OBJETIVO DEL PUESTO
Apoyar en la correcta gestión administrativa, comunicación y seguimiento operativo de eventos, garantizando una experiencia organizada, eficiente y de alta calidad con proveedores.
DETALLES
- Base: Ciudad de México o Querétaro
- Modalidad: Híbrido
- Horarios: Tiempo Completo (10 am - 7 pm con una hora de comida)
- Posibilidad de trabajo sábados
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Comunicación y Gestión de Proveedores
- Mantener una comunicación clara, oportuna y profesional con proveedores.
- Responder mensajes de proveedores en un plazo máximo de 24 horas.
- Dar seguimiento a solicitudes con proveedores para asegurar una respuesta en tiempo adecuado.
- Solicitar y resguardar contratos, recibos de pago y cualquier documentación relevante de proveedores, incluyendo modificaciones necesarias.
- Revisar que la información en contrato y documentos importantes sea la correcta de acuerdo a cotizaciones o lo negociado. Pedir cambios de parte de proveedor conforme sea necesario.
- Elaborar y entregar checklist de proveedores (flores, banquete, DJ, iluminación, etc.).
- Apoyar en la elaboración y gestión de timeline de proveedores.
- Coordinar y preparar reunión técnica con proveedores.
Control Administrativo y Organización
- Elaborar minutas de las reuniones con clientes y project manager (apoyándose en herramientas de grabación si es necesario).
- Mantener actualizadas las carpetas de cotizaciones y documentos de cada evento. Asegurando que la nomenclatura de los documentos es la correcta.
- Actualizar constantemente página de eventos a su cargo en la plataforma correspondiente.
- Coordinar reunión semanal con project manager para presentar estado actual de cada evento.
- Elaboración y actualización de contratos y recibos de pago de parte de Everlong
- Elaborar y mantener listas trimestrales de datos de proveedores
Apoyo en Eventos
- Agendar y confirmar las citas con los proveedores.
- Asegurar que los proveedores lleven todos los materiales necesarios para la reunión.
- Tomar fotos y minutas de las decisiones claves durante la reunión.
- Elaborar resúmenes claros de visitas de clientes con decisiones finales y fotografías para cada proveedor.
- Dar seguimiento con proveedores de solicitudes que se hicieron durante el scouting.
- Verificar que el archivo de imprimibles esté completo y realizar impresiones
- Reconfirmar timeline con proveedores
- Recabar y compartir información de ingreso y salida de proveedores el día del evento
- Verificar con proveedores si hubo cargos en las garantías después del evento
- Cierre de evento con proveedores a través de WhatsApp
PERFIL IDEAL
- Alta capacidad de organización y atención al detalle.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Proactividad y capacidad de seguimiento puntual.
- Experiencia en coordinación de eventos (preferente).
- Manejo de herramientas digitales (Excel, Google Drive, etc.).
- Idiomas: Español e Inglés Básico
Sueldo: $15,000.00 - $18,000.00 al mes
Beneficios:
- Horarios flexibles
- Teléfono de la empresa
- Trabajo desde casa
Idioma:
Lugar de trabajo: remoto híbrido en Ciudad de México, CDMX
