El Gerente de Servicios de Catering y Conferencias es responsable de la planeación,
coordinación, supervisión financiera y ejecución integral de bodas, eventos sociales, grupos
corporativos, conferencias y programas de catering, a partir de la firma y formalización del
contrato y hasta el cierre de cada evento.
Deberes y Responsabilidades
- Supervisar la planeación, coordinación y ejecución de todas las bodas, eventos sociales,
conferencias y programas de grupos asignados.
- Asegurar que los BEOs e instructivos sean precisos, completos y distribuidos
oportunamente.
- Coordinar llamadas de planeación y mantener seguimiento constante con los clientes.
- Liderar reuniones preconvención y de planeación, según sea requerido.
- Asegurar que los cronogramas, agendas y detalles operativos sean comunicados de manera
clara y oportuna a todas las áreas involucradas.
- Dar seguimiento al calendario de depósitos y a las fechas límite de pago, de conformidad
con los términos establecidos en el contrato.
- Asegurar el cumplimiento del revenue de habitaciones contratado para bodas, eventos
sociales y conferencias.
- Asegurar el cumplimiento de los mínimos contractuales de Alimentos y Bebidas, Spa y
demás compromisos de revenue, así como de las concesiones especiales aplicables para
bodas, eventos sociales y conferencias.
- Supervisar la correcta integración y exactitud de las cuentas maestras antes de la facturación
final.
- Coordinar con el área de Contabilidad para asegurar la precisión de la facturación, la
conciliación de cargos y la emisión oportuna de facturas.
- Asegurar que toda la información operativa y financiera registrada en Delphi sea precisa y
se mantenga actualizada, incluyendo áreas de eventos, número de asistentes, proyecciones de
revenue y mínimos de Alimentos y Bebidas.
- Mantener organizada y actualizada la documentación de cada evento en los sistemas y
plataformas autorizadas, incluyendo Google Drive, Delphi, RecLogic y Opera, en
coordinación con Front Office cuando corresponda.
- Fungir como contacto principal a nivel operativo con la cliente una vez concluida la
transición del área de Ventas.
- Asegurar que toda comunicación con el cliente sea atendida dentro de un plazo máximo de
24 horas.
- Gestionar de manera proactiva las expectativas del cliente y dar solución oportuna a situaciones relacionadas con la planeación de bodas, eventos sociales y programas
corporativos.
- Mantener comunicación continua con las áreas de Banquetes, Cocina, Front Office, Spa,
Ama de Llaves y Reservaciones, a fin de asegurar la correcta coordinación de bodas, eventos
sociales y conferencias.
- Asegurar que todos los departamentos involucrados se mantengan informados, alineados y
preparados para la ejecución de los eventos próximos.
- Participar en las reuniones operativas diarias (AM Rally) y en las reuniones semanales de
Operación, dando seguimiento a los temas relacionados con los eventos bajo su
responsabilidad.
- Supervisar al equipo de Coordinadores de Eventos y Coordinadores de Servicios de
Conferencias, asegurando el cumplimiento de sus funciones y la correcta ejecución de los
eventos asignados.
- Revisar y aprobar documentos clave para la operación y seguimiento de los eventos,
incluyendo agendas, BEOs, documentación de facturación e instructivos de eventos.
- Brindar dirección, orientación y apoyo al equipo a su cargo, promoviendo una operación
eficiente, organizada y alineada con los estándares del hotel.
- Coordinar y liderar visitas de planeación para clientes con eventos contratados, incluyendo
bodas, conferencias y eventos sociales, conforme a las necesidades de cada programa,
asegurando que las agendas, la logística y los arreglos operativos correspondientes queden
definidos y completados con al menos 7 días de anticipación.
- Brindar apoyo operativo a la fuerza de ventas durante las visitas de inspección guiadas con
clientes potenciales que requieran un nivel detallado de información operativa para apoyar el
cierre del contrato.
- Recibir personalmente a huéspedes VIP, Tour Leaders, parejas de boda, organizadores
corporativos o contactos principales del cliente, cuando corresponda.
- Supervisar el desarrollo del evento y su ejecución operativa, asegurando la correcta
coordinación entre las áreas involucradas.
- Atender y resolver de manera oportuna cualquier incidencia operativa que se presente
durante el evento.
- Mantener contacto continuo con el cliente durante el desarrollo del evento para asegurar su
satisfacción y dar seguimiento inmediato a cualquier requerimiento.
- Despedir personalmente, cuando corresponda, a huéspedes VIP, parejas de boda, Tour
Leaders o contactos principales del cliente.
- Revisar la exactitud de la cuenta maestra y verificar la correcta aplicación de depósitos y
cargos en la facturación final.
- Asegurar la carga de la documentación final y el cierre administrativo de los expedientes
correspondientes a cada evento en las plataformas establecidas.
