OBJETIVO:
Brindar soporte operativo y administrativo en la recopilación, captura y validación de las incidencias del personal, asegurando que la información base para el cálculo de los sueldos esté completa, limpia y a tiempo.
Encargado del "trabajo de arrastre" y la captura de datos masivos. En el retail, este rol es el motor que ayuda a procesar el alto volumen de información que generan la rotación constante y las jornadas variables de las tiendas.
1. Captura y Registro de Incidencias Diarias
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Captura de novedades: Registrar manualmente o mediante layouts básicos en el software de nómina las faltas, retardos, permisos con o sin goce de sueldo y días de vacaciones aprobados por los gerentes de tienda.
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Procesamiento de incapacidades: Recibir, validar la autenticidad y capturar en el sistema los folios de incapacidades médicas expedidas por la seguridad social (ej. IMSS), clasificando si es enfermedad general, maternidad o riesgo de trabajo.
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Altas operativas en el sistema: Capturar en el software de nómina los datos personales y bancarios de los nuevos ingresos enviados por Reclutamiento para habilitar su pago.
2. Soporte en el Armado de Layouts de Percepciones Variables
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Transcripción de incentivos: Apoyar en la recopilación y formato de las listas de comisiones de vendedores y bonos de cajeros enviados por los gerentes distritales, asegurando que los números de empleado coincidan antes de pasarlo al Analista.
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Bitácoras de horas extras: Ayudar a cotejar que las horas extras y primas dominicales reportadas en papel o Excel por las sucursales coincidan visualmente con los registros del sistema de asistencia antes del cierre.
3. Administración y Carga de Descuentos Institucionales
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Carga de avisos de retención: Capturar en el sistema los avisos de retención, modificación o suspensión de descuentos por créditos de vivienda (INFONAVIT) y de consumo (FONACOT).
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Descuentos por herramientas: Registrar las deducciones autorizadas en nómina por conceptos como pérdida de uniformes, daños en herramientas de trabajo o préstamos menores de la caja de ahorro.
4. Soporte Administrativo en Finiquitos y Bajas
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Recolección de datos de baja: Recibir los reportes de renuncia o despido enviados por las tiendas y recabar las bitácoras de asistencia del empleado saliente para que el Analista proceda con el cálculo del finiquito.
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Validación de saldos: Revisar si el colaborador que se da de baja tiene adeudos pendientes en la tienda (como inventario a cargo) para notificarlo de inmediato.
5. Archivo Documental y Atención Básica al Personal
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Control de recibos: Organizar, archivar digitalmente y, si la empresa lo requiere, coordinar el envío físico de los recibos de nómina a las sucursales para la recolección de firmas de los empleados.
Procesos en los que participa
1. Proceso de Pre-Nómina y Cierre de Periodo (Semanal / Quincenal)
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Recopilación y captura: Participa en la fase inicial del cierre, reuniendo los reportes de incidencias de las sucursales y capturando de forma masiva los datos en el sistema.
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Cotejo de layouts: Trabaja junto al Analista de Nóminas revisando que las listas de comisiones y bonos de los empleados de piso de venta tengan el formato correcto antes de ser calculadas.
2. Proceso de Control de Tiempos e Incidencias (Workforce Management)
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Gestión de incidencias diarias: Registra justificantes médicos, permisos y solicitudes de vacaciones autorizadas en las tiendas.
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Validación de ausentismos: Participa en la captura y archivo de los certificados de incapacidad, asegurando que cada falta operativa en tienda esté respaldada por su documento legal correspondiente. [1]
3. Proceso de Contratación e Ingreso de Personal (Onboarding)
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Captura de datos maestros: Una vez que el Auxiliar de Reclutamiento cierra una vacante, este auxiliar participa capturando el perfil del nuevo colaborador en el software de nómina (RFC, CURP, cuenta bancaria, salario), asegurando que el sistema lo reconozca para su primer pago.
4. Proceso de Gestión de Créditos y Deducciones Institucionales
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Actualización de descuentos: Participa capturando los avisos de retención de INFONAVIT y FONACOT, verificando que los descuentos se apliquen en el periodo correcto para evitar desfases o quejas del personal de tienda.
5. Proceso de Bajas y Terminación Laboral (Offboarding)
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Recolección de bitácoras de salida: Participa solicitando los registros de asistencia finales del empleado que renuncia o es dado de baja, integrando la información necesaria para que el Analista ejecute el cálculo del finiquito de manera ágil.
6. Proceso de Control Documental y Auditoría Interna (Compliance)
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Custodia de recibos: Participa en el proceso de ordenamiento y archivo (físico o digital) de los recibos de nómina. Monitorea que las tiendas devuelvan los recibos debidamente firmados por los empleados, manteniendo el expediente listo ante cualquier revisión del Jefe de Impuestos o auditores externos.
6. Proceso de Atención a Dudas y Aclaraciones (Mesa de Servicio de RH)
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Primer filtro de quejas: Participa recibiendo los reportes de los empleados que afirman que su pago llegó incompleto. Valida los datos básicos en el sistema y, si detecta una anomalía compleja, escala el caso al Analista para su corrección.
