English (Español abajo)
Job Title: Guest Service Host (Polanco - Pre-Opening)
Department: Client Experience
Employment Type: Full-time
About Koti Wellness:
Koti Wellness is a contrast therapy space in Mexico City dedicated to delivering high-level wellness experiences. Our offering combines heat and cold therapies to promote recovery, balance, and holistic wellbeing.
Role Overview:
The Guest Service Receptionist is the first face of Koti Wellness, owning the entire reception experience from arrival to entry. This role balances welcoming and checking in clients with maintaining area security, managing communications, and ensuring a safe, clean reception space.
This position is part of the founding team for our brand-new Polanco location — a space that is under construction and that you'll help bring to life.
Before we open, you'll be involved in the pre-opening phase, which includes getting familiar with our standards, training alongside our existing teams at other branches, and preparing the space and experience for launch day.
This is a rare opportunity to be part of something new from day one — to help set the tone, build the culture, and grow with a location as it establishes itself.
Those who thrive in this role will have the opportunity to take on more responsibility as the team grows.
Once the branch is open, the role will follow the core responsibilities listed below.
Core Responsibilities
- Client Welcome, Check-in & Booking: Greet clients, verify booking status, manage check-ins, assist walk-ins, and guide guests to the facility entry point.
- Space Information & Guest Engagement: Act as a brand ambassador, explaining contrast therapy, sharing branch information, and responding to inquiries with warmth and knowledge.
- Internal Communication & Access Coordination: Maintain real-time communication with the team regarding client movement and control access to the facility area.
- Space Security, Facility Oversight & Emergency Response: Monitor the reception for cleanliness and safety, serve as the first layer of security, and execute emergency protocols.
- Phone, Messaging & Booking Communications: Manage all incoming calls, WhatsApp, and booking inquiries promptly and professionally.
- Incident, Feedback & Complaint Escalation: Report client incidents, feedback, or unusual situations to the MOD in real-time.
- Shift Handover: Execute a thorough handover ensuring the incoming receptionist has full context on current clients, pending tasks, and equipment status.
- Inventory & Supply Management: Proactively monitor and report supply shortages in the reception area to the MOD.
- Attendance & Scheduling: Ensure punctual arrival, manage schedule requests, and utilize Connecteam for all shift logging.
- Event Setup Support: Assist with event logistics and reception area preparation as directed by management.
- Training & Protocol Compliance: Follow all SOPs, complete required training, and read the daily briefing sheet prior to every shift.
- 1-on-1 Participation & Feedback: Engage in 1-on-1 development sessions and share constructive feedback to improve team and reception operations.
Expectations & Mindset
- Represent Koti with warmth, professionalism, and genuine care in every interaction.
- Take full ownership of the reception area without being asked.
- Stay alert, observant, and proactive — especially around access, security, and client movement.
- Communicate clearly and in real time with the MOD and team throughout every shift.
- Remain calm and composed in any situation, including emergencies and difficult guests.
- Follow all protocols consistently, not just when supervised.
- Maintain a positive attitude and treat all colleagues with respect.
- Show up on time, prepared, and ready to be the face of Koti from the moment the doors open.
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Español
Título del Puesto: Guest Service Receptionist (Polanco - Pre-abertura)
Departamento: Experiencia del Cliente
Tipo de Empleo: Tiempo completo
Sobre Koti Wellness:
Koti Wellness es un espacio de terapia de contraste en la Ciudad de México dedicado a brindar experiencias de bienestar de alto nivel. Nuestra oferta combina terapias de calor y frío para promover la recuperación, el equilibrio y el bienestar integral.
Descripción del Rol:
El/La Guest Service Receptionist es la primera cara de Koti Wellness, responsable de toda la experiencia de recepción desde la llegada hasta el ingreso. Este rol equilibra la bienvenida y el registro de clientes con el mantenimiento de la seguridad del área, la gestión de comunicaciones y garantizar un espacio de recepción seguro y limpio.
Esta posición forma parte del equipo fundador de nuestra nueva sucursal en Polanco — un espacio que actualmente está en construcción y que tú ayudarás a dar vida.
Antes de la apertura, participarás en la fase de pre-apertura, que incluye familiarizarte con nuestros estándares, capacitarte junto a los equipos de otras sucursales y preparar el espacio y la experiencia para el día de la inauguración.
Es una oportunidad poco común de ser parte de algo nuevo desde el primer día — de ayudar a definir el ambiente, construir la cultura y crecer junto a una sucursal desde sus inicios.
Quienes destacen en este rol tendrán la oportunidad de asumir más responsabilidades conforme el equipo crezca.
Una vez abierta la sucursal, el rol seguirá las responsabilidades principales que se describen a continuación:
Responsabilidades Principales
- Bienvenida, Registro y Reservaciones: Recibir a los clientes, verificar el estatus de su reservación, gestionar check-ins, atender a clientes sin cita y guiarlos hacia el punto de entrada a las instalaciones.
- Información del Espacio e Interacción con el Cliente: Actuar como embajador de la marca, explicando la terapia de contraste, compartiendo información de la sucursal y respondiendo consultas con calidez y conocimiento.
- Comunicación Interna y Coordinación de Accesos: Mantener comunicación en tiempo real con el equipo sobre el movimiento de clientes y controlar el acceso al área de instalaciones.
- Seguridad del Espacio, Supervisión de Instalaciones y Respuesta a Emergencias: Monitorear la recepción en cuanto a limpieza y seguridad, ser la primera línea de seguridad y ejecutar protocolos de emergencia.
- Comunicaciones Telefónicas, Mensajería y Reservaciones: Gestionar todas las llamadas entrantes, WhatsApp y consultas de reservación de forma pronta y profesional.
- Escalación de Incidentes, Comentarios y Quejas: Reportar incidentes de clientes, comentarios o situaciones inusuales al MOD en tiempo real.
- Entrega de Turno: Realizar una entrega de turno completa, asegurando que el/la recepcionista entrante tenga todo el contexto sobre clientes actuales, pendientes y estatus del equipo.
- Gestión de Inventario y Suministros: Monitorear proactivamente y reportar faltantes de suministros en el área de recepción al MOD.
- Asistencia y Programación: Garantizar llegada puntual, gestionar solicitudes de horario y utilizar Connecteam para el registro de todos los turnos.
- Apoyo en Montaje de Eventos: Asistir con la logística de eventos y la preparación del área de recepción según las indicaciones de la gerencia.
- Capacitación y Cumplimiento de Protocolos: Seguir todos los SOPs, completar las capacitaciones requeridas y leer la hoja de briefing diario antes de cada turno.
- Participación en 1-on-1 y Retroalimentación: Participar en sesiones de desarrollo 1-on-1 y compartir retroalimentación constructiva para mejorar las operaciones del equipo y la recepción.
Expectativas y Mentalidad
- Representar a Koti con calidez, profesionalismo y genuino cuidado en cada interacción.
- Tomar total responsabilidad del área de recepción sin necesidad de que se lo pidan.
- Mantenerse alerta, observador y proactivo — especialmente en temas de acceso, seguridad y movimiento de clientes.
- Comunicarse de forma clara y en tiempo real con el MOD y el equipo durante todo el turno.
- Mantener la calma y la compostura en cualquier situación, incluyendo emergencias y clientes difíciles.
- Seguir todos los protocolos de manera consistente, no solo cuando hay supervisión.
- Mantener una actitud positiva y tratar a todos los colegas con respeto.
- Llegar puntual, preparado/a y listo/a para ser la cara de Koti desde el momento en que abren las puertas.
Idioma:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
