Descripción del puesto:
Buscamos una Ejecutiva de Dirección | Compras y Gestión Administrativa que se integre a nuestro equipo para brindar soporte directo a Dirección y contribuir al adecuado funcionamiento de los procesos administrativos, compras, proveedores y seguimiento de proyectos de la organización.
La posición tendrá un papel fundamental en la organización, coordinación y seguimiento de actividades, asegurando que los requerimientos de Dirección y de las diferentes áreas sean atendidos oportunamente y lleguen a una conclusión satisfactoria.
Buscamos una persona estructurada, proactiva, organizada y resolutiva, con capacidad para administrar múltiples actividades de manera simultánea, establecer prioridades y dar seguimiento puntual hasta el cierre de cada asunto.
MISIÓN DEL PUESTO:
Brindar soporte integral a Dirección en la gestión de agenda, información, reuniones, documentación y actividades administrativas, así como coordinar los procesos de compras, cotizaciones, proveedores y requerimientos internos, contribuyendo a mantener una operación ordenada, eficiente y orientada a resultados.
La posición será responsable de asegurar que cada solicitud sea correctamente recibida, analizada, gestionada, coordinada y concluida dentro de los tiempos establecidos.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
- Administrar y mantener actualizada la agenda de Dirección.
- Coordinar reuniones, citas, actividades y compromisos.
- Preparar información, documentos, reportes y presentaciones requeridas.
- Organizar reuniones y dar seguimiento a los acuerdos establecidos.
- Identificar fechas importantes, compromisos y actividades pendientes.
- Dar seguimiento a solicitudes realizadas por Dirección hasta su conclusión.
- Coordinar la comunicación y requerimientos con áreas internas y proveedores.
- Recopilar información necesaria para facilitar la toma de decisiones.
- Mantener un control actualizado de asuntos pendientes y fechas compromiso.
- Anticipar necesidades administrativas y operativas relacionadas con las actividades de Dirección.
- Manejar información empresarial con absoluta responsabilidad y confidencialidad.
- Compras y gestión de proveedores
- Recibir y analizar solicitudes de compra de las diferentes áreas.
- Elaborar reportes, controles y concentrados de información.
- Mantener actualizados archivos y bases de datos administrativas.
- Integrar información proveniente de diferentes áreas para su análisis.
- Organizar expedientes físicos y digitales.
- Controlar fechas compromiso y actividades pendientes.
- Dar seguimiento a trámites, solicitudes y requerimientos administrativos.
- Apoyar en la elaboración, actualización y documentación de procesos.
- Identificar pendientes que requieran atención y establecer prioridades.
- Asegurar el cierre oportuno de actividades asignadas.
- Mantener ordenada y disponible la información necesaria para la operación.
- Mantener comunicación constante con Administración, Finanzas, Capital Humano, Operaciones y demás áreas.
- Coordinar requerimientos administrativos entre las diferentes áreas.
- Dar seguimiento a solicitudes realizadas a proveedores y prestadores de servicios.
- Coordinar actividades especiales y proyectos administrativos.
- Apoyar en la organización de actividades corporativas.
- Facilitar el flujo de información entre Dirección y las áreas involucradas.
- Dar seguimiento a proyectos hasta su cumplimiento.
- Solicitar cotizaciones a proveedores de acuerdo con las necesidades identificadas.
- Buscar y evaluar alternativas de productos, servicios y proveedores.
- Elaborar comparativos considerando precio, calidad, tiempos de entrega y condiciones comerciales.
- Presentar opciones de compra para autorización.
- Dar seguimiento a autorizaciones y órdenes de compra.
- Coordinar con proveedores la adquisición y entrega de productos o servicios.
- Mantener actualizado el directorio y expediente de proveedores.
- Dar seguimiento a condiciones comerciales, descuentos, tiempos de entrega y garantías.
- Negociar condiciones comerciales cuando sea necesario y dentro de sus facultades.
- Verificar que los productos o servicios recibidos correspondan a las especificaciones solicitadas.
- Dar seguimiento a facturas, documentación y procesos de pago.
- Identificar oportunidades de ahorro y optimización de costos.
Buscamos una persona con alto sentido de responsabilidad y organización, que pueda desenvolverse adecuadamente en un entorno dinámico y con múltiples actividades simultáneas.
Requisitos:
- Lic. Terminada en Administración, Contabilidad
- Fácil acceso a Av. Tepeyac
- Al menos 2 años de experiencia como asistente de dirección, secretaria
- Proactiva
- Manejo de CONFIDENCIALIDAD
Ofrecemos:
- Atractivo sueldo mensual
- Prestaciones de ley
- Plan de desarrollo y crecimiento
Si eres una persona organizada, con iniciativa, excelente seguimiento y experiencia en asistencia ejecutiva, compras y administración, y buscas una posición donde puedas aportar soluciones y participar activamente en la operación administrativa de la organización, queremos conocerte.
Postúlate por este medio y comparte tu experiencia profesional.
Sueldo: $17,000.00 - $19,000.00 al mes
Beneficios:
- Caja de ahorro
- Opción a contrato indefinido
- Teléfono de la empresa
Lugar de trabajo: Empleo presencial
