En Reinserta A.C. trabajamos para acompañar procesos de transformación y reconstrucción de oportunidades con niñas, niños, adolescentes que viven o han vivido distintos contextos de violencia en México.
Aunque los temas que trabajamos llegan a ser complejos, el ambiente del equipo está lejos del formato corporativo rígido. Nos gusta trabajar con confianza, colaboración, flexibilidad y mucho sentido humano.
Si te emociona trabajar en un lugar con propósito, aprendizaje constante y un equipo muy ligero, ¡esta posición es para ti!
2. PROPÓSITO ESTRATÉGICO
Gestionar la operación diaria de la recepción física y digital, así como la atención a visitantes, colaboradores, beneficiarios y proveedores, para facilitar una atención oportuna y adecuada y contribuir al funcionamiento eficiente de las instalaciones.
3. RESULTADOS ESPERADOS
- Brindar atención oportuna y adecuada, orientando y canalizando correctamente a visitantes, beneficiarios, colaboradores y proveedores.
- Mantener el funcionamiento ordenado y continuo de la recepción física y digital, así como de sus controles administrativos.
- Cumplir y dar seguimiento a los protocolos de accesos y salidas, reportando oportunamente incidencias.
- Apoyar en la operación de las instalaciones y en la logística de eventos institucionales.
- Mantener actualizados y confiables los registros, bases de datos, inventarios y recursos asignados a recepción.
4. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
- Habilitar el espacio de recepción todos los días hábiles para contar con todo el material de registro, supervisión física de áreas (tablets), comunicación con externos (teléfono y correo) y conteo de gafetes, así como el resguardo del espacio.
- Gestionar y pedir la actualización de listas de visitas, beneficiarios y proveedores para brindarles acceso al inmueble por medio de confirmación en mensaje al grupo designado de WhatsApp.
- Asegurarse de que cada persona que ingrese, se registre de manera correcta en las bitácoras que correspondan, entregándoles el gafete determinado por los lineamientos de gestión de gafetes, para llevar un registro actualizado del total de personas en el Centro de Atención.
- A la salida de las personas que ingresaron al inmueble, asegurarse de que registren su hora de salida y entreguen el gafete otorgado para mantener el conteo de personas en el centro actualizado y mantener el histórico real de entradas y salidas en casos de emergencia.
- Atender y registrar las llamadas telefónicas para mantener un control actualizado de los motivos de consulta y facilitar su seguimiento a través del documento digital correspondiente.
- Asistir a eventos especiales realizados durante fines de semana en el Centro de Atención, cuando sea requerido, para garantizar la adecuada recepción y orientación de las personas asistentes.
- Gestionar el préstamo y resguardo de llaves, gafetes y demás recursos asignados a la recepción para garantizar su control, disponibilidad y uso adecuado.
- Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el personal de seguridad para asegurar la aplicación de los protocolos y reportar oportunamente cualquier incumplimiento.
- Atender el correo electrónico de contacto institucional para brindar respuesta y derivación oportuna a las solicitudes recibidas.
- Atender a las personas que acudan físicamente a la recepción principal del edificio en búsqueda de servicios de Reinserta para proporcionarles orientación inicial y canalizarlas adecuadamente.
- Fungir como enlace con la administración del inmueble para coordinar y dar seguimiento a temas relacionados con eventos, visitantes, proveedores, estacionamiento, protección civil y servicios generales.
- Verificar mensualmente el funcionamiento del sistema interno de CCTV y los botones de pánico para identificar y reportar oportunamente cualquier incidencia que pueda afectar la seguridad del inmueble.
- Gestionar y mantener actualizada la base de datos de proveedores relacionados a eventos y/o mantenimiento del Centro de Atención para contar con información confiable y disponible para su consulta y seguimiento.
- Gestionar la recepción de las compras entregadas por servicios de mensajería o paquetería para asegurar su correcta recepción y entrega al área correspondiente en el Centro de Atención.
- Recibir, registrar y canalizar la correspondencia, oficios y documentación oficial provenientes de autoridades, instituciones gubernamentales y demás entidades externas para garantizar su adecuada trazabilidad y entrega oportuna al área responsable.
- Colaborar en el control de inventarios de materiales e insumos de Recepción para asegurar su disponibilidad y contribuir a la continuidad de las operaciones.
- Elaborar y actualizar las bitácoras y reportes administrativos del área, incluyendo el control de asistencia de brigadistas y aforo para mantener información precisa y oportuna que facilite el seguimiento y control de las operaciones.
