AUXILIAR ADMINISTRATIVO CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR
Objetivo del puesto
Brindar apoyo administrativo y contable en los procesos de facturación, administración de cartera, cuentas por cobrar, cobranza y aplicación de pagos de clientes mayoristas, asegurando el adecuado control documental, la correcta identificación y aplicación de los ingresos, así como el cumplimiento de los procedimientos internos, contribuyendo a la eficiencia operativa y al control financiero de la empresa.
ESCOLARIDAD
- Estudiante de los últimos semestres, pasante o con carrera trunca de la Licenciatura en Contaduría, Contabilidad o carrera afín.
- Se considerará un valor agregado que el candidato haya concluido la licenciatura y/o cuente con título profesional; sin embargo, no es un requisito indispensable para ocupar el puesto.
EXPERIENCIA
- Experiencia deseable de 6 meses a 1 año en áreas administrativas, contables, facturación, cuentas por cobrar o cobranza; no indispensable.
- Deseable haber utilizado algún sistema ERP (Intelisis, SAP, Oracle, CONTPAQi, Microsip o similar); sin embargo, se privilegiará a candidatos con facilidad de aprendizaje y capacidad para adaptarse rápidamente al uso de nuevos sistemas.
- Manejo de Microsoft Excel en nivel básico a intermedio.
CONOCIMIENTOS
Deseables, no indispensables. Se busca una persona con bases administrativas o contables, actitud de aprendizaje y disposición para desarrollarse dentro de la organización.
Conocimientos básicos
- Conceptos básicos de facturación electrónica (CFDI).
- Nociones de cuentas por cobrar.
- Cobranza administrativa.
- Manejo de estados de cuenta.
- Archivo y control documental.
- Microsoft Excel (nivel básico a intermedio).
- Manejo básico de sistemas administrativos o ERP.
Durante su desarrollo en el puesto adquirirá conocimientos en:
- Aplicación de pagos.
- Timbrado de complementos de pago.
- Notas de crédito.
- Refacturación.
- Conciliación de cartera.
- Depuración de saldos.
- Conciliaciones de IVA.
- Conciliación de ingresos entre plataformas comerciales (Metadata) y el ERP (Intelisis).
- Procedimientos administrativos y fiscales relacionados con cuentas por cobrar.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Administración de Facturación (Clientes Mayoristas)
- Recibir, revisar y controlar los acuses de recepción de facturas entregadas a los clientes, asegurando la evidencia documental de cada periodo de facturación.
- Clasificar las facturas conforme a su forma de pago, medio de entrega y condiciones comerciales.
- Programar oportunamente la entrega y gestión de facturas mediante los distintos canales establecidos (correo electrónico, entrega presencial, coordinación de rutas, portales de clientes y plataformas).
- Reprogramar las fechas de vencimiento de las facturas conforme a las condiciones comerciales, fecha de entrega efectiva o fecha de emisión, manteniendo actualizada la cartera por cobrar.
- Integrar, organizar y resguardar el archivo físico y digital de toda la documentación relacionada con la facturación, garantizando su disponibilidad, control y correcta conservación.
2. Administración de Cartera (Clientes Mayoristas)
- Mantener actualizados los estados de cuenta de los clientes.
- Generar, revisar y enviar estados de cuenta mediante correo electrónico o por el medio autorizado o solicitado por cada cliente.
- Atender solicitudes relacionadas con acuses de entrega, guías de envío, facturas, estados de cuenta y documentación soporte.
- Dar seguimiento a clientes con cartera vencida mediante los distintos canales de comunicación autorizados.
- Mantener actualizado el expediente documental de cada cliente.
3. Cobranza y Aplicación de Pagos (Clientes Mayoristas)
- Dar seguimiento a la cobranza mediante llamadas telefónicas, correo electrónico, portales de clientes y otros medios autorizados.
- Identificar y registrar los depósitos recibidos en las cuentas bancarias de la empresa.
- Validar que los pagos de los clientes se encuentren efectivamente acreditados antes de su aplicación.
- Aplicar correctamente los pagos recibidos en el sistema administrativo.
- Imprimir, clasificar y archivar la documentación soporte correspondiente a las facturas liquidadas.
- Participar en la recuperación oportuna de la cartera de clientes.
4. Atención a Clientes Internos y Área Comercial
- Atender oportunamente los requerimientos del personal interno y del área de Ventas Mayoristas relacionados con la operación de clientes.
- Dar seguimiento a solicitudes relacionadas con el estatus de facturas, pagos, cobranza y documentación comercial.
- Mantener comunicación efectiva con las áreas de Ventas, Contabilidad, Tesorería, Logística y demás áreas involucradas para asegurar la correcta atención de los requerimientos.
5. Facturación y Procesos Fiscales (Desarrollo)
Conforme adquiera experiencia y dominio de los procesos, participará en actividades de mayor responsabilidad:
- Elaborar procesos de facturación masiva para plataformas comerciales.
- Aplicar pagos provenientes de plataformas electrónicas.
- Elaborar notas de crédito derivadas de devoluciones, bonificaciones y ajustes comerciales.
- Emitir facturación con condiciones comerciales especiales para clientes estratégicos.
- Generar y timbrar complementos de pago conforme a la normatividad fiscal vigente.
- Enviar, cargar y dar seguimiento a la recepción de complementos de pago por parte de los clientes.
- Elaborar procesos de refacturación derivados de correcciones o modificaciones autorizadas.
6. Conciliaciones y Apoyo Contable (Desarrollo)
- Participar en la depuración de saldos de clientes.
- Realizar conciliaciones entre cartera, depósitos bancarios y registros administrativos.
- Apoyar en la conciliación del IVA trasladado derivado de la facturación e ingresos.
- Conciliar los ingresos registrados entre las plataformas comerciales (Metadata) y el sistema ERP (Intelisis).
- Elaborar reportes administrativos para el seguimiento de la facturación, cobranza y recuperación de cartera.
Competencias
Competencias Técnicas
- Organización y control documental.
- Análisis numérico.
- Captura de información con precisión.
- Manejo de Microsoft Excel.
- Adaptabilidad al uso de sistemas ERP.
- Atención al detalle.
Competencias Personales
- Honestidad e integridad.
- Alto sentido de responsabilidad.
- Proactividad.
- Actitud de servicio.
- Facilidad de aprendizaje.
- Comunicación efectiva.
- Organización y administración del tiempo.
- Trabajo en equipo.
- Planeación y seguimiento.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Orientación a resultados.
Indicadores de Desempeño (KPIs)
- Cumplimiento en la programación y entrega de facturas.
- Actualización oportuna de estados de cuenta.
- Oportunidad en el envío de estados de cuenta a clientes.
- Exactitud en la aplicación de pagos.
- Tiempo de identificación y registro de depósitos.
- Recuperación oportuna de la cartera.
- Exactitud en el control y resguardo documental.
- Cumplimiento en la emisión y envío de complementos de pago.
- Exactitud en las conciliaciones entre ingresos, plataformas comerciales y ERP.
- Atención oportuna a los requerimientos del área comercial y de las áreas internas.
SUELDO: $ 12,000 MENSUALES
BONO DE PUNTUALIDAD : $ 1,000
BONO DE PRODUCTIVIDAD $ 1,000
Horario: 8:00 hrs. a 17:30 hrs. lunes a viernes
Zona de Trabajo: Naucalpan
Sueldo: $12,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
