Objetivo del Puesto
Garantizar la gestión eficiente de los procesos administrativos y de atención a clientes —cotizaciones, facturación, cobranza y control documental— asegurando información oportuna, precisa y bien resguardada que contribuya a la continuidad operativa y comercial de SEISO, bajo la supervisión de su jefe inmediato.
Funciones y Responsabilidades
1. Atención y Seguimiento a Clientes
- Atender y orientar a los clientes respecto a productos, servicios, garantías y requerimientos específicos.
- Elaborar cotizaciones conforme a las listas de precios autorizadas y dar seguimiento hasta su conclusión.
- Gestionar el alta y actualización de clientes en los sistemas y controles utilizados por la empresa.
- Elaborar y entregar cartas garantía derivadas de los servicios prestados.
- Elaborar reportes de los trabajos realizados para su validación y envío al cliente.
- Mantener actualizada la base de datos de clientes y cotizaciones emitidas.
2. Facturación y Cobranza
- Elaborar facturas a clientes mediante el sistema Aspel, verificando que los datos fiscales coincidan con la documentación recibida.
- Emitir los comprobantes o recibos de pago correspondientes.
- Facturar gastos conforme a la documentación soporte proporcionada.
- Dar seguimiento a facturas pendientes de pago e informar oportunamente al jefe inmediato sobre saldos vencidos o incidencias.
- Mantener actualizado el registro y estatus de las cuentas por cobrar.
3. Control Documental y Seguimiento de Servicios
- Administrar y actualizar el archivo maestro de clientes (físico y digital).
- Mantener organizado el archivo de cotizaciones, facturas, cartas garantía, reportes de servicio y comprobantes de pago.
- Registrar y monitorear las fechas de vencimiento o recarga de extintores.
- Administrar el calendario de vencimientos y generar alertas preventivas para programar oportunamente los servicios requeridos.
- Actualizar los registros de productos y servicios autorizados por la empresa.
4. Compras y Apoyo en Licitaciones
- Solicitar cotizaciones a fabricantes y proveedores para conocer precios y condiciones del mercado.
- Mantener actualizado el registro de proveedores utilizados por la empresa.
- Integrar, organizar y resguardar la documentación administrativa requerida para participación en licitaciones.
- Dar seguimiento a fechas de entrega, requisitos documentales y vencimientos relacionados con procedimientos licitatorios.
- Informar oportunamente al jefe inmediato sobre documentación faltante o incidencias detectadas.
5. Apoyo Administrativo y Contable
- Integrar mensualmente la información de ingresos y gastos para revisión y validación del contador externo.
- Elaborar y actualizar el reporte mensual en formato Excel con el detalle de los ingresos y gastos del periodo.
- Concentrar y resguardar la documentación soporte correspondiente.
- Elaborar reportes administrativos relacionados con facturación, cobranza y servicios próximos a vencer.
Sueldo: $10,000.00 al mes
Beneficios:
- Horarios flexibles
- Trabajo desde casa
Lugar de trabajo: Empleo remoto
