Objetivo del puesto
Asegurar la correcta integración, control y resguardo de la evidencia documental, fiscal y operativa relacionada con proveedores y proyectos, garantizando la materialidad de las operaciones ante auditorías internas, externas y requerimientos fiscales, así como la trazabilidad entre compras, facturación, contratos y evidencia física en obra/proyectos.
Responsabilidades principales
1. Integrar expedientes de materialidad de proveedores.
2. Solicitar y dar seguimiento a documentación fiscal y legal de proveedores:
- Constancia de situación fiscal
- Opinión de cumplimiento
- Acta constitutiva
- Identificación legal
- Carátula bancaria
- Contratos
- Documentación adicional requerida
3. Elaborar, controlar y archivar contratos y cartas de conclusión de trabajo.
4. Relacionar órdenes de compra, recepciones, facturas y pagos.
5. Validar la congruencia entre:
- productos facturados
- materiales recibidos
- evidencia física instalada en proyecto
6. Integrar expedientes digitales y físicos de soporte documental.
7. Coordinar con áreas de:
- Compras
- Proyectos
- Operaciones
- Contabilidad
- Almacén
8. Revisar planos y documentación técnica para identificar ubicación de materiales o conceptos facturados.
9. Realizar levantamiento de evidencia fotográfica en proyectos.
10. Elaborar relaciones y controles de facturación vs materiales/proyectos ejecutados.
11. Mantener orden y trazabilidad documental para auditorías y revisiones fiscales.
12. Dar seguimiento constante con proveedores y personal interno para completar expedientes.
Perfil requerido
Escolaridad
Preferente:
- Licenciatura en Contaduría Pública
- Administración
- Ingeniería Industrial
- Arquitectura
- Ingeniería Civil
- Ingeniería Mecánica / HVAC
- o carrera afín
Experiencia requerida
Mínimo 2 años en alguna de las siguientes áreas:
- Control documental
- Materialidad fiscal
- Administración de proyectos
- Construcción / HVAC
- Cuentas por pagar
- Auditoría documental
- Estimaciones de obra
- Control administrativo de proyectos
Deseable experiencia en:
- Constructoras
- Contratistas
- Empresas HVAC
- Proyectos electromecánicos
- Empresas con alto volumen de compras y proveedores
Conocimientos técnicos
Indispensables:
- Excel intermedio/avanzado
- Control y organización documental
- Manejo de facturas y CFDI
- Relación OC – recepción – factura
- Integración de expedientes
- Seguimiento administrativo
Deseables:
- Odoo ERP
- Interpretación básica de planos
- Procesos de compras y almacén
- Materialidad fiscal SAT
- Control de proyectos
Competencias y habilidades
- Alto nivel de organización
- Seguimiento constante
- Atención al detalle
- Capacidad analítica
- Comunicación efectiva
- Sentido de urgencia
- Proactividad
- Capacidad para trabajar bajo presión
- Facilidad para coordinar múltiples áreas
- Persistencia para seguimiento con proveedores
Tipo de perfil buscado
Buscamos una persona organizada, analítica y con fuerte enfoque documental, capaz de integrar evidencia fiscal, administrativa y operativa de proyectos y proveedores, asegurando la trazabilidad y soporte de las operaciones de la empresa.
Es importante que tenga facilidad para coordinar áreas operativas y administrativas, así como capacidad para comprender información técnica básica relacionada con proyectos y materiales.
Plus deseables
- Experiencia en empresas de construcción o HVAC
- Experiencia preparando información para auditorías
- Experiencia en control de contratos
- Conocimiento básico de estimaciones y materiales de obra
- Manejo de archivos físicos y digitales de alto volumen
Sueldo: $13,500.00 - $15,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
