Perfil:
- Licenciatura en Archivonomía, Biblioteconomía o afín
·Experiencia: De 2 a 4 años en gestión y control de archivo físico y digital, digitalización de documentos, clasificación documental, así como manejo de documentos legales/contables y corporativos.
· Conocimientos: Procesos archivísticos, manejo de sistemas de digitalización, gestión documental y bases de datos, identificación de documentos sensibles, valores y originales, normativas de seguridad documental y Paquetería Microsoft Office.
Jornada completa de lunes a viernes.
Prestaciones superiores a las de ley.
Objetivo Principal:
Garantizar la organización, clasificación, almacenamiento y accesibilidad de los documentos legales, administrativos y confidenciales del despacho, asegurando que toda la información esté correctamente archivada de manera eficiente y conforme a los estándares legales y normativos, contribuyendo así a la operación fluida y ordenada del despacho.
Desglose de responsabilidades:
- Organización y Clasificación de Documentos: Gestionar la clasificación y archivo de documentos legales, contratos, casos de propiedad intelectual, patentes, marcas y litigios, siguiendo un sistema lógico y accesible para su fácil localización.
- Mantenimiento de Archivos Físicos y Digitales: Asegurarse de que tanto los archivos físicos como los digitales estén bien organizados, almacenados y respaldados. Esto incluye la gestión de carpetas, expedientes, registros legales y otros documentos relevantes del despacho.
- Cumplimiento de Normativas de Seguridad y Confidencialidad: Asegurar que todos los documentos sean almacenados conforme a las normativas de seguridad y confidencialidad, en especial los relacionados con clientes y casos legales sensibles, protegiendo la información tanto física como electrónicamente.
- Facilitar el Acceso a los Archivos: Ser el punto de contacto para acceder a archivos específicos, proporcionando los documentos solicitados de manera eficiente y oportuna a los abogados y personal autorizado, garantizando que se mantenga un flujo de información continuo dentro del despacho.
- Digitalización de Documentos: Colaborar en la conversión de archivos físicos a formato digital, utilizando tecnología de escaneo y software especializado, facilitando la transición hacia un sistema de archivo más moderno y accesible electrónicamente.
- Control de Inventarios de Archivos: Llevar un registro detallado de los documentos almacenados, actualizando continuamente los inventarios de archivos físicos y digitales para garantizar que todos los documentos estén correctamente archivados y sean fácilmente recuperables.
- Asistencia en la Gestión de Casos y Expedientes Legales: Ayudar a los abogados y al equipo legal a mantener la documentación organizada para cada caso, asegurando que los expedientes estén completos, actualizados y listos para su uso en reuniones, juicios o presentaciones ante autoridades.
- Eliminación y Descarte Seguro de Documentos Obsoletos: Gestionar la destrucción segura de documentos antiguos o irrelevantes que ya no sean necesarios, de acuerdo con las políticas de retención de documentos y las normativas legales de protección de datos.
- Implementación de Nuevas Herramientas y Tecnologías de Archivo: Colaborar en la implementación de nuevas herramientas tecnológicas y sistemas de archivo para mejorar la eficiencia en la gestión y almacenamiento de documentos, manteniendo al despacho a la vanguardia de las mejores prácticas.
- Apoyo en Auditorías y Revisiones: Asistir en la preparación y organización de documentos para auditorías internas o externas, revisando la integridad y disponibilidad de los archivos según lo requerido.
Sueldo: $15,000.00 - $20,000.00 al mes
Beneficios:
- Estacionamiento de la empresa
Lugar de trabajo: Empleo presencial
