Asistente Administrativo / RecepcionistaResumen del Puesto (Visión Ejecutiva)
Esta posición desempeña un papel fundamental en el apoyo a la operación eficiente de una planta manufacturera con enfoque en operaciones nacionales e internacionales de exportación. El puesto combina funciones de recepción con responsabilidades administrativas, logísticas y de cumplimiento normativo, sirviendo como el primer punto de contacto para visitantes, proveedores y clientes.
La posición garantiza el manejo preciso de la documentación, apoya la coordinación de los programas de producción y embarques, y brinda soporte a la gerencia tanto en operaciones nacionales como internacionales.
Es obligatorio contar con dominio completo del inglés y español (comunicación verbal) para facilitar la comunicación con el personal local, proveedores globales, agentes de carga y clientes internacionales.
Responsabilidades PrincipalesCoordinación Operativa
- Recibir y atender visitantes, proveedores y clientes, asegurando el cumplimiento de los procedimientos de seguridad y registro de acceso.
- Actuar como enlace principal de comunicación entre los equipos de producción, proveedores, socios logísticos y la gerencia.
- Apoyar en la programación de corridas de producción y coordinar con los departamentos de exportación y logística para garantizar embarques puntuales.
Soporte Administrativo y de Cumplimiento
- Mantener organizados los registros de órdenes de compra, facturas, conocimientos de embarque (Bill of Lading), certificados de origen, declaraciones aduanales y documentos de cumplimiento para exportación.
- Apoyar en la preparación de documentación para programas IMMEX, agentes aduanales y dependencias gubernamentales.
- Brindar apoyo al área de Recursos Humanos en la programación de entrevistas, procesos de inducción y administración de expedientes de empleados.
Apoyo a la Gerencia y Logística
- Elaborar reportes operativos y de exportación para revisión ejecutiva.
- Coordinar agendas de reuniones, viajes de negocios y visitas de socios internacionales.
- Dar seguimiento a embarques de entrada y salida, manteniendo comunicación con agentes de carga, transportistas y agentes aduanales.
Control de Costos y Eficiencia Operativa
- Monitorear y administrar inventarios de suministros de oficina, embarque y operación para optimizar gastos.
- Verificar que toda la documentación cumpla con los requisitos legales, aduanales, de seguridad y de control de calidad.
Competencias Clave
- Dominio completo del inglés y español (comunicación verbal) — obligatorio.
- Experiencia en puestos administrativos dentro de empresas manufactureras o relacionadas con exportación.
- Excelentes habilidades organizativas y capacidad para administrar múltiples tareas y fechas límite entre diferentes departamentos.
- Conocimiento de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook y PowerPoint).
- Alto nivel de atención al detalle y precisión en el manejo de documentación, especialmente relacionada con cumplimiento aduanal y exportaciones.
- Habilidades profesionales de comunicación para interactuar con personal local e internacional.
Tipo de Puesto
- Tiempo completo
- Presencial
Ubicación de Trabajo
Job Type: Full-time
Pay: From $15,000.00 per month
Work Location: In person
