Objetivo del puesto
Ejecutar y dar seguimiento a los procesos operativos de compras, pagos, cuentas por pagar y control documental de las operaciones de México, Estados Unidos, Colombia y Argentina, garantizando órdenes de compra correctas y con costos reales, información actualizada, pagos programados en tiempo y el resguardo completo de la documentación, en apoyo directo a la Dirección Administrativa y de Compras.
Funciones y responsabilidades principales
Compras y seguimiento a proveedores
- Elaborar y capturar las órdenes de compra de los cuatro países, aplicando correctamente precios, descuentos y condiciones comerciales pactadas con cada marca o proveedor.
- Dar seguimiento a los pedidos desde la orden de compra hasta la recepción: confirmaciones, tiempos de entrega, embarques e importaciones.
- Registrar y dar seguimiento a incidencias con proveedores: retrasos, faltantes, garantías y productos unshipped, hasta su resolución.
- Realizar los cruces de recepción contra orden de compra (recibido vs. enviado) y reportar diferencias.
Administración, pagos y cuentas por pagar
- Preparar la programación semanal de pagos a proveedores y mantener el calendario de compromisos y vencimientos.
- Mantener actualizadas las cuentas por pagar de los cuatro países, incluyendo antigüedad de saldos.
- Conciliar facturas, notas de crédito y devoluciones contra órdenes de compra y recepciones.
- Apoyar en la emisión de facturas y en la verificación de CFDIs y sus equivalentes locales.
Apoyo fiscal y contable
- Recopilar y entregar al despacho contable externo la información y documentación requerida para los cierres mensuales y anuales.
- Verificar la correcta recepción de comprobantes fiscales de proveedores.
Control documental e información
- Resguardar en Drive las órdenes de compra, facturas, comprobantes de pago y documentos fiscales de los cuatro países, conforme a la estructura definida.
- Mantener actualizados los archivos maestros de compras, proveedores, cuentas por pagar e inventarios.
- Garantizar la trazabilidad de cada pedido: de la orden de compra a la entrega final.
Reportes y coordinación
- Preparar los cuadros resumen semanales y mensuales de pagos, compromisos y compras por país para revisión de la Dirección.
- Coordinarse con Almacén/Logística para confirmar recepciones, con Ventas para disponibilidad de producto y con Servicio al Cliente en temas de garantías y retrasos.
- Apoyar a la Dirección en proyectos especiales y requerimientos de información.
Perfil requerido
- Licenciatura en Administración, Contaduría, Comercio Internacional, Negocios o afín (pasante o titulado/a).
- 2 a 3 años en compras, cuentas por pagar o administración; deseable en e-commerce, marketplaces o empresas con importaciones
- Excel intermedio-avanzado (tablas dinámicas, BUSCARV/X); elaboración de órdenes de compra; conciliación de facturas y notas de crédito; facturación y CFDI; deseable nociones de comercio exterior.
- Inglés intermedio (lectura y escritura) para trato con proveedores de Estados Unidos — deseable
- Google Drive y Sheets / Excel, correo electrónico, sistemas de facturación; deseable manejo de portales de marketplaces (Mercado Libre, Amazon).
Competencias
- Organización y atención al detalle: capturas y conciliaciones sin errores.
- Seguimiento y cierre de pendientes: nada se queda sin respuesta ni vencido.
- Comunicación clara y profesional con proveedores, marcas y áreas internas.
- Manejo simultáneo de múltiples pendientes de cuatro operaciones distintas.
- Discreción y confidencialidad en el manejo de información financiera.
- Proactividad para detectar y avisar desviaciones (sobrecostos, retrasos, faltantes).
Indicadores de desempeño (KPIs)
- Órdenes de compra capturadas sin errores de precio, descuento o cantidad.
- Porcentaje de pagos ejecutados en la fecha programada.
- Cuentas por pagar actualizadas al día por país.
- Documentación completa y resguardada en Drive (sin faltantes en auditoría).
- Tiempo de respuesta y resolución de incidencias con proveedores.
Relaciones del puesto
- Dirección Administrativa y de Compras, Dirección General, Almacén/Logística, Ventas, Servicio al Cliente
- Marcas y proveedores, despacho contable externo, transportistas y agentes aduanales
Sueldo: $15,000.00 - $20,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
