1. Datos Generales
Nombre del puesto: Asistente de Dirección
Área: Administración / Dirección
Reporta a: Director General y Gerente de Finanzas
Puestos que le reportan: No aplica
2. Objetivo del Puesto
Brindar apoyo administrativo, operativo y de control a la Dirección General y a la Gerencia de Finanzas, mediante la gestión de facturación, compras, control de insumos, seguimiento a pedidos y administración de cuentas por cobrar, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos y la atención oportuna a clientes y proveedores.
3. Funciones y ResponsabilidadesFacturación y Administración
- Manejo del sistema Aspel SAE en los módulos de:
- Facturación
- Compras
- Inventarios (conocimiento y consulta)
- Elaboración y registro de:
- Facturas
- Notas de crédito
- Remisiones
- CFDI de traslado
- Complementos de pago
- Organización y control de la documentación administrativa y fiscal.
Gestión de Cuentas por Cobrar
- Revisión y seguimiento de cuentas por cobrar.
- Identificación de facturas pendientes de pago.
- Apoyo en el control administrativo de ingresos relacionados con facturación.
Gestión de Portales de Clientes
- Envío de facturas y complementos de pago para validación o revisión en los diferentes portales de clientes.
- Seguimiento a la aceptación de documentos fiscales.
Seguimiento de Pedidos
- Seguimiento al proceso de entrega de pedidos de clientes.
- Comunicación con las áreas correspondientes para asegurar el cumplimiento de fechas de entrega.
- Apoyo en la coordinación administrativa del flujo de pedidos.
Control de Insumos
- Revisión y control de los insumos solicitados para cada orden de trabajo.
- Verificación de disponibilidad de materiales en inventario.
- Apoyo en el control administrativo del uso de insumos.
Compras
- Gestión de compras de materia prima.
- Solicitud de cotizaciones a proveedores.
- Seguimiento a pedidos y recepción de materiales.
Apoyo a Dirección y Finanzas
- Atención y apoyo en los requerimientos administrativos del Director General y del Gerente de Finanzas.
- Elaboración de reportes administrativos cuando se requiera.
- Apoyo en la organización y seguimiento de actividades administrativas estratégicas.
4. Conocimientos Requeridos
- Manejo del sistema Aspel SAE.
- Facturación electrónica (CFDI).
- Procesos administrativos y contables básicos.
- Control de inventarios.
- Manejo de portales de clientes para facturación.
- Paquetería Office (especialmente Excel).
5. Habilidades
- Organización y control administrativo.
- Atención al detalle.
- Capacidad de seguimiento y control de procesos.
- Comunicación efectiva.
- Planeación y gestión de prioridades.
- Discreción y manejo de información confidencial.
6. Escolaridad
- Carrera técnica o licenciatura en:
- Administración
- Contabilidad
- Gestión empresarial
- Finanzas
- o áreas afines.
7. Experiencia
- 1 a 3 años en puestos administrativos.
- Experiencia en facturación y manejo de sistemas administrativos.
- Experiencia en control de compras o seguimiento de pedidos (deseable).
8. Competencias
- Responsabilidad.
- Proactividad.
- Trabajo en equipo.
- Orientación a resultados.
- Capacidad de análisis.
- Servicio al cliente.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Sueldo: $15,000.00 - $20,000.00 al mes
Beneficios:
Lugar de trabajo: Empleo presencial
