BACK OFFICE ADMINISTRATIVO- ÁREA COMPRAS
GRUPO PHARMA GBC empresa 100% mexicana dedicada al almacenaje, distribución y venta de medicamentos e instrumentación médica comprometida con la salud y el bienestar de las familias, se encuentra interesada en tu gran talento.
¿Te gusta la organización, el seguimiento de procesos y el trabajo administrativo? Si eres una persona analítica, proactiva y con atención al detalle, ¡esta oportunidad es para ti!
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Objetivo del puesto:
Brindar soporte administrativo y operativo al área de Compras, asegurando el control documental, seguimiento a proveedores y correcta ejecución de los procesos relacionados con facturación, devoluciones, pagos y administración de información en NetSuite.
Perfil:
Actitud de servicio, trabajo en equipo y enfoque a resultados
- Lic. en el área administrativa, comercio o afín.
- 1 a 2 años de experiencia áreas administrativas como Back Office o Auxiliar Administrativo.
- Excelente presentación
- Manejo de paquetería office (Excel 60%, Power Point 50%, Word 50%)
- ERP Oracle Netsuite (deseable)
- Excelente organización, atención al detalle y capacidad de seguimiento.
Funciones y/o actividades:
1. Control de facturación de compras a proveedores (medicamento y material de curación)
- Solicitar y dar seguimiento a la recepción de facturas con los proveedores.
- Validar que la documentación cumpla con los requisitos establecidos y esté completa.
- Cargar archivos PDF y XML en NetSuite, vinculándolos con las órdenes de compra correspondientes.
- Dar seguimiento oportuno para asegurar la continuidad del proceso y evitar retrasos en pagos.
2. Administración de notas de crédito
- Solicitar notas de crédito derivadas de devoluciones, vicios ocultos, rechazos por calidad, faltantes u otras incidencias.
- Dar seguimiento hasta su correcta emisión y aplicación en sistema.
- Registrar las notas de crédito en NetSuite.
- Mantener el control para evitar discrepancias contables con los proveedores.
3. Gestión de ADP (Devoluciones a proveedor)
- Generar y dar seguimiento a las devoluciones en sistema.
- Asegurar el cierre oportuno de las ADP para evitar inventario virtual o diferencias entre almacén y contabilidad.
- Coordinar el seguimiento con las áreas involucradas hasta la conclusión del proceso.
4. Administración de órdenes de servicio
- Monitorear diariamente las órdenes de servicio generadas en el sistema.
- Validar y aprobar las órdenes correspondientes a contratos con proveedores.
- Verificar la correcta carga de archivos XML y PDF.
- Confirmar la congruencia entre la información de la factura y los documentos registrados.
5. Conciliación de estados de cuenta
- Conciliar estados de cuenta con proveedores para validar facturación, pagos, notas de crédito y saldos pendientes.
- Identificar diferencias y dar seguimiento hasta su correcta regularización.
6. Concentración y seguimiento de pagos
- Elaborar la relación de pagos para su envío al área de Finanzas.
- Dar seguimiento diario con los analistas de compras para validar la programación oportuna de pagos.
7. Administración de expedientes de proveedores
- Mantener actualizada la documentación administrativa y fiscal de los proveedores.
- Dar seguimiento a la integración, actualización y resguardo de los expedientes.
8. Gestión de altas y líneas de crédito con proveedores
- Dar seguimiento a solicitudes de alta de proveedores en sistema.
- Gestionar la actualización de información y líneas de crédito con proveedores.
- Mantener comunicación con las áreas involucradas hasta la conclusión de cada trámite.
9. Control y seguimiento de incidencias con proveedores
- Dar seguimiento a incidencias relacionadas con entregas, documentación, facturación y devoluciones.
- Mantener comunicación constante con proveedores y áreas internas hasta su resolución.
Competencias:
- Organizado
- Analítico
- Trabajo bajo presión
- Resolución de problemas
- Comunicación
- Gestión de tiempo
HORARIO: 9:00 a 18:30 de lunes a viernes y sábados ocasionalmente medio día.
¿Qué ofrecemos?
Prestaciones de ley:
- IMSS
- Aguinaldo de 15 días
- Vacaciones y prima vacacional
Prestaciones superiores:
- Comedor subsidiado
- Vales de despensa
- Bono navideño (15 días)
- Premio de puntualidad y asistencia
- Fondo de ahorro
- Sueldo 100% registrado ante nómina
Contrato con opción a tiempo indefinido, sujeto a un desempeño satisfactorio y al cumplimiento exitoso del periodo de prueba o capacitación.
HORARIO Y UBICACIÓN
- Lunes a viernes de 9:00 a 18:30 hrs, sábados ocasionales de 9:00 a 14:00 hrs, según carga de trabajo
- Ubicación: Cercano a Línea 12 (Dorada) del Metro Mixcoac
Si cumples con el perfil y estás listo/a para asumir un nuevo reto profesional, esperamos tu postulación. Envía tu CV a: [email protected]
Sueldo: $10,000.00 - $15,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
