento donde se muestre a aquellos asociados que no cumplan con la política de Marriott.
- Recibir y agrupar las facturas para pago. Revisar que las facturas contengan las autorizaciones necesarias de acuerdo a LSOP y los códigos contables para su registro.
- Identificar y aclarar facturas y/o precios inusuales.
- Fijar fechas de pago de facturas de acuerdo con los procedimientos Corporativos y Locales.
- Registrar y actualizar facturas para pago dentro del sistema de Marriott.
- Registrar y actualizar vouchers manuales para pago dentro del sistema de Marriott.
- Crear y actualizar proveedores en el sistema de Marriott.
- Monitorear las obligaciones de pago para asegurarse que se encuentran al día.
- Identificar y resolver dificultades/discrepancias de pago en las facturas registradas (BDR’s y pagos locales).
- Crear y actualizar los expedientes de proveedores.
- Mantenerse en comunicarse con los proveedores y resolver consultas de pago.
- Elaborar las Reconciliaciones de las Cuentas de Balance designadas para ser revisadas antes del día 21 de cada mes.
- Generar reportes contables y/o financieros desde el sistema contable.
Realizar y completar actividades, tareas y reportes de Cierre de Mes específicos o por solicitud de Supervisores.
- Realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores.
2. Finanzas y Contabilidad General
- Revisar números, registros y documentos, exactitud matemática en los cálculos y correcta codificación para que sean ingresados correctamente al sistema contable de Marriott.
- Calcular, registrar, soportar, imprimir y archivar las pólizas contables asignadas.
- Elaborar las Reconciliaciones de las Cuentas por Pagar para ser revisadas antes del día 21 de cada mes.
- Acceder a la información contable-financiera en sistema para responder preguntas generales y/o específicas que se reciben de asociados en el Corporativo.
- Generar reportes contables y/o financieros desde el sistema contable.
- Organizar, archivar y resguardar todos los archivos, documentos y registros contables de acuerdo a políticas internas de confidencialidad en la información.
- Realizar y completar actividades, tareas y reportes de Cierre de Mes (Mbill’s 15936, 49733, 30412, etc) y a solicitud de Supervisores.
- Crear y actualizar papeles de trabajo electrónicos en Excel para el registro y control de la información contable y financiera de las empresas administradas.
- Responder a consultas de cuentas por pagar de acuerdo a los procedimientos internos.
- Contribuir con el cumplimiento de ISRA y con los requerimientos de Auditoria Interna del área de Cuentas por Pagar.
- Contribuir con los requerimientos de los Auditores Externos para la elaboración de los Estados Financieros Anuales y Dictámenes de las Empresas Administradas.
- Realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores.
3. Políticas y Procedimientos
- Mantener la confidencialidad de los documentos de la compañía y la información de la nómina.
- Proteger la privacidad y seguridad de la información del asociado.
- Seguir las políticas y procedimientos de la empresa y el departamento.
- Proteger las herramientas, equipos, máquinas u otros activos de la compañía de acuerdo con las políticas y procedimientos de la compañía.
- Realizar otras tareas razonables de trabajo según lo solicitado por los supervisores.
4. Comunicación
- Hablar y escuchar a otros asociados para intercambiar información de manera efectiva.
- Platicar con sus compañeros de trabajo utilizando un lenguaje claro, apropiado y profesional.
- Discutir temas de trabajo, actividades o problemas con compañeros de trabajo, Supervisores o Gerentes de manera discreta y silenciosa, evitando las áreas públicas de la oficina.
5. Actitud de Servicio
- Asistir a los Supervisores en la preparar, mantener, auditar y distribuir tablas o reportes estadísticos, financieros, contables, de auditoría, nómina u otras actividades encomendadas.
6. Trabajo en Equipo
- Colaborar con los compañeros de trabajo y asistir a otros para promover un ambiente de Trabajo en Equipo para alcanzar los objetivos del Equipo de Finanzas.
- Apoyar a todos los asociados y tratarlos con dignidad y respeto.
- Manejar temas delicados con asociados y/o Supervisores con tacto, respeto, diplomacia y confidencialidad.
- Desarrollar y mantener relaciones de trabajo positivas y productivas con otros asociados y departamentos.
Escuchar y considerar activamente las consultas de otros asociados, respondiendo de manera apropiada y efectiva.
7. En el lugar de Trabajo
- Revisar y registrar información relacionada al trabajo utilizando computadoras y/o elementos tecnológicos.
- Mover, levantar y transportar objetos que pesen alrededor de 10 kilos sin ayuda.
PERFIL DEL CANDIDATO – EXPERIENCIA PROFESIONAL
I. Educación: Licenciatura en Contabilidad o Administración.
II. Experiencia Laboral: 1 o 2 años de experiencia en puesto similar en el área de contabilidad y finanzas, manejo de Excel intermedio-avanzado, conocimiento de leyes y disposiciones fiscales-contables (IVA, ISR, Normas Contables)
III. Inglés: Intermedio-Avanzado comprobable (Nivel B1-B2)
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