PRINCIPALES FUNCIONES DEL PUESTO
Función
Descripción (Qué, Cómo, Por qué, Para qué, Medios, Resultados.
%
A. Gestión Administrativa
Administrar agendas, coordinar reuniones, elaborar minutas, gestionar correspondencia y asegurar el flujo adecuado de documentos internos y externos para garantizar una comunicación ordenada y oportuna.
30%
B. Coordinación Logística
Organizar viajes, reservas, traslados, eventos internos y actividades especiales, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y requerimientos del Gerente de Planta.
20%
C. Control Documental
Elaborar, actualizar y resguardar documentos, reportes, presentaciones y bases de datos sensibles para facilitar la toma de decisiones y asegurar la disponibilidad de información confiable.
20%
D. Atención y Enlace
Servir como punto de contacto entre el Gerente de Planta y proveedores o clientes externos, asegurando una comunicación profesional, clara y alineada a prioridades.
15%
E. Soporte Operativo
Dar seguimiento a tareas, iniciativas y proyectos asignados por el Gerente de Planta, verificando avances, pendientes y cumplimiento de compromisos del equipo.
10%
F. Gestión de Recursos
Administrar materiales, solicitudes de compra y requerimientos operativos del área, optimizando el uso de recursos y garantizando disponibilidad.
5%
INDICADORES DE DESEMPEÑO KPI's ASOCIADOS A LA FUNCION
KPI
UNIDAD DE MEDIDA
DESCRIPCION
Cumplimiento de agenda
% cumplimiento
Oportunidad y precisión en la gestión de citas y reuniones.
Entregables administrativos
% entregas a tiempo
Presentación puntual y correcta de reportes, minutas y documentación.
Eficiencia en logística
% eventos/actividades sin incidencias
Organización exitosa de eventos, viajes y actividades asignadas.
HABILIDADES TECNICAS / NIVEL DE CONOCIMIENTO
Conocimiento general
Conocimiento específico
Nivel de dominio
Años de experiencia
Paqueteria Office
Excel, Word, PowerPoint, Outlook
CA
4 años
Gestión administrativa y de agenda
CA
4 años
Protocolos de comunicación ejecutiva
CA
4 años
Organización y planeación
Comunicación efectiva
Manejo de información confidencial
Area
Puesto
Nivel jerárquico
Años
Administrativa / Operativa
Asistente Ejecutiva
Administrativa
2–4
Manejo de agendas ejecutivas complejas
Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas
Comunicación directa con niveles gerenciales
Nivel académico:
Si
No
Especialidad /Certificaciones y/o Conocimientos
Adicionales
Licenciatura/Ingenieria
X
Licenciatura / Ingeniería (Finanzas, Contabilidad, Economía o afín)
