Analizar, registrar y dar seguimiento a la información administrativa y financiera de la organización, asegurando el control adecuado de procesos como facturación, pagos, control presupuestal y gestión documental. Proporcionar información confiable y oportuna que permita apoyar la toma de decisiones y el correcto funcionamiento de las operaciones administrativas del negocio.
Principales funciones:
1. Registro y control de información administrativa: registrar, organizar y mantener actualizada la información administrativa y financiera de la organización. Asegurar que los registros se encuentren completos y correctamente documentados.
2. Elaboración de reportes administrativos y financieros: preparar reportes periódicos relacionados con gastos, ingresos, pagos y desempeño administrativo. Consolidar información proveniente de diferentes áreas para generar análisis claros y estructurados.
3. Control de cuentas por pagar: dar seguimiento al registro y validación de facturas de proveedores y prestadores de servicios. Apoyar en la programación de pagos conforme a los calendarios establecidos. Verificar que la documentación correspondiente cumpla con los requisitos administrativos y fiscales.
4. Seguimiento de cuentas por cobrar: monitorear el estado de las facturas emitidas a clientes y dar seguimiento a los procesos de cobranza administrativa. Mantener actualizada la información de saldos pendientes.
5. Conciliaciones administrativas y financieras: Realizar conciliaciones entre registros administrativos, movimientos bancarios y documentación financiera. Detectar diferencias o inconsistencias en los registros.
6. Gestión y control documental: organizar y resguardar documentación administrativa, contratos, facturas y registros financieros. Garantizar que los expedientes se mantengan completos y actualizados. Facilitar el acceso a información cuando sea requerida por áreas internas o auditorías.
7. Seguimiento administrativo de proveedores: apoyar en el control de información relacionada con proveedores, incluyendo registros, contratos y facturación. Verificar que la documentación esté completa y correctamente integrada.
8. Apoyo en el proceso de facturación: participar en la elaboración, revisión y registro de facturas emitidas por los servicios o proyectos de la empresa. Verificar que la información cumpla con los requisitos fiscales y administrativos.
9. Actualización de bases de datos administrativas: mantener actualizadas las bases de datos relacionadas con clientes, proveedores, gastos y registros financieros. Garantizar que la información se encuentre organizada y disponible para consultas.
10. Apoyo en procesos de auditoría o revisión interna: preparar y organizar la información administrativa y financiera requerida para auditorías internas o revisiones contables.
11. Seguimiento de órdenes de compra y gastos operativos: registrar y monitorear órdenes de compra y gastos relacionados con la operación de la empresa. Verificar que los registros correspondan con la documentación de soporte. Apoyar en el control de gastos administrativos.
12. Atención a requerimientos administrativos internos: brindar soporte a diferentes áreas de la organización en temas relacionados con información administrativa o financiera. Atender solicitudes de reportes, documentos o validaciones.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $12,000.00 - $15,000.00 al mes
Beneficios:
- Estacionamiento de la empresa
Escolaridad:
- Licenciatura trunca o en curso (Deseable)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
