Secretario/a del Colegio de Comunicación
VACANTE
La persona que ocupe la posición de Secretario/a del Colegio de Comunicación será responsable de brindar apoyo administrativo integral a la Dirección del Colegio, asegurando una atención eficiente a estudiantes, docentes, personal administrativo y visitantes, así como la adecuada gestión de procesos, documentación, recursos y actividades académicas e institucionales que contribuyan al correcto funcionamiento del Colegio.
Principales responsabilidades y actividades:
● Brindar atención oportuna, cordial y eficiente a estudiantes, docentes, personal administrativo y visitantes del Colegio de Comunicación.
● Gestionar y dar seguimiento a la agenda de la Dirección del Colegio, coordinando reuniones, citas y actividades académicas e institucionales.
● Dar seguimiento a solicitudes, acuerdos y requerimientos derivados de la operación cotidiana de la Dirección.
● Elaborar, redactar, enviar y dar seguimiento a comunicados, oficios, minutas, avisos y demás documentación administrativa.
● Recibir, registrar, organizar, distribuir y resguardar documentación y correspondencia institucional.
● Mantener actualizados archivos físicos y digitales, directorios, bases de datos y controles administrativos.
● Canalizar trámites, solicitudes y requerimientos académicos o administrativos a las áreas correspondientes.
● Gestionar solicitudes de mantenimiento, soporte técnico, impresión, espacios, mobiliario y demás recursos necesarios para la operación del Colegio.
● Administrar y controlar insumos de oficina, materiales de apoyo y recursos requeridos para las actividades académicas y administrativas.
● Apoyar en la planeación, organización y logística de reuniones, eventos académicos, actividades de vinculación y proyectos institucionales.
● Actualizar registros, controles internos, listas y bases de datos necesarias para la gestión del Colegio.
● Facilitar la comunicación entre la Dirección, la Coordinación Académica, estudiantes, docentes y las distintas áreas de la Universidad.
● Contribuir al adecuado funcionamiento administrativo y operativo del Colegio mediante una gestión eficiente, organizada y orientada al servicio.
Perfil del candidato/a:
● Escolaridad: Técnico en Secretariado, Asistencia a la Dirección o Licenciatura trunca o concluida en Administración, Comunicación o áreas afines.
● Experiencia laboral: Mínimo 2 años de experiencia en actividades secretariales, administrativas o de asistencia ejecutiva. Experiencia en atención a usuarios, manejo de agendas y seguimiento administrativo. Deseable experiencia en instituciones educativas o áreas académicas. Experiencia en organización logística de reuniones, eventos y actividades institucionales.
Conocimientos Requeridos:
● Administración y control de documentos.
● Organización y seguimiento de agendas.
● Atención y servicio a usuarios.
● Redacción de documentos administrativos, oficios, comunicados y minutas.
● Gestión de archivos físicos y digitales.
● Organización logística de reuniones y eventos.
● Manejo de herramientas colaborativas y plataformas digitales.
● Procesos administrativos básicos en instituciones educativas.
Competencias Requeridas:
● Capacidad para organizar y dar seguimiento simultáneo a diversas actividades administrativas y operativas.
● Capacidad para gestionar información de manera ordenada, precisa y confidencial.
● Capacidad para colaborar con diferentes áreas de la Universidad favoreciendo el cumplimiento de objetivos institucionales.
● Capacidad para apoyar la organización y logística de eventos académicos e institucionales.
Habilidades y Actitudes requeridas:
· Actitud de servicio, proactiva y profesional
· Puntualidad.
· Habilidades de organización y seguimiento
· Discreción y manejo responsable de información
· Excelente comunicación oral y escrita
· Capacidad de anticipación
· Atención al detalle
· Sentido de colaboración y compromiso institucional
Ofrecemos:
- Salario base mensual (Pagos quincenales)
- Prestaciones Superiores a las de Ley (Vales de despensa, seguro de vida, etc.)
Forma parte de una comunidad comprometida con la educación, la cultura y la formación integral. Buscamos personas organizadas, con vocación de servicio y entusiasmo por contribuir al fortalecimiento de la vida académica universitaria.
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Lugar de trabajo: Empleo presencial
