Objetivo del Puesto
Brindar apoyo administrativo y ejecutivo a la Dirección General, asegurando una gestión eficiente de la agenda, documentación, comunicación interna y externa, así como la coordinación de actividades administrativas que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la organización.
Funciones y Responsabilidades
- Administrar y coordinar la agenda de la Dirección.
- Organizar reuniones, juntas y eventos corporativos.
- Elaborar, redactar y revisar documentos, reportes, presentaciones y correspondencia.
- Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas.
- Gestionar y controlar archivos físicos y digitales.
- Dar seguimiento a pendientes, acuerdos y compromisos de la Dirección.
- Coordinar reservaciones, viajes, hospedajes y viáticos cuando sea necesario.
- Elaborar minutas y dar seguimiento a acuerdos de reuniones.
- Apoyar en la gestión de trámites administrativos y documentación oficial.
- Mantener la confidencialidad de la información estratégica de la empresa.
- Coordinar la comunicación entre la Dirección y las distintas áreas de la organización.
- Apoyar en actividades administrativas generales que le sean asignadas.
Escolaridad
Indispensable:
- Licenciatura en Administración, Relaciones Comerciales, Gestión Empresarial, Contabilidad o carrera afín.
Deseable:
- Diplomados o cursos en asistencia ejecutiva, administración o atención al cliente.
Experiencia
- Mínimo 2 a 3 años como Secretaria Ejecutiva, Asistente de Dirección o puesto similar.
- Experiencia en manejo de agenda ejecutiva.
- Elaboración de reportes y control documental.
- Atención a clientes, proveedores y personal interno.
Conocimientos
- Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint y Outlook).
- Redacción ejecutiva y ortografía.
- Administración de archivos físicos y electrónicos.
- Organización de reuniones y eventos.
- Manejo de conmutador y atención telefónica.
- Control de gastos y viáticos.
- Técnicas de servicio y atención al cliente.
Habilidades
- Organización y planeación.
- Comunicación efectiva.
- Discreción y confidencialidad.
- Atención al detalle.
- Capacidad de análisis.
- Seguimiento y control de actividades.
- Manejo de múltiples tareas.
- Resolución de problemas.
- Trabajo bajo presión.
Competencias
- Integridad.
- Responsabilidad.
- Proactividad.
- Orientación al servicio.
- Trabajo en equipo.
- Adaptabilidad.
- Iniciativa.
- Enfoque a resultados.
Indicadores de Desempeño (KPIs)
- Cumplimiento de agenda ejecutiva.
- Tiempo de respuesta a solicitudes de Dirección.
- Control y actualización de archivos.
- Seguimiento oportuno a acuerdos y pendientes.
- Nivel de satisfacción de usuarios internos.
- Cumplimiento de actividades administrativas asignadas.
Sueldo: $45,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
