Objetivo del puesto
Brindar soporte administrativo y documental a las diferentes áreas de Energy Opening, asegurando la correcta integración, actualización, organización, seguimiento y resguardo de la información y documentación de la empresa.
El puesto será responsable de mantener expedientes completos, información actualizada y controles administrativos confiables, facilitando la operación diaria y la atención de requerimientos internos, de clientes, proveedores y auditorías.
Funciones principales
1. Control documental y expedientes
* Integrar y mantener actualizados expedientes de clientes, proveedores y operaciones.
* Clasificar y organizar documentación física y digital.
* Validar que los expedientes cuenten con la documentación requerida.
* Identificar documentación faltante, vencida o pendiente de actualización.
* Dar seguimiento con las áreas correspondientes para completar expedientes.
* Mantener una estructura ordenada y estandarizada de archivos digitales.
* Controlar versiones y vigencia de documentos relevantes.
* Garantizar la correcta localización y disponibilidad de información cuando sea requerida.
* Mantener actualizado el control maestro de documentación.
2. Soporte administrativo
* Captura y actualización de información en sistemas y controles internos.
* Elaboración y actualización de bases de datos.
* Manejo de controles administrativos en Excel.
* Preparación y seguimiento de formatos internos.
* Seguimiento de documentación pendiente de autorización o firma.
* Elaboración de reportes administrativos básicos.
* Apoyo en el seguimiento de pendientes de las diferentes áreas.
* Mantener actualizados registros y controles administrativos.
3. Apoyo a Operaciones
* Integrar documentación relacionada con las operaciones realizadas.
* Mantener organizadas las evidencias documentales de cada operación.
* Validar que la documentación requerida esté disponible y correctamente identificada.
* Apoyar en la integración y actualización de expedientes operativos.
* Llevar controles de operaciones y documentación pendiente.
* Coordinar con Operaciones, Suministro, Facturación y Administración la obtención de información faltante.
* Facilitar documentación requerida para revisiones internas y auditorías.
4. Seguimiento y control
* Elaborar reportes de documentación pendiente.
* Dar seguimiento a responsables internos para obtener información faltante.
* Identificar atrasos o inconsistencias documentales.
* Reportar oportunamente riesgos o incumplimientos en expedientes.
* Mantener un calendario de vencimientos y actualizaciones documentales.
* Apoyar en la mejora continua de los procesos administrativos y documentales.
Responsabilidades del puesto
* Mantener expedientes completos y actualizados.
* Garantizar orden y trazabilidad documental.
* Proteger la confidencialidad de la información.
* Evitar pérdida, duplicidad o desactualización de documentos.
* Dar seguimiento oportuno a documentación pendiente.
* Mantener información administrativa confiable.
* Cumplir con los procedimientos internos establecidos por Energy Opening.
Perfil requerido
Escolaridad: Carrera técnica, licenciatura en Administración, Contabilidad, Logística, Negocios o carrera afín, terminada o en curso.
Experiencia: Deseable 1 año en áreas administrativas, operaciones, control documental o gestión de expedientes.
Conocimientos:
* Excel básico/intermedio.
* Word y herramientas de Office.
* Manejo de bases de datos.
* Organización y gestión documental.
* Elaboración de controles administrativos.
* Manejo de archivos digitales.
* Deseable experiencia trabajando con sistemas administrativos o ERP.
Competencias
* Organización.
* Atención al detalle.
* Seguimiento de pendientes.
* Sentido de urgencia.
* Responsabilidad.
* Capacidad de análisis.
* Comunicación efectiva.
* Trabajo en equipo.
* Confidencialidad.
* Orientación a resultados.
Indicadores de desempeño (KPIs)
* % de expedientes completos y actualizados.
* % de documentación vigente.
* Número de pendientes documentales vencidos.
* Tiempo promedio de atención de solicitudes documentales.
* Número de incidencias por documentación faltante o incorrecta.
* Cumplimiento de actualización de controles administrativos.
Resultado esperado
Contar con una operación administrativa ordenada, trazable y documentalmente sólida, donde la información de clientes, proveedores y operaciones se encuentre actualizada y disponible.
El Auxiliar Administrativo y Control Documental deberá convertirse en un punto de apoyo para las áreas de Operaciones, Suministro, Facturación y Administración, contribuyendo a reducir pendientes, prevenir errores documentales y mejorar el control interno.
Horario
lunes a viernes 9 :00 am 5:00 pm
sabados 9:00 am a 1:00 pm
Sueldo: $10,000.00 - $15,000.00 al mes
Beneficios:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
