¿Te apasiona generar impacto social a través de una excelente organización?
En el Pacto por la Primera Infancia trabajamos para que todas las niñas y niños menores de seis años en México tengan oportunidades de desarrollo pleno, mediante la promoción de políticas públicas y acciones colectivas que garanticen sus derechos. El Pacto es una iniciativa ciudadana integrada por cientos de organizaciones, instituciones, empresas y personas comprometidas con hacer de la primera infancia una prioridad nacional.
Buscamos una persona altamente organizada, confiable y orientada al detalle para brindar soporte estratégico y operativo a la Dirección Ejecutiva como:
- ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL
Este puesto requiere una gran capacidad para coordinar múltiples prioridades, dar seguimiento puntual a compromisos institucionales y asegurar que acuerdos, reuniones y procesos clave se ejecuten en tiempo y forma.
Propósito del puesto
Brindar asistencia, coordinación operativa, apoyo administrativo y seguimiento a acuerdos de la Dirección Ejecutiva mediante la gestión de agenda, correo institucional, tableros de seguimiento, reuniones estratégicas y órganos de gobernanza.
Principales funciones y responsabilidades:
Gestión de agenda y correo ejecutivo
- Administrar el correo institucional de la Dirección Ejecutiva.
- Filtrar, canalizar y dar seguimiento a solicitudes internas y externas.
- Coordinar agenda diaria, semanal y mensual.
- Confirmar reuniones y gestionar requerimientos logísticos.
- Preparar fichas ejecutivas previas a reuniones, eventos y viajes.
- Identificar conflictos de agenda y proponer alternativas.
Coordinación de reuniones y gobernanza
- Organizar sesiones de:
- Comité Ejecutivo
- Consejo Directivo
- Asamblea de Asociados
- Elaborar convocatorias, órdenes del día y presentaciones.
- Integrar carpetas digitales para reuniones.
- Elaborar minutas y dar seguimiento a acuerdos.
- Mantener histórico de asistencia y acuerdos.
Seguimiento institucional
- Administrar tableros de seguimiento de acuerdos.
- Monitorear fechas compromiso y vencimientos.
- Emitir recordatorios y alertas preventivas.
- Solicitar actualizaciones periódicas a responsables internos.
- Generar reportes de avance.
Apoyo administrativo
- Gestión de facturación.
- Integración de comprobaciones.
- Trámite y seguimiento de reembolsos.
- Coordinación con el área administrativa.
Gestión documental
- Diseñar y mantener estructuras documentales en SharePoint.
- Implementar nomenclaturas y control de versiones.
- Garantizar la organización y disponibilidad de la información.
Perfil que buscamos
Formación
- Licenciatura en Administración, Gestión Empresarial, Relaciones Institucionales, Comunicación, Ciencias Sociales o afín.
- Bilingue
Experiencia
- Mínimo 3 años en asistencia ejecutiva, coordinación administrativa o gestión de proyectos.
- Experiencia gestionando agendas de alta dirección.
- Experiencia en seguimiento de acuerdos y control de información.
- ********Deseable experiencia con órganos de gobierno, consejos directivos o asociaciones civiles**********
Conocimientos técnicos
- Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams).
- SharePoint.
- Gestión de calendarios y reuniones.
- Elaboración de minutas ejecutivas.
- Control documental.
- Tableros de seguimiento y gestión de acuerdos.
Competencias clave
- Organización excepcional.
- Planeación y seguimiento.
- Gestión de prioridades.
- Comunicación escrita y verbal.
- Atención al detalle.
- Discreción y manejo de información confidencial.
- Capacidad para trabajar con múltiples temas simultáneamente.
- Orientación al servicio.
Lo que valoramos especialmente
- Sentido de urgencia sin perder calidad.
- Capacidad de anticipación.
- Excelente redacción profesional.
- Pensamiento estructurado.
- Seguimiento impecable de compromisos
- Afinidad con organizaciones de impacto social y trabajo con propósito
Sueldo: $24,000.00 - $26,000.00 al mes
Beneficios:
- Días de maternidad superiores a los de la ley
- Días de paternidad superiores a los de la ley
- Opción a contrato indefinido
- Seguro de vida
- Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo
- Vales de despensa
Pregunta(s) de postulación:
- ¿Cuántos años de experiencia tienes brindando soporte directo a direcciones, gerencias o puestos ejecutivos?
- 3. ¿Qué herramientas has utilizado para dar seguimiento a acuerdos, proyectos o tareas?
- 1. Cuéntame de una ocasión donde un director olvidó un compromiso importante. ¿Qué hiciste?
- 5. ¿Qué haces cuando una persona no entrega un compromiso que debe reportarse a Dirección?
- "Cuéntame un ejemplo específico de un proyecto, reunión o compromiso importante que salió bien gracias a tu seguimiento, organización y anticipación. ¿Qué hiciste exactamente y cuál fue el resultado?"
- Describe el tipo de organizaciones en las que has apoyado directamente a puestos directivos. Incluye tamaño de la organización, sector y número aproximado de personas.
- ¿Has trabajado previamente en organizaciones con propósito social, fundaciones, asociaciones civiles u organismos internacionales? Si sí, ¿qué te motivó de esa experiencia?
- ¿Cuál es tu pretensión económica mensual bruta para esta posición y cuál es tu ingreso mensual bruto actual o más reciente (APROX)?
Lugar de trabajo: remoto híbrido en 11000, Colonia Lomas de Chapultepec, CDMX
