PERSONAL DE FACTURACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Área: Administración / Facturación y DocumentaciónPuesto: Analista de Facturación y DocumentaciónReporta a: Gerencia Administrativa / Dirección
Objetivo del puesto
Garantizar el correcto control, revisión, liberación y administración de la documentación generada por los servicios de transporte, asegurando que las evidencias de los viajes cumplan con los requisitos establecidos por cada cliente y que la facturación se realice de manera correcta y oportuna ante el SAT y a través del ERP de la empresa.
Asimismo, será responsable de dar seguimiento a la carga y presentación de facturas y documentación en los portales de los clientes, manteniendo un adecuado control del estatus de cada servicio hasta su correcta liberación para pago.
Principales actividades
1. Control y supervisión documental
- Supervisar la recepción de documentos y evidencias correspondientes a cada viaje o servicio realizado.
- Revisar que los expedientes de cada viaje se encuentren completos y correctamente integrados.
- Validar documentos como cartas porte, facturas, remisiones, POD, acuses de entrega, fotografías, firmas, sellos y demás evidencias requeridas por cada cliente.
- Detectar documentos faltantes, incorrectos o con inconsistencias y solicitar su corrección al área correspondiente.
- Dar seguimiento a operadores, tráfico y personal administrativo para obtener evidencias pendientes.
- Mantener actualizado el estatus documental de cada viaje dentro del ERP y/o controles internos.
- Liberar los viajes que cumplan con los requisitos documentales establecidos.
2. Facturación
- Elaborar y emitir facturas correspondientes a los servicios de transporte realizados.
- Generar facturas y documentación fiscal mediante el ERP de la empresa.
- Verificar que los datos fiscales, conceptos, importes, impuestos, condiciones de pago y demás información sean correctos antes de emitir la factura.
- Generar y revisar CFDI y documentación fiscal relacionada con los servicios.
- Realizar la facturación de acuerdo con los requisitos específicos de cada cliente.
- Identificar y corregir errores de facturación de manera oportuna.
- Dar seguimiento a cancelaciones, refacturaciones y sustituciones de CFDI cuando sea necesario.
- Mantener un control de las facturas emitidas y su estatus.
3. Portales de clientes
- Subir facturas, CFDI, XML, PDF y evidencias correspondientes a los portales de los clientes.
- Revisar que la documentación cargada cumpla con los requisitos establecidos por cada cliente.
- Dar seguimiento a rechazos, errores o incidencias en los portales.
- Realizar las correcciones necesarias y volver a cargar la documentación cuando corresponda.
- Mantener actualizado el control de facturas enviadas, aceptadas, rechazadas y pendientes.
- Dar seguimiento hasta obtener la liberación documental necesaria para el proceso de pago.
4. Administración y seguimiento
- Mantener organizado el archivo digital y físico de la documentación relacionada con los servicios.
- Llevar controles de viajes facturados, pendientes de facturar, pendientes de documentación y rechazados.
- Elaborar reportes de seguimiento para la Gerencia Administrativa.
- Identificar oportunamente servicios que puedan presentar retrasos en facturación o cobro por falta de documentación.
- Coordinarse con las áreas de Operaciones, Tráfico, Administración y Cobranza para resolver incidencias.
- Mantener confidencialidad sobre la información financiera, comercial y operativa de la empresa y sus clientes.
Responsabilidades principales
- Mantener los expedientes de los viajes completos y correctamente documentados.
- Evitar retrasos en la facturación por falta de documentación.
- Garantizar la correcta emisión de CFDI.
- Asegurar la correcta carga de facturas y evidencias en los portales de clientes.
- Dar seguimiento a documentos y facturas rechazadas hasta su solución.
- Mantener información actualizada y confiable sobre el estatus de cada servicio.
- Contribuir a que los servicios realizados puedan ser facturados y liberados oportunamente para su cobro.
Perfil requerido
Escolaridad:
- Bachillerato terminado, carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad, Logística o áreas relacionadas.
Experiencia:
- Experiencia en facturación y manejo de CFDI.
- Deseable experiencia en empresas de transporte, logística o distribución.
- Experiencia en manejo de portales de clientes.
- Experiencia en control y revisión documental.
- Manejo de algún ERP o sistema administrativo.
Conocimientos:
- Facturación electrónica y CFDI.
- Manejo de documentación de transporte.
- Manejo de Excel.
- Manejo de plataformas y portales empresariales.
- Organización y control de archivos digitales.
- Deseable conocimiento de Carta Porte y documentación relacionada con transporte.
Habilidades y competencias
- Alto sentido de organización.
- Atención al detalle.
- Capacidad de seguimiento.
- Responsabilidad y puntualidad.
- Facilidad para detectar errores e inconsistencias.
- Capacidad para trabajar con diferentes clientes y requisitos documentales.
- Comunicación efectiva con áreas operativas y administrativas.
- Trabajo bajo presión y cumplimiento de fechas límite.
- Proactividad para resolver documentos y facturas pendientes.
Sueldo: $10,000.00 - $11,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
