Escolaridad: Licenciatura concluida o trunca avanzada en Administración, Derecho, Relaciones Comerciales, Gestión Empresarial o área relacionada.
Experiencia: Mínimo 3 a 5 años como asistente ejecutiva de Dirección, preferentemente en: Dirección Jurídica; despacho de abogados; Dirección General; Secretaría Corporativa; empresa con alta carga contractual; o áreas relacionadas con clientes gubernamentales.
Se valorará experiencia atendiendo directivos de primer nivel y manejando información altamente confidencial.
Funciones:
Asistencia ejecutiva. Administrar la agenda del Director Jurídico; coordinar reuniones, citas, videoconferencias, eventos y viajes; preparar previamente la documentación necesaria; controlar llamadas, correspondencia y solicitudes dirigidas a la Dirección; identificar prioridades y conflictos de agenda; y mantener informado al Director sobre compromisos, vencimientos y asuntos pendientes.
Seguimiento de asuntos jurídicos. Registrar y controlar los asuntos recibidos por la Dirección Jurídica; asignar folios o mecanismos internos de seguimiento; mantener actualizados controles de asuntos, responsables, fechas compromiso y estatus; solicitar avances a los abogados responsables; identificar asuntos próximos a vencer; y preparar reportes ejecutivos para el Director.
No corresponde a la asistente emitir opiniones jurídicas ni sustituir las funciones profesionales de los abogados.
Control documental. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar contratos, convenios, poderes, escritos, oficios, requerimientos, notificaciones y demás documentación; mantener expedientes físicos y electrónicos ordenados; controlar documentos originales; gestionar firmas; obtener acuses de recibo y mantener trazabilidad documental.
Correspondencia y redacción ejecutiva. Elaborar proyectos de oficios, memorandos, cartas, correos, notas informativas, minutas y comunicaciones administrativas; revisar ortografía, presentación y consistencia formal; preparar documentos para firma del Director; y mantener control de correspondencia enviada y recibida.
Coordinación interna. Servir como enlace administrativo entre la Dirección Jurídica y Dirección General, Administración y Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Licitaciones, Comercial y demás áreas; solicitar información y documentación requerida para asuntos legales y dar seguimiento hasta su recepción.
Relaciones externas. Coordinar comunicaciones y reuniones con clientes, autoridades, notarías, despachos externos, corredores públicos, proveedores y otros terceros, observando los protocolos determinados por la Dirección Jurídica.
Contratos y documentación corporativa. Apoyar administrativamente en el control de contratos, convenios, modificaciones, poderes, actas y documentación societaria; administrar matrices de vigencias y fechas críticas; gestionar expedientes de firma y verificar que los documentos formalizados sean incorporados al repositorio correspondiente.
Reuniones y acuerdos. Preparar orden del día y documentación de soporte; elaborar minutas cuando corresponda; registrar acuerdos, responsables y fechas compromiso; y dar seguimiento administrativo hasta su conclusión.
Confidencialidad. Mantener absoluta reserva respecto de estrategias jurídicas, litigios, investigaciones internas, contratos, información laboral, datos personales, asuntos corporativos y cualquier información conocida por razón del puesto.
Conocimientos técnicos
Dominio de Microsoft Office, particularmente Word, Excel, PowerPoint y Outlook; administración avanzada de agendas; elaboración y control de minutas; gestión documental; redacción ejecutiva; ortografía avanzada; manejo de expedientes físicos y electrónicos; control de versiones; seguimiento de contratos y vencimientos; y conocimiento básico de terminología jurídica.
Es deseable conocimiento general de contratos, poderes notariales, actas societarias, oficios, requerimientos de autoridad y documentación utilizada en procedimientos administrativos y corporativos.
Sueldo: A partir de $20,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
