Descripción de la empresa
Fenixfarma es una empresa especializada en el sector farmacéutico y de salud, enfocada en la distribución, importación y comercialización de productos médicos y farmacéuticos. Buscamos un Office Manager organizado y proactivo que sea el pilar administrativo que garantice eficiencia operativa, orden documental y soporte impecable a nuestros procesos regulatorios y de negocio.
¿Qué harás en este rol?
Serás clave para que la operación diaria de la oficina, la gestión documental técnica y el soporte administrativo al equipo de regulatory affairs y operaciones fluyan sin contratiempos.
Responsabilidades principales:
- Gestión integral de la oficina: control de suministros, proveedores, mantenimiento de instalaciones y equipos.
- Coordinación y soporte administrativo al equipo (incluyendo áreas de regulatory, documentación técnica y operaciones).
- Administración organizada de archivos físicos y digitales (Google Drive, sistemas internos, dossiers técnicos), asegurando confidencialidad, trazabilidad y cumplimiento normativo.
- Apoyo en gestión de nómina, control de asistencia, vacaciones y prestaciones básicas del personal.
- Elaboración de reportes, presentaciones y soporte documental para licitaciones gubernamentales, trámites COFEPRIS y revisiones técnicas
- Gestión de agenda, reuniones, viajes y comunicación con autoridades regulatorias, laboratorios y clientes clave del sector salud.
- Identificación e implementación de mejoras en procesos administrativos para optimizar eficiencia y reducir riesgos regulatorios.
- Atención profesional de visitas, llamadas y correspondencia.
Perfil que buscamos:
- Licenciatura terminada en Administración de Empresas, Contaduría, Comercio Internacional, Farmacia, Regulatory Affairs o área afín.
- Inglés fluido (hablado y escrito) — requisito indispensable (Conversacional).
- Mínimo 2 años de experiencia comprobable como Office Manager, Gerente Administrativo, Coordinador de Oficina o rol similar, preferentemente en sector farmacéutico, salud o empresas reguladas.
- Conocimiento o experiencia en procesos regulatorios (es una ventaja importante) .
- Dominio avanzado de Microsoft Office (Excel intermedio-avanzado: tablas dinámicas, fórmulas, reportes y dashboards) y Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Calendar).
- Excelentes habilidades de organización, atención al detalle y manejo de documentación sensible/confidencial.
- Comunicación verbal y escrita impecable en español. Inglés intermedio (lectura y redacción de documentos técnicos) es altamente valorado.
- Capacidad de trabajar bajo presión en entornos regulados y dinámicos.
- Disponibilidad para laborar de forma presencial en CDMX
- Actitud de servicio, discreción, proactividad y compromiso con estándares de calidad y cumplimiento normativo.
Job Type: Full-time
Pay: $15,000.00 - $22,000.00 per month
Language:
Work Location: In person
