Objetivo del Puesto
Proveer soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel al Director General, fungiendo como un punto central de organización y comunicación. La candidata ideal deberá demostrar una marcada iniciativa y autonomía para optimizar la gestión del tiempo del director, asegurar el seguimiento eficiente de proyectos clave y mantener una imagen profesional impecable de la firma ante clientes internos y externos.
Principales Responsabilidades
1. Gestión Integral de la Agenda y Tiempo del Director
- Administrar y coordinar la agenda diaria, semanal y mensual, incluyendo reuniones internas y externas, llamadas y compromisos personales/profesionales.
- Anticipar necesidades y preparar la documentación necesaria para cada reunión, asegurando que el Director General cuente con la información relevante con antelación.
- Filtro y priorización de comunicaciones (emails, llamadas) para maximizar la productividad del Director.
2. Seguimiento de Pendientes y Proyectos Clave
- Establecer y mantener un sistema riguroso para el seguimiento de tareas, compromisos y proyectos asignados a diferentes áreas de la firma (Contabilidad, Fiscal y Legal).
- Dar seguimiento proactivo a los líderes de área para asegurar el cumplimiento de plazos establecidos por la Dirección.
- Elaborar reportes de avance y estatus de pendientes para la revisión periódica por parte del Director General.
3. Coordinación de Viajes y Logística
- Organizar y gestionar de manera completa viajes de negocios nacionales e internacionales (reservas de vuelos, hoteles, transporte, visados, y creación de itinerarios detallados).
- Preparar y liquidar los gastos de viaje y representación del Director General.
4. Atención a Clientes y Socios de Negocio
- Actuar como el primer punto de contacto profesional y cortés para clientes clave, socios y visitantes de la Dirección.
- Gestionar y coordinar la logística de reuniones con clientes, incluyendo la preparación de salas, confirmación de asistencia y servicio de hospitalidad.
- Mantener la confidencialidad absoluta de la información manejada.
5. Soporte Administrativo General
- Organización y archivo de documentación sensible y confidencial de la Dirección.
- Elaboración y revisión de presentaciones, documentos ejecutivos e informes.
- Coordinación de reuniones de Consejo o Comités internos, incluyendo la preparación de convocatorias, actas y minutas.
Requisitos del Puesto
Formación y Experiencia
- Título Técnico o Licenciatura concluida en Administración, Asistencia Ejecutiva, Relaciones Públicas o campo afín.
- Experiencia mínima de 3 a 5 años como Asistente de Dirección, de Presidencia o similar, preferentemente en el sector de servicios profesionales (legal, consultoría, financiero, o contable/fiscal).
- Dominio avanzado de paquetería Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
Habilidades Clave
- Proactividad y Autonomía: Capacidad para anticipar problemas y tomar decisiones/acciones sin supervisión constante.
- Organización y Planificación: Habilidad excepcional para manejar múltiples tareas y prioridades en entornos de alta presión.
- Comunicación: Excelente expresión verbal y escrita, con capacidad para interactuar a nivel ejecutivo.
- Discreción y Confidencialidad: Imprescindible en el manejo de información sensible de la firma y sus clientes.
- Orientación al Cliente: Trato amable, profesional y resolutivo.
Ofrecemos
- Contratación directa y sueldo competitivo acorde a la experiencia.
- Prestaciones de ley.
- Ambiente de trabajo dinámico y profesional.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: Hasta $17,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
