Lunes a viernes de 08:00 a 17:00 horas.
Sábados de 09:00 a 14:00 horas.
Requisitos
Licenciatura concluida en Administración, Negocios, Relaciones Internacionales o carrera afín.
Experiencia mínima comprobable de 3 a 5 años en posiciones similares como Office Manager, Coordinador(a) Administrativo(a), Facilities, Administración General o Soporte Ejecutivo.
Inglés indispensable nivel B2 o C1.
se Ofrece:
Prestaciones de Ley
gastos medicos menores
Inglés conversacional de negocios (se evaluará durante el proceso).
Experiencia en administración integral de oficinas corporativas e inmuebles.
Experiencia en manejo de proveedores, contratos y servicios generales.
Experiencia en compras, facturación, control de gastos y procesos administrativos.
Experiencia coordinando personal de limpieza, seguridad y proveedores externos.
Experiencia en control documental, resguardo de contratos y gestión de viáticos.
Experiencia administrando múltiples proveedores y servicios simultáneamente.
Contar con referencias laborales comprobables.
Excelente organización, seguimiento y atención al detalle.
Capacidad para gestionar múltiples actividades y prioridades simultáneamente.
Alto sentido de responsabilidad, confidencialidad y servicio.
Deseable experiencia en empresas con múltiples oficinas, inmuebles o alta interacción con proveedores y servicios generales.
Principales Responsabilidades
Administración integral de oficinas corporativas e inmuebles.
Supervisión y seguimiento de servicios de electricidad, agua, internet, mantenimiento, arrendamientos y demás servicios necesarios para la operación.
Coordinación y seguimiento de proveedores de servicios generales.
Gestión de compras de insumos de limpieza, cafetería, papelería, herramientas, mobiliario, electrodomésticos, materiales operativos y cualquier recurso necesario para el correcto funcionamiento de las oficinas.
Control y seguimiento de facturación, pagos, comprobación de gastos y procesos administrativos.
Administración y seguimiento de tarjetas corporativas.
Gestión y seguimiento de pagos a proveedores y prestadores de servicios.
Supervisión de las condiciones generales de las oficinas, verificando que mobiliario, equipos, electrodomésticos, pantallas, cafeteras, hornos, refrigeradores, áreas comunes, salas de juntas, cocinetas y espacios de trabajo se encuentren en óptimas condiciones.
Coordinación y supervisión del personal de limpieza y seguridad.
Administración de horarios, descansos, coberturas, permisos y requerimientos operativos del personal de limpieza y seguridad.
Seguimiento al desempeño del personal de limpieza y seguridad, garantizando la continuidad operativa de los inmuebles.
Atención y seguimiento de incidencias relacionadas con mantenimiento, instalaciones, servicios generales y operación de oficinas hasta su resolución.
Coordinación de adecuaciones, cambios y requerimientos operativos de los distintos inmuebles cuando sea necesario.
Control, administración y resguardo de llaves, accesos y copias de acceso de oficinas e inmuebles.
Administración, organización y resguardo de contratos corporativos, expedientes y documentación administrativa.
Gestión y control de archivos físicos y digitales.
Control y resguardo de documentación sensible y confidencial de la compañía.
Seguimiento a contratos con proveedores y validación de documentación correspondiente.
Gestión administrativa y seguimiento con proveedores de telecomunicaciones y servicios corporativos.
Seguimiento a trámites relacionados con servicios de internet, telefonía y telecomunicaciones.
Coordinación de viáticos, transportes y logística para personal directivo, representantes legales y área legal.
Gestión de reservaciones, traslados, hospedajes y requerimientos logísticos cuando sea necesario.
Seguimiento a procesos de regularización, homologación y cumplimiento documental con proveedores externos.
Validación de avances, entregables y tiempos de ejecución de proyectos asignados a proveedores externos.
Comunicación constante con proveedores para seguimiento de requerimientos, incidencias y acuerdos operativos.
Apoyo administrativo a Dirección, Recursos Humanos, Legal, Contabilidad y otras áreas de la organización.
Elaboración de reportes administrativos y seguimiento de actividades estratégicas asignadas por Dirección.
Traducción e interpretación de español a inglés y de inglés a español durante reuniones, llamadas, visitas y comunicaciones corporativas.
Apoyo en la coordinación de actividades internas, eventos corporativos y requerimientos especiales de la operación.
Gestión de múltiples proveedores y servicios simultáneamente, asegurando la continuidad operativa de las oficinas.
Supervisión y seguimiento de las necesidades operativas de los distintos pisos e inmuebles de la compañía.
Garantizar que las instalaciones, servicios, recursos e infraestructura se encuentren disponibles y funcionando adecuadamente para la operación diaria.
Mantener una comunicación efectiva con las distintas áreas de la organización para atender requerimientos administrativos y operativos en tiempo y forma.
Competencias
Organización y planeación.
Comunicación efectiva.
Proactividad.
Resolución de problemas.
Capacidad de negociación.
Atención al detalle.
Orientación a resultados.
Trabajo bajo presión.
Seguimiento y control administrativo.
Manejo de información confidencial.
Capacidad para coordinar múltiples actividades de manera simultánea.
Alto sentido de urgencia y servicio.
Importante
El inglés es indispensable y será evaluado durante el proceso de selección.
Contar con referencias laborales.
Se ofrecen :
Prestaciones de ley
Gastos Medicos Menores
Sueldo 20,000 pesos
