Asistente de Dirección
Objetivo del puesto
Brindar apoyo operativo y administrativo a la Dirección General mediante el seguimiento de pendientes, coordinación de actividades, realización de pagos, diligencias y organización de tareas diarias, asegurando que los procesos se ejecuten de forma eficiente y en tiempo.
Responsabilidades
Seguimiento
- Dar seguimiento a pendientes asignados por Dirección.
- Recordar fechas importantes, pagos y compromisos.
- Verificar que las tareas asignadas a colaboradores se cumplan en tiempo.
- Dar seguimiento a cotizaciones, compras y servicios.
- Mantener actualizado el listado de pendientes.
Administración
- Realizar pagos a proveedores y servicios.
- Gestionar comprobantes, facturas y recibos.
- Apoyar en el control de gastos menores.
- Organizar archivos físicos y digitales.
- Llevar control básico de documentación administrativa.
Diligencias
- Realizar depósitos y trámites bancarios.
- Acudir a dependencias gubernamentales cuando sea necesario.
- Recoger o entregar documentos.
- Realizar compras de materiales e insumos.
- Coordinar envíos y paquetería.
- Apoyar en cualquier diligencia requerida por la Dirección.
Organización
- Coordinar la agenda diaria del Director.
- Programar reuniones y citas.
- Confirmar asistencia con clientes o proveedores.
- Organizar viajes, hospedajes y transporte cuando sea necesario.
- Preparar la información necesaria para reuniones.
Comunicación
- Atender llamadas y mensajes cuando sea requerido.
- Dar seguimiento con clientes y proveedores.
- Solicitar cotizaciones.
- Confirmar entregas y fechas de servicio.
- Mantener comunicación constante con el equipo de trabajo.
Conocimientos
- Microsoft Office (Word, Excel y Outlook).
- Google Drive, Calendar y Docs.
- Manejo de correo electrónico.
- Uso de aplicaciones bancarias.
- WhatsApp Business.
- Organización de documentos digitales.
- Conocimiento básico de facturación (deseable).
Inteligencia Artificial (Deseable)
Uso básico de herramientas como:
- ChatGPT
- Google Gemini
- Microsoft Copilot
Para apoyar en:
- Redacción de documentos.
- Organización de información.
- Elaboración de listas.
- Resúmenes.
- Investigación rápida.
Habilidades
- Excelente organización.
- Responsabilidad.
- Honestidad.
- Discreción y manejo de información confidencial.
- Sentido de urgencia.
- Proactividad.
- Capacidad para resolver problemas.
- Seguimiento constante de tareas.
- Buena comunicación.
- Puntualidad.
- Facilidad para trabajar con múltiples pendientes al mismo tiempo.
Requisitos
- Bachillerato concluido o licenciatura trunca o terminada.
- Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos o de asistencia.
- Licencia de conducir vigente (deseable).
- Saber manejar automóvil (deseable).
- Disponibilidad para realizar diligencias dentro de la ciudad.
- Manejo básico de Excel.
Indicadores de Desempeño (KPIs)
- Cumplimiento oportuno de pagos y trámites.
- Seguimiento efectivo de pendientes.
- Cumplimiento de fechas límite.
- Exactitud en la gestión de documentos.
- Tiempo de respuesta a solicitudes de Dirección.
- Nivel de organización de la información.
- Cumplimiento de diligencias sin retrasos.
Sueldo: $9,500.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
