Asistente Administrativa y Coordinación de Proyectos (Vacante temporal)
(Cobertura por incapacidad)
Ubicación: Agencia Designarte
Horario: Lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
Sueldo: $10,000 MXN mensuales libres
Tipo de puesto: Temporal por cobertura de incapacidad
Objetivo del puesto:
Buscamos una persona organizada, responsable y con capacidad de seguimiento para brindar apoyo administrativo a dirección y al equipo operativo durante una cobertura temporal.
La persona será responsable del control administrativo de oficina, manejo de presupuestos, coordinación con proveedores, seguimiento de pagos y facturación, así como apoyo en la operación de proyectos de marketing, publicidad BTL, producción audiovisual y atención a clientes.
Actividades principales:Administración y asistencia a dirección
- Apoyo directo a dirección en tareas administrativas y seguimiento de pendientes.
- Manejo y control de presupuestos mensuales de oficina.
- Elaboración de reportes administrativos y financieros para dirección.
- Control de caja chica.
- Actualización semanal de pendientes, pagos y actividades administrativas.
- Seguimiento a solicitudes internas del equipo.
- Administración de gastos generales de oficina.
- Pago y seguimiento de servicios (luz, agua y gastos operativos).
- Gestión de insumos y surtido de materiales de limpieza.
- Coordinación de pagos a proveedores internos (ej. personal de limpieza).
- Apoyo en actividades internas de integración (cumpleaños, cooperaciones y organización interna).
Facturación, pagos y control financiero
- Envío, recepción y seguimiento de facturas.
- Seguimiento a pagos pendientes de facturas.
- Apoyo en pagos administrativos de la empresa.
- Seguimiento y apoyo en pagos de clientes.
- Facturación mensual de clientes recurrentes.
- Gestión de pagos de honorarios y facturación mensual.
- Control de porcentajes y pagos correspondientes a proveedores.
- Administración y control de viáticos.
- Revisión, autorización y actualización de tickets y comprobantes.
- Asegurar que todos los gastos cuenten con respaldo y comprobación correcta.
Coordinación con proveedores y clientes
- Búsqueda y seguimiento con proveedores.
- Solicitud de cotizaciones.
- Comparación y seguimiento de propuestas.
- Coordinación de entregas, pagos y facturación con proveedores.
- Ser intermediario entre clientes, proveedores y equipo interno.
- Dar seguimiento a acuerdos derivados de juntas con clientes.
- Asegurar la correcta ejecución de solicitudes y entregables.
Apoyo en proyectos de publicidad y BTL
- Coordinación y seguimiento de proveedores para:
- Activaciones de marca.
- Material promocional.
- Impresión.
- Papelería.
- Espectaculares.
- Instalaciones de materiales publicitarios.
- Apoyo con envíos y entrega de materiales de publicidad.
- Seguimiento a instalaciones con clientes.
- Elaboración y seguimiento de planes de medios.
- Apoyo en presupuestos de campañas para clientes.
- Presentación y seguimiento de opciones con distintos proveedores.
- Envío mensual de evidencias y reportes a clientes.
Apoyo en producción audiovisual
- Organización y logística de shootings.
- Agenda y programación de talento para videos.
- Seguimiento de necesidades de producción audiovisual.
- Coordinación de traslados y pedidos requeridos para producción.
- Apoyo operativo para asegurar que las producciones se ejecuten correctamente.
Requisitos:
- Experiencia previa en administración, asistencia ejecutiva, coordinación de proyectos, compras o proveedores.
- Licenciatura trunca o concluida en Administración, Mercadotecnia, Comunicación, Gestión Empresarial, Contabilidad o áreas afines.
- Deseable experiencia en agencias de marketing, publicidad, eventos o producción.
- Experiencia solicitando cotizaciones y manejando presupuestos.
- Conocimientos básicos de facturación y control de gastos.
- Manejo de Excel y herramientas administrativas.
- Buena comunicación con clientes y proveedores.
- Licencia de manejo tipo A (deseable)
Buscamos una persona:
- Muy organizada y con atención al detalle.
- Proactiva y resolutiva.
- Con excelente seguimiento.
- Responsable con manejo de dinero, presupuestos y comprobaciones.
- Con facilidad para comunicarse y coordinar diferentes áreas.
- Capaz de manejar varias actividades al mismo tiempo.
Disponibilidad para cubrir posición temporal por incapacidad.
Sueldo: $10,000.00 al mes
Pregunta(s) de postulación:
- ¿Cuentas con licencia tipo A?
- ¿Estas de acuerdo con el proceso de contratación temporal por incapacidad?
Lugar de trabajo: Empleo presencial
