Perfil de Puesto: Asistente / SecretariaNombre del puesto
Asistente / Secretaria
Objetivo del puesto
Brindar apoyo administrativo y operativo a las diferentes áreas de la empresa, garantizando una atención eficiente a clientes, proveedores y colaboradores, así como la correcta organización de documentos, agendas y actividades administrativas para contribuir al buen funcionamiento de la organización.
Escolaridad
- Bachillerato concluido (indispensable).
- Carrera técnica o licenciatura en Administración, Gestión Empresarial, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o afín (deseable).
Experiencia
- Mínimo 1 año en puestos administrativos, recepción o asistencia ejecutiva.
- Experiencia en atención a clientes y manejo de documentación.
- Deseable experiencia en elaboración de reportes y control administrativo.
Conocimientos
- Paquetería Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
- Manejo de correo electrónico y agenda electrónica.
- Archivo físico y digital.
- Redacción de documentos, oficios y comunicados.
- Atención telefónica y presencial.
- Control de papelería e insumos de oficina.
- Manejo de equipos de oficina (impresora, escáner, copiadora).
Funciones principales
- Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas.
- Recibir y canalizar a clientes, proveedores y colaboradores.
- Administrar la agenda de directivos o gerencias.
- Elaborar oficios, cartas, reportes, presentaciones y minutas.
- Organizar y resguardar documentación física y digital.
- Dar seguimiento a trámites administrativos.
- Coordinar reuniones y reservar salas cuando sea necesario.
- Gestionar mensajería, paquetería y correspondencia.
- Controlar el inventario de papelería y solicitar reposiciones.
- Apoyar en la organización de eventos internos y reuniones.
- Elaborar reportes administrativos cuando sean requeridos.
- Mantener la confidencialidad de la información de la empresa.
- Apoyar en cualquier actividad administrativa que le sea asignada por su jefe inmediato.
Competencias
- Organización.
- Planeación.
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Atención al detalle.
- Actitud de servicio.
- Proactividad.
- Responsabilidad.
- Puntualidad.
- Trabajo en equipo.
- Discreción y manejo confidencial de la información.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Resolución de problemas.
Habilidades
- Excelente ortografía y redacción.
- Facilidad de comunicación.
- Manejo de múltiples actividades simultáneamente.
- Seguimiento y control de pendientes.
- Manejo eficiente del tiempo.
- Relaciones interpersonales.
Indicadores de desempeño (KPIs)
- Cumplimiento oportuno de actividades asignadas.
- Organización y actualización de archivos.
- Tiempo de respuesta a solicitudes internas.
- Calidad en la elaboración de documentos.
- Nivel de satisfacción de usuarios internos.
- Puntualidad y asistencia.
Horario
De acuerdo con las políticas de la empresa.
Reporta a
Gerencia General, Dirección o al área que determine la empresa.
Perfil personal
Se busca una persona organizada, responsable, con excelente presentación, actitud de servicio, facilidad de comunicación, alto sentido de confidencialidad y capacidad para administrar diversas actividades de forma simultánea, contribuyendo al orden y eficiencia de las operaciones administrativas de la empresa.
Sueldo: $2,999.00 - $3,000.00 a la semana
Lugar de trabajo: Empleo presencial
