Asistente Ejecutiva & Office Manager
Ubicación: Bosques de las Lomas, CDMX
Modalidad: Presencial 100%
Reporta a: Socios Directores
Experiencia: 3 a 5 años
Objetivo del puesto
Buscamos una Asistente Ejecutiva & Office Manager que sea responsable de asegurar el funcionamiento impecable de la oficina y brindar soporte directo a los Socios Directores.
La posición requiere una persona altamente organizada, proactiva, discreta y resolutiva, con capacidad para coordinar múltiples actividades de manera simultánea y con absoluta confidencialidad, incluyendo manejo de agendas, documentación sensible, proveedores, trámites y operación general de la oficina.
Principales responsabilidades
Gestión de oficina
- Asegurar que la oficina se encuentre siempre en óptimas condiciones de orden, presentación y funcionamiento.
- Supervisar servicios de limpieza, mantenimiento y personal operativo.
- Administrar inventarios y coordinar la compra de papelería, bebidas, consumibles y suministros.
- Gestionar caja chica, comprobaciones, depósitos y trámites bancarios.
- Mantener comunicación con la administración del edificio para accesos, visitas, permisos y atención de incidencias.
- Coordinar proveedores y dar seguimiento a servicios y requerimientos de la oficina.
Asistencia ejecutiva
- Administrar y coordinar las agendas de 3 Socios Directores.
- Organizar citas, reuniones y compromisos, anticipando y resolviendo posibles conflictos de agenda.
- Recibir y atender a clientes, visitas y proveedores con un alto nivel de profesionalismo y discreción.
- Apoyar en gestiones administrativas y personales específicas de los socios.
- Dar seguimiento puntual a pendientes y solicitudes.
Control documental
- Organizar y mantener archivos físicos y digitales de empresas, proyectos, propiedades y obras.
- Controlar el acceso, resguardo y localización de documentación sensible.
- Mantener expedientes actualizados y garantizar la disponibilidad inmediata de documentos.
- Manejar información legal, financiera, patrimonial y personal bajo estrictos estándares de confidencialidad.
Apoyo administrativo y operativo
- Recibir, revisar y canalizar facturas y recibos al área contable/administrativa.
- Solicitar cotizaciones y realizar investigaciones puntuales de proveedores o servicios.
- Dar seguimiento a trámites, compras y requerimientos especiales.
- Mantener comunicación constante con proveedores y personal operativo.
Requisitos
- Licenciatura terminada o en curso.
- 3 a 5 años de experiencia como Asistente Ejecutiva, Asistente de Dirección, Office Manager, Asistente de Oficina o en posiciones similares.
- Experiencia comprobable en manejo de agendas ejecutivas y coordinación de oficina.
- Excelente organización y atención al detalle.
- Facilidad para gestionar múltiples prioridades de manera simultánea.
- Alto nivel de discreción, confidencialidad y criterio profesional.
- Honestidad e integridad, especialmente en el manejo de información sensible, efectivo y documentación.
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Proactividad, autonomía y capacidad de resolución.
- Manejo de paquetería Office y herramientas digitales de organización.
- Inglés: intermedio
- Indispensable facilidad de traslado a Bosques de las Lomas, CDMX.
Buscamos una persona que
- Sea organizada y estructurada, pero también práctica y resolutiva.
- Anticipe necesidades y dé seguimiento sin requerir supervisión constante.
- Tenga excelente trato y presencia profesional.
- Sepa manejar información confidencial con absoluta prudencia.
- Sea confiable, responsable y cuidadosa con los detalles.
- Tenga capacidad para desenvolverse en un ambiente ejecutivo y de alta confianza.
Ofrecemos
- Integrarse a un entorno profesional y de alta confianza.
- Posición con interacción directa con Socios Directores.
- Desarrollo y aprendizaje en un entorno ejecutivo.
- Contratación y paquete de compensación acorde con experiencia y perfil.
- Prestaciones de Ley
Sueldo: $14,000.00 - $16,000.00 al mes
Lugar de trabajo: Empleo presencial
