RESUMEN DEL PUESTO
Buscamos una persona con experiencia y altamente proactiva para ocupar la posición de Coordinador(a) de Proyectos / Administración de Oficina, quien será responsable de coordinar y dar seguimiento a los proyectos y operaciones entre nuestros equipos de Dallas y México.
Esta posición tendrá como responsabilidad principal mantener una visión clara y actualizada de todos los proyectos activos, asegurarse de que cada departamento cumpla con sus responsabilidades y fechas de entrega, identificar retrasos o problemas y tomar las acciones necesarias para mantener los proyectos avanzando.
La persona ideal deberá contar con experiencia previa en coordinación de equipos, administración de proyectos, operaciones o manejo de personal, además de excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas.
Será una posición de coordinación y supervisión activa, por lo que se requiere iniciativa, criterio propio, capacidad para tomar decisiones y habilidad para exigir resultados y dar seguimiento a los responsables de cada departamento.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Coordinación y seguimiento de proyectos
- Dar seguimiento constante al estatus de todos los proyectos activos y conocer su progreso, fechas límite y pendientes.
- Asegurarse de que los proyectos sean asignados, procesados, revisados y entregados dentro de los tiempos establecidos.
- Dar seguimiento a la persona responsable de la asignación de proyectos para garantizar que los proyectos sean asignados oportunamente.
- Asegurarse de que se cumplan las fechas establecidas.
- Identificar proyectos retrasados, estancados o abandonados y tomar las acciones necesarias para reactivarlos.
- Dar seguimiento a los pendientes hasta asegurarse de que sean completados.
- Identificar obstáculos que estén retrasando los proyectos y coordinar con el departamento correspondiente para resolverlos.
- Priorizar proyectos y tareas de acuerdo con las necesidades de la empresa y las fechas de entrega.
Coordinación y responsabilidad de los departamentos
- Trabajar directamente con los encargados de cada departamento para asegurarse de que sus equipos estén cumpliendo con sus responsabilidades y fechas de entrega.
- Exigir seguimiento y cumplimiento a los responsables de cada área.
- Dar seguimiento constante a retrasos, pendientes y problemas recurrentes.
- Reportar incumplimientos importantes o recurrentes.
- Asegurarse de que los encargados de cada departamento mantengan una comunicación efectiva con sus equipos.
- Ayudar a identificar áreas de oportunidad y promover la responsabilidad y el trabajo en equipo.
Control de calidad y eficiencia de producción
- Dar seguimiento al proceso de Quality Control (QC) para asegurarse de que los proyectos sean revisados correctamente antes de su entrega.
- Trabajar en conjunto con los equipos de QC y Producción para reducir errores y evitar que se repitan.
- Identificar errores recurrentes que puedan estar afectando los tiempos de entrega.
- Asegurarse de que los errores detectados durante QC sean comunicados al personal correspondiente y corregidos oportunamente.
- Contribuir a mejorar los tiempos de producción asegurándose de que los proyectos avancen de manera eficiente entre las diferentes etapas.
Coordinación con Customer Service
- Trabajar en conjunto con la encargada del departamento de Customer Service para asegurarse de que los CS Representatives estén dando el seguimiento adecuado a los clientes y proyectos.
- Dar seguimiento a las quejas de clientes e identificar problemas recurrentes que requieran atención de la gerencia.
- Asegurarse de que los clientes reciban actualizaciones constantes y oportunas sobre sus proyectos.
- Identificar proyectos que no estén recibiendo el seguimiento adecuado y asegurarse de que se tomen las acciones necesarias.
- Dar seguimiento a proyectos que hayan permanecido inactivos o estancados durante un periodo prolongado.
- Asegurarse de que los pendientes relacionados con clientes estén correctamente registrados y atendidos.
Coordinación y manejo de personal
- Asignar tareas y prioridades de acuerdo con las necesidades de la empresa y la carga de trabajo actual.
- Dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los empleados.
- Proporcionar dirección y seguimiento a los encargados de departamento y miembros del equipo cuando sea necesario.
- Identificar errores y problemas de desempeño, comunicarlos de manera profesional y asegurarse de que los empleados comprendan las áreas que necesitan mejorar.
- Reconocer y comunicar el buen desempeño de los empleados cuando corresponda.
- Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo entre los diferentes departamentos.
- Apoyar a los encargados de departamento en la resolución de problemas operativos y en el cumplimiento de pendientes.
