Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo necesario al Head del área a fin de ayudar en ciertas acciones, funciones y responsabilidades. Apoyar en la coordinación de las actividades administrativas, y operativas del área, así como proporcionar soluciones a las necesidades de los clientes internos del área. Coordinación de visitas globales y logística de eventos del área. Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.
Atender oportunamente a las personas que acuden y solicitan ver al Head del área, tanto internas o externas.
- Organizar la agenda del Head del área, tales como reuniones y eventos, internos y externos, atendiendo oportunamente todos los requerimientos derivados de sus actividades y responsabilidades.
- Garantizar la correcta derivación de la correspondencia y demás documentos relacionados con la actividad del Head del área.
- Controlar y enviar información requerida por el Head del área.
- Mantener organizado y actualizado el archivo de la Dirección.
- Gestionar reuniones, concertar citas internas y externas.
- Gestión de logística de eventos del área (Roadshow, Kick Off, Off Site).
- Generación de agendas de visitas globales.
- Gestión de pagos a proveedores relacionados con dichos eventos.
- Agendar los compromisos, juntas y proyectos del Head del área
- Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.
- Preparar la información y apoyar organizando la logística de los eventos.
- Atender y canalizar las llamadas telefónicas que reciba el Head del área.
- Ejecutivos de alto nivel internacionales.
- Ejecutivos de alto nivel dentro y fuera de la organización.
- Trabajar en equipo con compañeros del área si así es requerido.
- Compartir conocimientos y/o experiencias enfocadas a la mejora de los procesos del área.
- Comunicar al jefe inmediato situaciones que impiden la continuidad de los proyectos y/o procesos asignados.
- Turnar la correspondencia por asunto y prioridad al Head del área.
- Archivar y organizar todos los documentos generados en la Dirección asignada.
- Llevar registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.
- Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos.
- Tomar nota de todos los recados (información) y asuntos relacionados con el área de Dirección.
Lic. en Áreas Administrativas
- Escuela Comercial Secretariado Bilingüe
- Inglés Intermedio. Se requiere entablar comunicación oral y escrita.
Conocimientos
Habilidades / Competencias
Trabajo en equipo- Servicio al Cliente
- Proactiva
- Capacidad alta de análisis
- Empuje, Compromiso y Desarrollo Personal
Experiencia:
- 3 a 5 años de experiencia a nivel Dirección
- Dos años en la organización de eventos, y controlando agenda y actividades a nivel Dirección
- Manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas.
- Realizando actividades de archivo y control de expedientes.
En HSBC, esperamos que nuestra gente se trate con dignidad y respeto, creando una cultura inclusiva que promueva la igualdad de oportunidades. Nuestros valores definen quiénes somos como organización y qué nos distingue, valoramos la diferencia, avanzamos juntos, asumimos la responsabilidad de nuestras acciones, usamos el buen juicio, hacemos lo correcto y hacemos que las cosas sucedan.
En HSBC estamos enfocados en garantizar la igualdad de género y la capacitación constante de nuestros colaboradores, así como la protección de sus derechos laborales y sociales.
En HSBC ofrecemos a nuestros colaboradores una mayor cantidad de días para que puedan disfrutar plenamente de su boda, cuidar al nuevo integrante de la familia o llorar la pérdida de un familiar. Nuestro paquete de vacaciones pagadas está a la vanguardia en México, ahora tienes una razón más para ser HSBC y vivir con orgullo una cultura de bienestar, equilibrio y cuidado
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