Description:
Descripción del Puesto.
Organizar y mantener actualizado el sistema de documentos de acuerdo con el Plan de Gestión del Proyecto (PMP), las mejores prácticas de la industria y las políticas del Grupo mediante herramientas digitales.
Funciones.
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Implementar y mantener actualizado el sistema de gestión de documentos del proyecto, definiendo la organización de las carpetas y verificando la disponibilidad de las versiones actuales para asegurar la correcta gestión del proyecto, así como la disponibilidad de evidencia en caso de auditorías, gestión de contratos y reclamaciones.
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Coordinar con el contratista, proveedores y fabricantes la entrega de paquetes documentales (dossiers), planos, radiografías y otra documentación relacionada.
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Controlar la emisión de documentos y comunicaciones oficiales con los interesados internos y externos, validando la trazabilidad respectiva, la codificación, la disponibilidad de versiones, los niveles de confidencialidad y el almacenamiento digital y físico de los mismos.
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Controlar y proteger el acceso de terceros al archivo físico de documentos del proyecto.
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Monitorear indicadores relacionados con registros, documentos, entregables y comunicaciones emitidas, recibidas, respondidas y pendientes; configurar las alertas correspondientes para evitar sobrecostos, retrasos y desviaciones en el proyecto.
Requirements:
Requerimientos.
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Experiencia en gestión de documentos en proyectos del sector energético, preferiblemente en transporte de gas.
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Experiencia en la gestión y control de proyectos energéticos (preferiblemente en petróleo y gas, transporte de gas natural) siguiendo las directrices del PMI.
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Experiencia en procesos de construcción de proyectos de transporte de gas natural y en normas técnicas relacionadas.
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Conocimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9001.
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Conocimiento en software de gestión de documentos (EDMS), Sharepoint.
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Nivel avanzado de Microsoft Office.
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Lectura básica de planos de ingeniería.
Formación.
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Carrera técnica en archivo / Estudiante de los últimos semestres de carreras administrativas.
Habilidades.
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Comunicación efectiva, resolución de problemas
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Habilidades interpersonales
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Gestión del tiempo, organizado y estructurado
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Atención al detalle
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Adaptabilidad
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Habilidades analíticas
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Pensamiento crítico
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Capacidad para trabajar en equipos multidisciplinarios en la organización
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Proactivo, manejo del estrés.
Especificaciones del lugar de trabajo.
