Ejecutar y mantener al día las actividades administrativas relacionadas con los servicios que DH&S presta a empresas, incluyendo facturación, conciliación de pagos, complementos de pago, portales de proveedores, control de pacientes y envío de avances.
Trabajará directamente con Operaciones para cuadrar diariamente la información de campañas y servicios de nuevo ingreso. También mantendrá comunicación con los clientes para atender sus requerimientos administrativos.
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Elaborar y enviar facturas a clientes empresariales.
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Emitir y enviar complementos de pago.
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Aplicar y conciliar los pagos recibidos.
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Mantener actualizado el control de facturas emitidas, pagadas y pendientes.
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Dar seguimiento a cuentas por cobrar y fechas comprometidas de pago.
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Cargar facturas, órdenes de compra, evidencias y documentos en portales de proveedores.
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Revisar diariamente el estatus de las facturas dentro de los portales.
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Atender rechazos, aclaraciones y solicitudes administrativas relacionadas con la facturación.
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Revisar órdenes de compra y validar que correspondan con el servicio prestado.
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Solicitar a los clientes las órdenes de compra, autorizaciones o documentos faltantes.
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Mantener actualizados los expedientes administrativos y fiscales de los clientes.
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Trabajar diariamente con Operaciones para revisar los avances de las campañas empresariales.
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Cuadrar los pacientes programados, atendidos, pendientes, adicionales y cancelados.
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Verificar que los estudios realizados coincidan con lo autorizado y cotizado.
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Elaborar y enviar a los clientes los cuadros diarios de avance.
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Llevar el control administrativo de los pacientes atendidos en campañas y servicios de nuevo ingreso.
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Preparar los cierres administrativos de cada campaña o servicio.
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Integrar listas de atención, evidencias, reportes y documentación requerida por el cliente.
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Mantener comunicación directa con las áreas de Compras, Recursos Humanos, Servicio Médico y Cuentas por Pagar.
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Atender solicitudes administrativas de los clientes y dar seguimiento hasta su resolución.
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Visitar las instalaciones de los clientes para revisar el desarrollo de los servicios y atender pendientes administrativos.
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Mantener ordenados y actualizados los archivos físicos y digitales.
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Utilizar correctamente los formatos y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad.
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Integrar evidencias documentales para auditorías internas o revisiones de clientes.
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Informar diariamente a Dirección sobre facturas pendientes, pagos, avances de campañas y asuntos administrativos relevantes.
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Apoyar en otras actividades administrativas relacionadas con la operación de los servicios.
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Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad, Gestión Empresarial o área afín.
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Experiencia mínima de dos años en actividades administrativas operativas.
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Experiencia en facturación electrónica CFDI 4.0 y complementos de pago.
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Experiencia en conciliación de pagos y seguimiento de cuentas por cobrar.
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Experiencia utilizando portales de proveedores.
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Experiencia trabajando con clientes empresariales B2B.
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Manejo intermedio de Excel.
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Facilidad para elaborar controles, concentrados y cuadros de seguimiento.
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Experiencia trabajando con procedimientos, formatos y controles documentales.
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Deseable conocimiento de sistemas de gestión de calidad.
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Licencia de conducir vigente.
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Manejo indispensable de automóvil estándar y automático.
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Disponibilidad para visitar clientes en Querétaro y zonas cercanas.
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Organización y seguimiento constante.
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Atención al detalle.
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Rapidez y precisión en la ejecución.
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Disciplina administrativa.
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Apego a procesos.
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Comunicación profesional.
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Sentido de urgencia.
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Capacidad para trabajar con diferentes áreas.
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Facilidad para resolver pendientes.
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Orientación al servicio al cliente.
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Responsabilidad y confidencialidad.
Esta vacante viene de la bolsa de empleo Talenteca.com:
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