(Revisar ubicación del puesto laboral)
Brindar soporte administrativo eficiente y oportuno a las diferentes áreas de la organización mediante la gestión documental, captura y control de información, seguimiento de procesos administrativos y coordinación de actividades operativas, contribuyendo al correcto funcionamiento de la empresa.
De manera complementaria y cuando las necesidades operativas lo requieran, proporcionar atención profesional a clientes, visitantes, proveedores y usuarios internos, apoyando actividades de recepción (Front Desk), orientación, canalización de solicitudes y representación institucional de la empresa, manteniendo en todo momento una imagen cordial, organizada y de servicio.
3. Responsabilidades Principales
Actividades Administrativas
- Capturar, registrar y actualizar información en sistemas, bases de datos y plataformas
administrativas.
- Elaborar reportes operativos y administrativos periódicos.
- Administrar, organizar y resguardar documentación física y digital.
- Integrar y mantener expedientes actualizados.
- Dar seguimiento a trámites, solicitudes y procesos internos.
- Gestionar y controlar archivos electrónicos y físicos.
- Apoyar en la elaboración de formatos, presentaciones, minutas y documentos
administrativos.
- Monitorear correos electrónicos y canalizar solicitudes a las áreas correspondientes.
- Apoyar en la programación y seguimiento de actividades administrativas.
- Mantener actualizados controles, bitácoras y registros internos.
- Verificar la integridad y exactitud de la información administrada
Atención a Clientes
- Atender consultas básicas de clientes de forma presencial, telefónica o digital.
- Brindar información general sobre servicios, procedimientos o canales de atención.
- Canalizar solicitudes, requerimientos o incidencias al área correspondiente.
- Dar seguimiento oportuno a solicitudes recibidas hasta su correcta atención.
- Mantener una atención cordial, profesional y orientada al servicio.
- Registrar y documentar interacciones relevantes cuando sea requerido.
Funciones de Front Desk / Recepción
- Recibir y atender visitantes con una actitud profesional.
- Notificar oportunamente la llegada de clientes, proveedores y visitantes.
- Controlar el registro de ingresos y accesos cuando aplique.
- Atender llamadas telefónicas y transferirlas correctamente.
- Gestionar salas de reuniones de acuerdo con las necesidades operativas.
- Mantener el área de recepción ordenada y presentable.
- Coordinar el flujo de visitantes dentro de las instalaciones.
Apoyo Operativo y Organizacional
- Coordinar citas, reuniones y agendas cuando sea requerido.
- Apoyar en la logística básica de reuniones internas.
- Solicitar y controlar suministros de oficina.
- Colaborar con distintas áreas en tareas administrativas específicas.
- Apoyar en actividades especiales, campañas o proyectos administrativos.
- Contribuir al cumplimiento de políticas y procedimientos internos.
Sueldo: $12,000.00 - $15,000.00 al mes
Experiencia:
- CONTPAQi: 1 año (Deseable)
- Atención a clientes: 1 año (Deseable)
- Microsoft Office: 3 años (Deseable)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
