Datos Generales del Puesto
- Puesto: Recepcionista
- Área / Departamento: Administración / Atención al Cliente
- Objetivo del Puesto: Brindar una atención cálida, eficiente y profesional a los clientes y visitantes, así como gestionar de manera organizada la recepción, el flujo de llamadas, los procesos de facturación y el manejo de documentos y expedientes de la empresa, garantizando la discreción y el uso adecuado de las herramientas digitales.
Requisitos y Competencias
Habilidades y Competencias (Soft Skills)
- Facilidad de palabra y buena comunicación: Capacidad para expresarse de forma clara, cordial y efectiva, tanto de manera verbal como escrita.
- Atención al cliente: Vocación de servicio, empatía y orientación a resolver las necesidades de quienes visitan o se comunican con la empresa.
- Actitud positiva y personal:
- Atenta y amable: Trato respetuoso y cordial en todo momento.
- Paciencia: Capacidad para manejar situaciones bajo presión o con clientes diversos manteniendo la calma.
- Discreción: Absoluta confidencialidad con el manejo de la información de la empresa, de los clientes y de los expedientes internos.
- Organización: Excelente manejo del tiempo, orden en el espacio de trabajo y capacidad para priorizar múltiples tareas simultáneamente.
Conocimientos Técnicos y Herramientas (Hard Skills)
- Facilidad para utilizar medios digitales: Destreza en el uso de canales de comunicación digital, plataformas web y herramientas tecnológicas cotidianas.
- Herramientas Ofimáticas:
- Microsoft Word: Uso básico para redacción de documentos, oficios y recados.
- Microsoft Excel: Uso básico para el registro de datos, control de listas y reportes sencillos.
- Sistemas Administrativos:
- Admin PAQ: Conocimiento y uso básico para el levantamiento y emisión de facturas electrónicas, así como el control administrativo correspondiente.
Principales Funciones y Responsabilidades
Atención al Cliente y Comunicación
- Recibir y atender de manera amable y profesional a los visitantes, clientes y proveedores que acudan a las instalaciones.
- Contestar, filtrar y canalizar con eficiencia las llamadas telefónicas entrantes hacia las áreas o personas correspondientes, tomando recados de manera clara cuando sea necesario.
- Proporcionar información general de la empresa a los interesados con una excelente comunicación y facilidad de palabra.
Facturación y Procesos Administrativos
- Realizar la facturación electrónica solicitada por los clientes utilizando el sistema Admin PAQ, asegurando que los datos fiscales sean correctos.
- Dar seguimiento a los requerimientos de facturación y envío de comprobantes fiscales de acuerdo con los procedimientos internos.
Gestión Documental y Organización
- Llevar a cabo el registro, control y gestión correcta de documentos y expedientes, asegurando su clasificación ordenada y de fácil acceso.
- Mantener la confidencialidad (discreción) de toda la información contenida en los expedientes físicos y digitales.
- Apoyar en tareas administrativas básicas utilizando herramientas como Word y Excel para la elaboración de reportes breves o captura de información.
- Organizar y mantener limpia el área de recepción y la zona de espera.
Sueldo: $10,000.00 - $10,300.00 al mes
Escolaridad:
- Técnico superior trunco o en curso (Deseable)
Experiencia:
- Recepción: 1 año (Deseable)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