- Apoyar en la logística de los eventos institucionales realizados dentro de las instalaciones para asegurar su adecuada ejecución y el correcto funcionamiento de los espacios y servicios requeridos.
- Reportar las incidencias identificadas mediante el sistema de cámaras de vigilancia u otros medios de monitoreo para contribuir a la atención oportuna de situaciones que puedan afectar la seguridad y operación de las instalaciones.
- Apoyar en las actividades de Administración General para el contacto a proveedores de servicios, registro de bitácoras de gestión de activos, reportes proporcionados por el personal de seguridad, y solicitudes de compra de las áreas, con base en la disponibilidad en inventarios.
5. TOMA DE DECISIÓN
Tomar decisiones sobre:
- Priorización de derivaciones de atención (llamadas y correos).
- Redirigir paquetes o documentos que no cumplan con los requisitos de entrega.
- Organizar y priorizar las actividades de recepción durante la jornada para mantener la operación continua.
- Préstamo y devolución de llaves, gafetes y otros recursos conforme a los procedimientos establecidos.
- Determinar el área o persona a quien corresponde entregar documentación, compras o paquetes recibidos.
- Resolver situaciones cotidianas de recepción o instalaciones cuando exista un procedimiento previamente definido.
6. COMPETENCIAS CLAVE
Servicio y relacionamiento:
- Atención y orientación al usuario oportuna y clara.
- Comunicación efectiva presencial y por medios digitales.
- Disposición para atender necesidades de forma amable y eficiente.
- Manejo de conflictos y solicitud de apoyo oportuno.
Gestión:
- Priorización y organización de actividades.
- Consistencia en seguimiento y control administrativo
- Consistencia en seguimiento de protocolos de seguridad y atención.
Herramientas:
- Uso básico de paquetería office, gmail y celular.
- Gestión básica de bases de datos físicas y digitales.
Conductuales:
- Responsabilidad
- Organización
- Discreción y confidencialidad ante información sensible
- Puntualidad
- Actuar con integridad, respeto e imparcialidad
7. REQUISITOS
Bachillerato concluido, carrera técnica o licenciatura trunca en áreas afines.
Experiencia en administración y/o atención a usuarios.
Deseable: trabajo o voluntariado con población vulnerable
Conocimientos técnicos: Uso básico de computadora, celular y paquetería Office. Buena redacción y ortografía.
Condiciones:
- Sede en Col. Roma Sur, CDMX
- Horario de 9:00 am - 6:00 pm
- Lunes a Viernes con disponibilidad ocasional los sábados por la mañana en caso de eventos.
Sueldo:
$11,900 MXN netos mensuales.
¿Qué te ofrecemos?
- Prestaciones de Ley
- Seguro de Gastos Médicos menores
- Seguro de Accidentes
- Seguro de Vida
- Tarjeta de descuentos en miles de comercios
- Vacaciones superiores a las de ley: tendrás vacaciones durante verano e invierno.
- Días festivos adicionales a los oficiales
Conectarás con el equipo si:
- Disfrutas ser el primer punto de contacto: te gusta recibir, orientar y acompañar a las personas con amabilidad, empatía y disposición de servicio.
- Eres una persona organizada y atenta a los detalles, capaz de gestionar distintas solicitudes y tareas sin perder de vista lo importante.
- Te apetece trabajar en equipo y compartir conocimiento en un entorno colaborativo.
- Mantienes la calma ante situaciones inesperadas, puedes responder con criterio y amabilidad cuando surgen cambios, imprevistos o situaciones que requieren atención inmediata.
- Estás a gusto trabajando en entornos de niñas, niños, adolescentes y cuidadores en contextos de violencias graves.
Sueldo: $11,900.00 al mes
Beneficios:
- Descuentos y precios preferenciales
- Días por enfermedad
- Estacionamiento de la empresa
- Opción a contrato indefinido
- Seguro de gastos médicos
- Seguro de vida
- Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo
Pregunta(s) de postulación:
- ¿Cuál es tu nivel de inglés conversacional?
- En caso de ser seleccionado/a, ¿cuándo podrías ingresar a Reinserta?
Escolaridad:
- Bachillerato terminado (Obligatorio)
Experiencia:
- actividades de Recepción: 1 año (Deseable)
- la atención a usuarios: 1 año (Deseable)
- Puesto similar : 1 año (Deseable)
Lugar de trabajo: Empleo presencial
