Objetivo General del Puesto
Planificar, organizar y supervisar las operaciones administrativas y logísticas internas de la empresa, garantizando la optimización de recursos, el cumplimiento de procesos operativos y la eficiencia en los servicios de soporte para el correcto funcionamiento de todas las áreas.
3. Funciones y Responsabilidades Principales
Gestión Operativa y Administrativa
- Control de insumos: Supervisar la compra, inventario y distribución de suministros de oficina, equipos y servicios generales.
- Mantenimiento y servicios: Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones, mobiliario, parque vehicular y equipos de cómputo.
- Gestión de proveedores: Evaluar, negociar y mantener la relación con proveedores de servicios externos (limpieza, seguridad, mensajería, arrendamiento, etc.).
Control Financiero y Presupuestal (Nivel Operativo)
- Presupuesto del área: Apoyar en la elaboración y seguimiento del presupuesto operativo administrativo.
- Caja chica y viáticos: Administrar, verificar y comprobar los fondos de caja chica, gastos de representación y viáticos de viaje del personal.
- Facturación y pagos: Revisar y validar facturas de proveedores antes de enviarlas al área contable para su pago.
Cumplimiento y Normativa
- Gestión documental: Supervisar el archivo, resguardo y clasificación de documentos legales, contratos, licencias y trámites corporativos.
- Trámites gubernamentales: Gestionar licencias de funcionamiento, permisos municipales y trámites regulatorios aplicables a las instalaciones.
- Políticas internas: Velar por el cumplimiento de los manuales de procesos y políticas administrativas de la empresa.
. Perfil del Candidato (Requisitos)Educación y Formación
- Nivel académico: Licenciatura concluida en Administración de Empresas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carreras afines.
- Idiomas: Inglés intermedio / avanzado (deseable según el tipo de empresa).
Experiencia Previa
- 3 a 5 años de experiencia en posiciones similares (Asistente Senior, Supervisor o Coordinador Administrativo).
- Manejo comprobable de proveedores, control de inventarios y gestión de presupuestos operativos.
Conocimientos Técnicos
- Manejo avanzado de Microsoft Office (especialmente Excel para reportes y bases de datos).
- Dominio de sistemas ERP (SAP, Oracle, Zoho, CONTPAQi o similares).
- Conocimiento básico de legislación laboral, facturación electrónica y trámites administrativos/fiscales.
. Competencias y Habilidades
Habilidades BlandasHabilidades Técnicas / GestiónOrganización y planificación: Alta capacidad para priorizar tareas múltiples.
Capacidad de negociación: Trato efectivo con proveedores y costos.
Liderazgo y manejo de personal: Supervisión y motivación de equipos de soporte.
Análisis de datos: Interpretación de reportes de gastos e indicadores.
Resolución de problemas: Proactividad ante imprevistos logísticos u operativos.
Gestión de procesos: Capacidad para optimizar y documentar flujos de trabajo.
Comunicación asertiva: Coordinación efectiva con todas las áreas internas.
Atención al detalle: Meticulosidad en revisión de facturas y contratos.6. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)
- Cumplimiento del presupuesto: Mantenimiento de los gastos administrativos dentro del margen asignado.
- Tiempo de respuesta: Eficiencia en la atención de requerimientos internos de insumos o mantenimiento.
- Ahorro operativo: Porcentaje de optimización de costos en negociación con proveedores.
- Auditoría de inventario y activos: Exactitud entre los registros administrativos y la existencia física.
Sueldo: $20,000.00 - $22,000.00 al mes
Beneficios:
- Descuento de empleados
- Estacionamiento de la empresa
- Estacionamiento gratuito
- Teléfono de la empresa
Lugar de trabajo: Empleo presencial
