Propósito del Puesto
El Director de Grupos y Convenciones supervisa el Departamento de Grupos y Convenciones, garantizando un producto consistente y de clase mundial conforme a los estándares de marca, al tiempo que maximiza la rentabilidad y salvaguarda la integridad de la experiencia del huésped. El Director construye y expande una cartera de cuentas de banquetes y grupos, impulsa el desempeño de ventas de banquetes y eventos, y garantiza un flujo de información fluido entre Ventas, Servicios de Banquetes y la división de Alimentos y Bebidas. En estrecha colaboración con el Director de Ventas y Mercadotecnia y el Director de Alimentos y Bebidas, este puesto es fundamental para establecer la operación de grupos y convenciones del resort desde la etapa previa a la apertura en adelante.
Funciones Esenciales
Desempeño de Ventas y Proyecciones Financieras
- Garantizar que las ventas de banquetes y eventos cumplan o superen los niveles de ingresos presupuestados en todos los segmentos de grupos, sociales y corporativos.
- Elaborar las proyecciones semanales, mensuales y trimestrales de Banquetes y Eventos para monitorear con precisión el flujo y ritmo del negocio.
- Proyectar los ingresos de alimentos, bebidas y renta de salones de banquetes de manera anual, mensual y semanal.
- Elaborar Planes de Acción de Ventas de Banquetes de manera trimestral, enfocados en las necesidades del cliente y en maximizar los periodos de baja ocupación.
- Elaborar y mantener una proyección y análisis móvil a seis meses para respaldar la gestión proactiva de ingresos.
Desarrollo de Cuentas y Gestión de Relaciones con Clientes
- Prospectar y establecer una cartera creciente de cuentas de banquetes, grupos y eventos sociales para construir un flujo de negocio sólido.
- Establecer y mantener relaciones con proveedores externos que brindan servicios al resort y a sus huéspedes a través del Departamento de Grupos y Convenciones.
- Contar con conocimiento práctico de la oferta de productos de Alimentos y Bebidas para respaldar la venta consultiva y las recomendaciones de menú.
- Asistir a las reuniones semanales de personal y de resúmenes de grupo para garantizar el pleno alineamiento sobre los próximos eventos.
- Asistir a reuniones fuera del hotel, visitas de sitio y encuentros con clientes según sea necesario para desarrollar negocio nuevo y existente.
Supervisión Operativa y Estándares de Servicio
- Garantizar un flujo fluido de información y comunicación entre Ventas, Servicios de Banquetes y el Departamento de Alimentos y Bebidas.
- Monitorear y evaluar continuamente el nivel de servicio que mantiene el Departamento de Banquetes conforme a los estándares de marca de lujo.
- Garantizar que se cumplan los estándares de servicio del departamento y que todas las políticas y procedimientos de la empresa se cumplan de manera consistente.
- Recorrer los espacios de eventos del hotel y realizar revisiones sorpresa de los montajes de salas de reunión para verificar la preparación y calidad.
- Garantizar que todos los requerimientos de entrega de expedientes entre Ventas y Grupos y Convenciones se completen en su totalidad para cada evento.
Liderazgo de Equipo y Coordinación Departamental
- Planear, evaluar, organizar y dirigir las actividades de los Gerentes de Grupos y Convenciones, Gerentes de Ventas de Banquetes y Coordinadores de Ventas de Banquetes.
- Asistir y dirigir todas las reuniones designadas de Ventas y Banquetes, brindando dirección clara y seguimiento.
- Supervisar la coordinación del sistema de diario de funciones para garantizar una programación precisa y libre de conflictos de todos los eventos.
- Asesorar, capacitar y desarrollar a los equipos de Grupos y Convenciones y Ventas de Banquetes para construir una sólida cantera de liderazgo orientada al servicio.
- Fomentar una colaboración estrecha con el Chef Ejecutivo, el Gerente de Banquetes/Eventos y el Gerente de Bares para garantizar la ejecución fluida de los eventos.
Estándares de Marca y Preparación Previa a la Apertura
- Mantener el conocimiento y los estándares operativos de la hotelería de ultra lujo en cada etapa del ciclo de banquetes y grupos y convenciones.
- Garantizar que los sistemas, herramientas y flujos de trabajo del departamento (incluyendo la plataforma de diario de funciones) estén configurados y listos para el personal antes de la apertura.
- Colaborar con Ventas y Mercadotecnia, Alimentos y Bebidas, y Finanzas para alinear las políticas de banquetes y grupos y convenciones con los estándares corporativos de marca de Omni Hotels & Resorts.
- Representar al Departamento de Grupos y Convenciones en las reuniones ejecutivas y de planeación previas a la apertura, aportando ideas sobre las iniciativas a nivel resort.
- Apoyar el reclutamiento, la incorporación y la capacitación del equipo de Grupos y Convenciones como parte de los hitos previos a la apertura del resort.
Requisitos Mínimos
- Bilingüe en inglés y español, con sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita en ambos idiomas.
- Se requieren más de 10 años de experiencia progresiva en Ventas Hoteleras, Banquetes y Grupos y Convenciones, idealmente dentro de un entorno de resort de ultra lujo.
- Se prefiere licenciatura; se requiere bachillerato o equivalente, junto con experiencia relevante sustancial.
- Sólido conocimiento práctico de las operaciones de la industria hotelera, incluyendo técnicas de preparación de Alimentos y Bebidas y estándares de ejecución de banquetes.
- Líder dinámico, entusiasta y creativo que se desempeña bien bajo presión, gestiona múltiples prioridades y resuelve problemas de manera eficaz.
- Habilidades comprobadas de venta, negociación y presentación, con un historial de desarrollo y cierre de negocio de banquetes y grupos.
- Habilidades altamente desarrolladas de servicio al cliente, con fuerte atención al detalle y un trato pulido y centrado en el huésped.
- Dominio en la preparación de órdenes de eventos (BEO), hojas de cálculo aprobadas por la empresa y herramientas de procesamiento de texto.
- Conocimiento de las normas y regulaciones de salud, así como de las leyes y regulaciones sobre bebidas alcohólicas aplicables a las operaciones de banquetes y eventos.
- Capacidad demostrada para delegar, capacitar de manera eficaz y asesorar a un equipo de profesionales de ventas y servicio.
- Disponibilidad para trabajar en horario flexible, incluyendo noches, fines de semana y días festivos según lo requiera la actividad de eventos y banquetes.
- Dominio de Microsoft Word, PowerPoint, Excel y Outlook; se prefiere fuertemente experiencia con Delphi o un sistema comparable de gestión de ventas/banquetes.
- Sólido criterio financiero, con capacidad para gestionar proyecciones, presupuestos y objetivos de ingresos en los segmentos de banquetes y eventos.
