The Purchasing Administrative Assistant is responsible for providing administrative and operational support to the Purchasing department, ensuring timely follow-up on purchase orders, supplier communication, system updates, documentation, and general support for the team's daily activities.
This position requires an organized, proactive, and detail-oriented individual with strong communication skills, especially in English, as the role involves regular interaction with suppliers and international teams. The ideal candidate enjoys working in a fast-paced manufacturing environment and is committed to providing excellent administrative support.
-
Follow up on purchase orders and delivery dates.
-
Maintain communication with internal departments and external suppliers.
-
Update purchasing information in Epicor and Microsoft Teams.
-
Provide administrative support for Purchasing department activities.
-
Expedite purchase orders (POs) and required purchase order lines.
-
Assist with report generation and KPI tracking.
-
Coordinate documentation related to purchasing and shipments.
-
Support Buyers with operational tasks, follow-up activities, and administrative processes.
-
Maintain organized purchasing records and files.
-
Perform other administrative duties as assigned.
-
Conversational and professional English is required.
-
Ability to understand meetings, emails, and instructions in English.
-
Ability to communicate professionally through emails and meetings.
-
Excellent organizational and time management skills.
-
Strong attention to detail and sense of urgency.
-
Effective communication and customer service mindset.
-
Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
-
Proactive attitude and willingness to learn.
El Asistente Administrativo de Compras será responsable de brindar soporte administrativo y operativo al departamento de Compras, asegurando el seguimiento oportuno de órdenes de compra, comunicación con proveedores, actualización de sistemas, organización de documentación y apoyo general a las actividades diarias del equipo.
La posición requiere una persona organizada, proactiva, con atención al detalle y excelentes habilidades de comunicación, especialmente en inglés, ya que tendrá interacción constante con proveedores y equipos internacionales. El candidato ideal disfruta trabajar en un ambiente dinámico de manufactura y brindar un excelente soporte administrativo.
-
Dar seguimiento a órdenes de compra y fechas de entrega.
-
Mantener comunicación con proveedores internos y externos.
-
Actualizar información en Epicor y Microsoft Teams.
-
Brindar apoyo administrativo al departamento de Compras.
-
Expeditar órdenes de compra (POs) y líneas de compra requeridas.
-
Apoyar en la generación de reportes y seguimiento de indicadores (KPIs).
-
Coordinar documentación relacionada con compras y embarques.
-
Apoyar al equipo de Compradores en actividades operativas, administrativas y de seguimiento.
-
Mantener organizados los registros y archivos del departamento de Compras.
-
Realizar otras actividades administrativas asignadas.
-
Inglés conversacional y profesional indispensable.
-
Capacidad para comprender reuniones, correos electrónicos e instrucciones en inglés.
-
Capacidad para comunicarse profesionalmente por correo y en reuniones.
-
Excelente organización y administración del tiempo.
-
Atención al detalle y sentido de urgencia.
-
Buenas habilidades de comunicación y actitud de servicio.
-
Capacidad para manejar múltiples prioridades en un ambiente dinámico.
-
Proactividad y disposición para aprender.
-
Previous experience in an administrative, purchasing, supply chain, or supplier support role.
-
Intermediate to advanced Microsoft Excel skills.
-
Experience with ERP systems (Epicor preferred).
-
Experience working in a corporate or manufacturing environment is a plus.
-
Experiencia previa en áreas administrativas, compras, cadena de suministro o atención a proveedores.
-
Manejo intermedio o avanzado de Microsoft Excel.
-
Experiencia con sistemas ERP (preferentemente Epicor).
-
Experiencia en empresas manufactureras o corporativas es un plus.
