Serás el motor que mantiene el orden, la eficiencia y la estructura dentro de la empresa. Serás la persona clave para coordinar la comunicación, gestionar la agenda y asegurar que los procesos operativos del día a día fluyan sin contratiempos.
Aquí te describo las principales funciones divididas por áreas clave:
1. Gestión de Agenda y Organización
- Control de calendarios: Coordinar, programar y confirmar citas, reuniones, eventos o viajes de los directivos o del equipo de trabajo.
- Logística de reuniones: Reservar salas de juntas, preparar la tecnología necesaria (proyectores, llamadas virtuales) y, en ocasiones, redactar las minutas o acuerdos de las reuniones.
2. Atención al Cliente y Comunicación
- Filtro de comunicación: Atender, canalizar y responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia física.
- Recepción: Recibir a proveedores, clientes o visitantes de manera profesional, proyectando una buena imagen de la empresa.
- Enlace interno: Servir de puente de comunicación entre diferentes departamentos o entre los empleados y la dirección.
3. Control Documental y Archivo
- Organización de archivos: Mantener ordenados los archivos físicos y digitales (en plataformas como Google Drive, Dropbox, etc.) para que la información sea fácil de localizar.
- Redacción de documentos: Elaborar cartas oficiales, correos electrónicos corporativos, reportes, memorándums y presentaciones.
- Captura de datos: Alimentar bases de datos, sistemas internos o actualizar registros de clientes y proveedores.
4. Apoyo Operativo y de Facturación
- Gestión de facturas y gastos: Recibir, registrar y canalizar facturas (asegurando el cumplimiento de los requisitos fiscales vigentes), así como llevar el control de los gastos de la caja chica.
- Control de inventario de oficina: Monitorear y abastecer los consumibles de la oficina (papelería, café, artículos de limpieza) para que nunca falte nada para la operación diaria.
- Trámites y recados: Coordinar con mensajeros o realizar gestiones directas ante dependencias o bancos si es necesario.
Sueldo: $10,000.00 - $12,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
