AMBIENS Departamento de Proyectos de Aire Acondicionado
PERFIL DE PUESTO
Auxiliar Administrativo(a) de Proyectos
1. Identificación del puesto
Nombre del puesto Auxiliar Administrativo(a) de Proyectos
Departamento Proyectos de Aire Acondicionado
Reporta a Gerente de Proyectos A/C
Supervisa a Residentes de proyectos
Relación interna Gerencia de Proyectos, residentes de obra, compras, contabilidad, Dirección General
Relación externa Clientes (pagos / contraloría de obra), proveedores, mensajería y paquetería
Ubicación Oficina, con disponibilidad ocasional para trámites externos
Horario Tiempo completo, lunes a viernes (sábado medio día si el cierre de semana lo requiere)
2. Objetivo del puesto
Dar soporte administrativo integral al departamento de proyectos, garantizando el control documental, el seguimiento de facturación y cobranza, el control de gastos semanales de obra y la atención profesional a clientes y proveedores, con orden, puntualidad y presentación ejecutiva.
3. Funciones y responsabilidades
3.1 Control documental y de proyectos
- Integrar y mantener actualizados los expedientes de cada proyecto: contrato, orden de compra, fianzas, estimaciones, generadores, minutas y finiquito.
- Dar seguimiento al estatus documental de los proyectos activos (aprox. 15–20 simultáneos) y alertar vencimientos.
- Elaborar y dar formato a reportes ejecutivos, presentaciones y oficios para Dirección General.
3.2 Control de gastos y compras
- Recopilar, revisar y capturar los gastos semanales de residentes y técnicos (comprobación de viáticos, facturas, tickets).
- Apoyar en la elaboración de órdenes de compra y seguimiento de entregas de material con el área de compras.
- Alimentar los formatos y herramientas internas de control (reportes semanales de gastos, requisiciones, checklists).
3.3 Logística de traslados y hospedaje de personal
- Cotizar y comprar boletos de avión o autobús para el traslado de residentes, ingenieros y técnicos a los proyectos foráneos, buscando la mejor tarifa y anticipación.
- Buscar, cotizar y reservar hospedajes cercanos a las obras (hoteles, departamentos o casas en renta), negociando tarifas por estancias prolongadas.
- Llevar el control de itinerarios, confirmaciones y comprobantes de traslados y hospedaje por proyecto, para su integración al control de gastos.
3.4 Gestión administrativa de personal
- Elaborar contratos (personal de nuevo ingreso, prestadores de servicios y subcontratistas) conforme a los formatos autorizados, y dar seguimiento a firmas y renovaciones.
- Administrar el calendario anual de vacaciones, descansos y salidas a casa del personal de obra, cuidando que no se empalmen con etapas críticas de los proyectos.
- Mantener actualizado el expediente administrativo del personal asignado a proyectos (contratos, vigencias, periodos vacacionales).
3.5 Soporte general
- Atención telefónica y recepción de visitas con trato profesional.
- Agenda de juntas, minutas de reuniones y seguimiento de acuerdos.
- Trámites administrativos externos (banco, mensajería, dependencias) cuando se requiera.
4. Requisitos del puesto
- Escolaridad: Licenciatura concluida en Administración, Contabilidad, Gestión Empresarial o afín.
- Experiencia: 1 a 3 años en puestos administrativos; ideal en empresas de construcción, instalaciones, HVAC o servicios técnicos.
- Herramientas: Excel intermedio (tablas dinámicas, fórmulas, formatos de control); Office (Word, PowerPoint, Outlook) y plataformas de facturación.
- Deseable: Conocimiento básico de terminología de obra (estimación, generador, finiquito, OC, fianza) y de sistemas ERP o herramientas de control de proyectos.
5. Competencias y habilidades (perfil actitudinal)
- Seguridad y aplomo: Comunicación firme y clara frente a clientes, proveedores y directivos; no se intimida al hablar de pagos o dar seguimiento a pendientes.
- Capacidad de ejecución: Persona resolutiva, organizada y orientada a resultados; cierra pendientes sin necesidad de supervisión constante.
- Atención al detalle: Precisión en cifras, facturas y documentos; cero tolerancia a errores en montos e IVA.
- Discreción y confidencialidad: Manejo responsable de información financiera y contractual sensible.
- Proactividad: Anticipa necesidades del departamento y propone mejoras en los controles.
- Trabajo bajo presión: Manejo simultáneo de múltiples proyectos y cierres semanales y mensuales.
6. Indicadores de desempeño (KPIs)
Descripción
Facturación sin errores
Facturas emitidas y timbradas dentro de las 24 h posteriores a la autorización de la estimación 100%
Control documental
Expedientes de proyecto completos y actualizados (proyectos activos) 100%
Reporte semanal de gastos Entrega del reporte a más tardar lunes 12:00 hrs. Sin retrasos
Cobranza Antigüedad promedio de cuentas por cobrar ≤ 35 días
Seguimiento de acuerdos Acuerdos de minuta cerrados en la fecha comprometida ≥ 90%
Logística de personal
Traslados y hospedajes gestionados con al menos 48 h de anticipación al viaje 100%
Contratos y vacaciones
Contratos vigentes y firmados; calendario de vacaciones actualizado mensualmente 100%
7. Condiciones y compensación
- Sueldo mensual bruto: Rango según mercado local ($13000 a $16000 mensual).
- Prestaciones: Prestaciones de ley (IMSS, aguinaldo, vacaciones, prima vacacional)
- Periodo de prueba: 1 mes con evaluación de desempeño contra KPIs.
- Plan de crecimiento: Posibilidad de evolucionar a Coordinación Administrativa de Proyectos.
Sueldo: $11,497.00 - $16,234.33 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
