Auxiliar Administrativo y de Compras
En Grupo Espacio Vita estamos en búsqueda de un Auxiliar Administrativo y de Compras, responsable de apoyar en la gestión integral de compras, proveedores y procesos administrativos relacionados con nuestros proyectos.
La persona seleccionada dará seguimiento a las compras desde la solicitud de cotización hasta la recepción del material, servicio o factura correspondiente, asegurando que las órdenes de compra, estados de cuenta, solicitudes de pago y controles internos se mantengan actualizados en tiempo y forma.
Responsabilidades principalesCompras y proveedores
- Gestionar la compra de materiales, suministros y servicios requeridos para los diferentes proyectos.
- Buscar, identificar y evaluar nuevos proveedores y alternativas de suministro.
- Solicitar cotizaciones y elaborar tablas comparativas de precios, tiempos de entrega, condiciones de pago, calidad y disponibilidad.
- Realizar análisis de costos para apoyar la toma de decisiones de compra.
- Apoyar en negociaciones básicas con proveedores para obtener mejores precios, condiciones de pago y tiempos de entrega.
- Mantener comunicación constante con los proveedores para confirmar pedidos, entregas, pagos, facturación y cualquier incidencia.
- Verificar que los materiales, cantidades, precios y condiciones facturadas correspondan con las cotizaciones y órdenes de compra autorizadas.
- Dar seguimiento a las compras hasta su entrega y cierre administrativo.
Órdenes de compra y control documental
- Elaborar, actualizar y dar seguimiento a las órdenes de compra.
- Asegurar que cada compra cuente con la documentación y autorización correspondiente.
- Mantener actualizados los formatos, expedientes y bases de datos de compras, proveedores, cotizaciones, facturas, contratos y órdenes de compra.
- Relacionar correctamente cada egreso y factura con su orden de compra correspondiente.
- Detectar diferencias entre cotizaciones, órdenes de compra, facturas, pagos y materiales recibidos.
- Mantener los archivos físicos y digitales ordenados y disponibles para consulta.
Facturación, pagos y estados de cuenta
- Solicitar, recibir, revisar y controlar las facturas correspondientes a cada compra.
- Verificar que las facturas cumplan con los datos fiscales y requisitos administrativos establecidos.
- Elaborar y dar seguimiento a solicitudes de pago a proveedores.
- Elaborar y controlar solicitudes de ingreso, reembolsos y comprobaciones de gastos.
- Revisar y mantener actualizados los estados de cuenta de proveedores.
- Dar seguimiento a saldos pendientes, anticipos, pagos realizados, notas de crédito y facturas por recibir.
- Apoyar en la actualización y conciliación de los estados de cuenta de clientes.
- Mantener comunicación con las áreas correspondientes para dar seguimiento a pagos, ingresos y documentación pendiente.
- Elaborar reportes de egresos, pagos pendientes, facturas recibidas y órdenes de compra abiertas o cerradas.
Control administrativo y reportes
- Llevar un control detallado de compras, egresos, anticipos y pagos relacionados con cada proyecto.
- Generar reportes comparativos de egresos contra órdenes de compra y presupuestos autorizados.
- Elaborar tablas comparativas, análisis de costos y reportes administrativos.
- Apoyar en el control de inventarios, suministros y materiales.
- Identificar desviaciones en costos, tiempos de entrega o condiciones previamente autorizadas.
- Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas internas de compras.
- Apoyar en reservaciones de hoteles, compra de vuelos y coordinación de viajes para empleados.
- Brindar apoyo en otras actividades administrativas relacionadas con la operación de la empresa.
Requisitos
- Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad, Finanzas, Logística, Negocios o área relacionada.
- Experiencia mínima de seis meses a un año en compras, administración, cuentas por pagar, facturación o logística. Deseable, pero no indispensable.
- Conocimientos básicos de gestión de compras, control de gastos, facturación y seguimiento de proveedores.
- Manejo de Excel indispensable.
- Capacidad para elaborar tablas comparativas, controles administrativos y reportes.
- Facilidad para trabajar con números, documentos y grandes cantidades de información.
- Habilidad para manejar múltiples solicitudes, compras y proyectos simultáneamente.
- Excelente organización, atención al detalle y seguimiento de pendientes.
- Buena comunicación oral y escrita.
- Capacidad para negociar y mantener una relación profesional con proveedores.
- Deseable experiencia en carpintería, construcción, arquitectura, mobiliario o diseño de interiores.
Competencias que buscamos
- Organización y disciplina administrativa.
- Sentido de urgencia.
- Atención al detalle.
- Capacidad de análisis.
- Seguimiento y cierre de pendientes.
- Proactividad y resolución de problemas.
- Honestidad y manejo responsable de información financiera.
- Facilidad para trabajar en equipo.
- Orientación a resultados.
Indicadores principales del puesto
- Órdenes de compra elaboradas y actualizadas en tiempo y forma.
- Compras entregadas dentro de los tiempos acordados.
- Facturas correctamente relacionadas con sus órdenes de compra.
- Estados de cuenta de proveedores y clientes actualizados.
- Solicitudes de pago e ingreso completas y sin errores.
- Reducción de diferencias entre cotizaciones, órdenes de compra, facturas y pagos.
- Identificación de ahorros y mejores condiciones de compra.
- Seguimiento oportuno de saldos, anticipos, facturas y pagos pendientes.
Ofrecemos
- Salario de $9,800 netos mensuales.
- Prestaciones y beneficios conforme a las políticas de la empresa.
- Ambiente de trabajo dinámico y colaborativo.
- Capacitación y acompañamiento durante el proceso de adaptación.
- Oportunidades de aprendizaje y crecimiento profesional.
- Participación en proyectos de arquitectura, construcción, carpintería y diseño de interiores.
Job Type: Full-time
Pay: $9,800.00 - $9,801.00 per month
Work Location: In person