Organización y actualización de información
- Asegurarse de que los trackers de proyectos y demás registros operativos se mantengan actualizados y correctamente organizados.
- Revisar periódicamente los trackers para identificar proyectos atrasados, inactivos o en riesgo.
- Mantener una visión clara y actualizada del estatus de los proyectos y del desempeño de los departamentos.
- Comunicar actualizaciones importantes, retrasos, problemas y situaciones que puedan afectar las operaciones.
- Proporcionar información relevante sobre el progreso de los proyectos, seguimiento de empleados y desempeño de los departamentos.
Coordinación entre Dallas y México
- Servir como un punto importante de comunicación y coordinación entre el equipo de Dallas y el equipo de México.
- Asegurarse de que las prioridades y expectativas establecidas por el equipo de Dallas sean comunicadas claramente a los departamentos correspondientes en México, y viceversa.
- Dar seguimiento al equipo de México para asegurarse de que se cumplan los compromisos y fechas establecidas por Dallas.
- Comunicar oportunamente retrasos, problemas y posibles riesgos.
- Mantener una comunicación constante con el equipo de Dallas respecto al estatus de los proyectos y asuntos operativos.
TOMA DE DECISIONES Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
La persona que ocupe esta posición deberá tener iniciativa y capacidad para tomar decisiones de manera independiente cuando sea necesario para mantener los proyectos y las operaciones avanzando.
Deberá ser capaz de:
- Identificar problemas antes de que afecten significativamente los tiempos de entrega.
- Determinar qué departamento o persona es responsable de resolver cada problema.
- Tomar acciones sin esperar instrucciones constantes cuando la situación esté dentro de sus responsabilidades.
- Escalar problemas importantes a la gerencia (dueño) cuando sea necesario.
- Manejar múltiples prioridades y tomar decisiones considerando fechas de entrega, necesidades de la empresa e impacto en los proyectos.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Esta posición tendrá autoridad formal para dar seguimiento y exigir el cumplimiento de responsabilidades y fechas de entrega a los encargados de los diferentes departamentos.
El/la Coordinador(a) podrá solicitar actualizaciones de estatus, exigir seguimiento a proyectos pendientes, identificar incumplimientos y reportar a la gerencia (dueño) incumplimientos recurrentes o situaciones que afecten las operaciones.
La persona deberá mantener siempre una comunicación profesional y respetuosa, al mismo tiempo que se asegura de que se cumplan los estándares, prioridades y fechas establecidas por la empresa.
REQUISITOS Y EXPERIENCIA
- Experiencia previa en coordinación de equipos, administración de proyectos, operaciones, manejo de personal o una posición similar de liderazgo o coordinación.
- Experiencia coordinando múltiples proyectos, tareas o equipos simultáneamente.
- Experiencia trabajando con fechas límite y objetivos de desempeño.
- Experiencia previa supervisando, coordinando o dando seguimiento al cumplimiento de responsabilidades de empleados.
- Excelentes habilidades de organización y seguimiento.
- Capacidad para resolver problemas y tomar decisiones.
- Capacidad para priorizar múltiples tareas y manejar cambios de prioridades.
- Atención al detalle.
- Capacidad para identificar problemas, tomar iniciativa y proponer soluciones.
- Excelentes habilidades de comunicación y trato interpersonal.
- Dominio profesional de inglés y español, tanto hablado como escrito.
- Capacidad para comunicarse efectivamente con equipos ubicados en Estados Unidos y México.
- Manejo de Microsoft Office / Google Workspace y sistemas de seguimiento de proyectos.
PERFIL IDEAL
La persona ideal para esta posición debe ser organizada, proactiva, firme, responsable y orientada a resultados.
Debe sentirse cómoda dando seguimiento a encargados de departamento y empleados, solicitando resultados, identificando problemas y escalando situaciones cuando sea necesario.
No debe requerir supervisión constante. Debe ser capaz de entender las prioridades de la empresa, identificar qué necesita hacerse, coordinar a las personas correspondientes y dar seguimiento hasta asegurarse de que el problema o pendiente quede resuelto.
Se consideran esenciales las habilidades de liderazgo, comunicación, organización, seguimiento, responsabilidad y resolución de problemas.
Job Type: Full-time
Pay: $6,000.00 - $7,000.00 per week
Work Location: In person
