AUXILIAR ADMINISTRATIVA / ADMINISTRATIVA DE CONTROL Y OPERACIONES
Objetivo del puesto
Buscamos una persona organizada, confiable, proactiva y con alto sentido de responsabilidad, capaz de llevar el control y seguimiento de actividades administrativas y operativas, así como de manejar información, documentación, pagos, proveedores e inventarios con precisión y discreción.
El puesto requiere una persona que dé seguimiento a sus pendientes de principio a fin, detecte necesidades, proponga soluciones y mantenga un adecuado control documental y administrativo.
PRINCIPALES FUNCIONES
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Control y actualización de inventarios.
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Elaboración y seguimiento de conciliaciones administrativas.
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Apoyo en pagos a proveedores y seguimiento de cuentas por pagar.
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Gestión y control de pagos bancarios.
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Revisión de facturas, comprobantes, órdenes de compra y documentación.
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Seguimiento de compras y proveedores.
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Solicitud y comparación de cotizaciones.
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Control de gastos y comprobaciones.
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Solicitud y compra de vuelos, hospedajes y servicios de viaje.
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Manejo y organización de agenda.
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Seguimiento de trámites, solicitudes y pendientes administrativos.
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Elaboración de reportes y controles en Excel.
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Organización y archivo de documentación física y digital.
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Apoyo en actividades administrativas y operativas generales.
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Realización de visitas, entregas, compras o gestiones cuando sea necesario.
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Dar seguimiento oportuno a cada solicitud hasta su conclusión.
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Identificar pendientes y anticiparse a posibles necesidades administrativas.
REQUISITOS
Escolaridad
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Bachillerato concluido, carrera técnica o Licenciatura trunca o terminada en Administración, Contabilidad, Finanzas o carrera afín.
Experiencia
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Mínimo 2 años de experiencia en puestos administrativos, auxiliar administrativo, asistente administrativo, compras, cuentas por pagar o similares.
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Experiencia en manejo de documentación e información confidencial.
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Deseable experiencia con bancos, proveedores, facturación, pagos y conciliaciones administrativas.
Conocimientos
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Excel nivel intermedio.
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Microsoft Office y/o Google Workspace.
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Manejo de correo electrónico.
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Manejo de banca electrónica.
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Revisión de facturas y comprobantes.
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Control de inventarios.
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Elaboración de reportes y controles administrativos.
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Organización de agendas y viajes.
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Deseable manejo de ERP o algún sistema administrativo.
COMPETENCIAS INDISPENSABLES
Organización y seguimiento
Debe ser capaz de administrar sus pendientes sin requerir recordatorios constantes y asegurarse de que cada solicitud llegue a su conclusión.
Atención al detalle
Especialmente importante para pagos, facturas, conciliaciones, inventarios y documentación.
Responsabilidad y confiabilidad
El puesto implica manejar información administrativa, documentación, proveedores y procesos relacionados con pagos, por lo que se requiere absoluta seriedad y discreción.
Proactividad
No limitarse a recibir instrucciones; debe identificar pendientes, anticiparse a necesidades y buscar soluciones.
Capacidad de priorización
Saber distinguir entre actividades urgentes, importantes y aquellas que pueden programarse posteriormente.
Comunicación efectiva
Mantener un trato profesional con proveedores, bancos, clientes y personal interno.
Confidencialidad y discreción
Manejo responsable de información administrativa y financiera.
Resolución de problemas
Capacidad para investigar, proponer alternativas y resolver situaciones cotidianas.
Multitarea y organización
Capacidad para manejar diferentes actividades simultáneamente sin perder el control ni descuidar los detalles.
Facilidad de aprendizaje
Disposición para aprender nuevos sistemas, procesos y herramientas administrativas.
Redacción y ortografía
Excelente comunicación escrita y elaboración de correos y documentos profesionales.
Orden documental
Mantener información física y digital correctamente organizada y disponible.
Orientación a resultados
Enfoque en el cumplimiento de objetivos, tiempos y pendientes.
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